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行政文件管理标准化流程手册

前言

为规范公司行政文件的全生命周期管理，保证文件内容准确、流转高效、存储安全，实现行政工作标准化、规范化，特制定本手册。本手册适用于公司各部门、分支机构及全体员工，旨在统一文件管理标准，提升行政工作效率，保障公司信息资产安全。

一、适用范围与典型场景

（一）适用范围

本手册涵盖公司行政类文件的起草、审核、签发、分发、执行、归档、借阅、销毁等全流程管理，适用于但不限于以下文件类型：

管理类文件：规章制度、工作计划、总结报告、通知公告等；

事务类文件：会议纪要、请示批复、函件、简报等；

其他需存档的行政类文件。

（二）典型场景

日常运营：部门需发布工作通知或修订内部管理制度；

决策支持：向上级提交请示报告或跨部门协调函件；

会议管理：组织重要会议后形成会议纪要并分发执行；

历史追溯：需查阅过往文件或对到期文件进行规范处置。

二、行政文件管理全流程操作步骤

（一）文件起草

明确需求：根据工作目标确定文件主题、核心内容及适用范围，保证文件目的清晰。

内容规范：

文件标题应简洁明了，准确概括文件内容（如“关于2024年春节放假安排的通知”）；

逻辑清晰，包含背景依据、具体要求、执行时间、责任部门等要素；

涉及数据、日期、金额等关键信息需反复核对，保证准确无误；

如有附件，需注明附件名称及份数，并与一同起草。

格式要求：

采用公司统一模板（见“三、标准化模板表格”），字体、字号、行距等符合规范（标题二号黑体，三号仿宋，行距28磅）；

页眉标注公司名称及文件标题，页脚注明页码（如“第1页共3页”）。

起草人签字：文件完成后，起草人需在指定位置签字，并对文件内容真实性负责。

（二）部门审核

审核主体：文件起草完成后，由部门负责人或指定审核人（如部门综合管理员）进行审核。

审核要点：

内容合规性：是否符合国家法律法规、公司规章制度及上级要求；

数据准确性：关键数据、时间、人员等信息是否与实际情况一致；

表述清晰性：语言是否简洁、无歧义，逻辑是否连贯；

流程完整性：是否涉及其他部门职责，需提前沟通确认。

审核意见：审核人需在“文件审批表”（表1）中明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并注明修改建议。若需修改，起草人应根据意见调整后重新提交审核。

（三）会签与复核（涉及多部门文件适用）

会签范围：文件内容涉及其他部门职责时，需由相关部门负责人会签。

会签流程：

起草人将文件及“文件审批表”发送至会签部门，明确会签时限（一般不超过2个工作日）；

会签部门负责人需在时限内反馈意见，对无异议的文件签字确认；对有异议的，需与起草部门沟通协商达成一致。

复核确认：所有会签完成后，由文件起草部门或综合管理部对文件内容进行最终复核，保证会签意见已落实，文件内容完整。

（四）领导签发

签发权限：根据文件重要性及公司规定，划分签发权限：

一般文件：由部门负责人签发；

重要文件：由分管领导签发（如涉及跨部门协作、资源调配等事项）；

重大文件：由总经理或其授权人签发（如公司级规章制度、年度工作计划等）。

签发流程：

起草人将审核通过后的文件及“文件审批表”提交至签发领导；

签发领导需对文件内容进行最终把关，确认无误后签署“同意”及姓名、日期；

对需修改的文件，签发领导需明确修改意见，起草人调整后重新提交签发。

（五）文件编号与登记

文件编号规则：采用“部门简称-年份-文件类型序号”格式（如“综管部〔2024〕001号”），由综合管理部统一编号，保证编号唯一性。

登记备案：文件签发后，由综合管理部在“文件管理台账”（表5）中登记文件编号、名称、签发人、签发日期、分发范围、存放位置等信息，便于后续查询。

（六）文件分发

分发范围：根据文件内容及签发领导意见，明确主送单位、抄送单位及分发份数，保证不漏发、不滥发。

分发方式：

纸质文件：加盖公司公章后，通过内部传递或快递送达，接收人需在“文件分发记录表”（表2）中签字确认；

电子文件：通过公司内部办公系统或加密邮箱发送，需设置访问权限，保证信息安全。

分发记录：综合管理部需及时更新“文件分发记录表”，记录分发时间、接收人、接收日期等信息，保证可追溯。

（七）执行与跟踪

执行要求：主送单位收到文件后，需在规定时间内落实文件要求，明确责任人及完成时限，并向文件起草部门或综合管理部反馈执行情况。

跟踪机制：对重要文件（如年度计划、会议决议），由综合管理部定期跟踪执行进度，形成“文件执行跟踪表”（表6），对未按期完成的进行督办。

（八）文件归档

归档范围：已办理完毕、具有保存价值的文件，包括签发稿、审核稿、正本、附件、电子版等。

归档时间：文件办理完毕后30个工作日内完成归档。

归档流程：

起草部门或综合管理部对文件进行整理，检查文件完整性（正本、附件、签批手续齐全）；

按年度-问题分类法（