采购订单审核与供应商沟通模板.docVIP

采购订单审核与供应商沟通工具模板

一、适用工作情境

二、操作流程详解

步骤1：采购订单基础信息核对

操作主体：采购员*

操作内容：

收集需求部门提交的采购申请（含物料名称、规格、数量、用途、期望交期等），与供应商提供的报价单、合同条款进行交叉核对；

在采购系统中创建订单，录入以下核心信息：订单编号、供应商全称及统一社会信用代码、物料编码及名称、规格型号、单位、采购数量、单价、含税金额、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准、验收要求等；

检查系统内供应商信息（如联系人、开户行、账户）是否与最新档案一致，保证无遗漏或错误。

输出成果：完整的采购订单初稿（电子版/纸质版）。

步骤2：内部多级审核流程

操作主体：采购员（发起）、部门主管（一级审核）、财务专员（二级审核）、法务专员（三级审核，如需）

操作内容：

采购员自审：核对订单信息与采购申请、报价单的一致性，保证数量、金额、交期符合需求部门要求，附件（如技术图纸、检验标准）齐全；

部门主管审核：重点审核采购必要性、预算匹配度（对照年度采购预算表）、供应商选择合规性（如是否通过合格供应商名录），确认订单符合部门采购策略；

财务专员审核：核查订单金额是否在预算范围内、付款条款是否符合公司财务制度（如预付款比例、发票类型）、成本核算是否合理；

法务专员审核（高风险订单/框架合同外订单）：检查合同条款（如违约责任、知识产权、争议解决方式）是否符合公司法律规范，规避潜在法律风险。

输出成果：各审核环节签署的《采购订单审批单》（电子签章/纸质签字）。

步骤3：与供应商订单确认沟通

操作主体：采购员、供应商联系人

操作内容：

发送订单：通过采购管理系统、邮件或公司指定平台，向供应商发送正式采购订单（含审批单扫描件），并附上必要的技术附件；

确认反馈：要求供应商在2个工作日内反馈确认结果，重点确认以下内容：

订单信息（数量、价格、交期）是否无误；

产能是否匹配（如大额订单需提供生产排期计划）；

物料包装、运输方式及费用承担方；

特殊需求（如定制化产品）的技术确认。

异常处理：若供应商反馈信息不符（如交期延长、价格调整），采购员需立即与需求部门、财务部门沟通，协商一致后修改订单并重新履行审核流程。

输出成果：供应商盖章确认的《采购订单回执》（扫描件/电子回执）。

步骤4：订单执行过程跟踪与沟通

操作主体：采购员、供应商联系人、仓储物流专员*

操作内容：

生产/备货进度跟进：对于周期较长的订单，采购员每周向供应商获取生产/备货进度，同步给需求部门；

物流协调：供应商发货前24小时通知采购员及仓储部门，提供物流单号（如适用），确认货物预计到达时间；

异常沟通：若出现交期延误、数量短缺、质量不符等问题，采购员需第一时间与供应商沟通，明确责任方及解决方案（如延期交期、补货、换货），并形成书面沟通记录。

输出成果：《订单进度跟踪表》《异常情况处理记录》。

步骤5：订单完成与闭环管理

操作主体：仓储物流专员、质量检验员、采购员、财务专员

操作成果：

入库验收：仓库根据订单信息核对到货物料（数量、规格），质检员按质量标准检验，合格物料办理入库手续，不合格物料反馈采购员协调供应商处理；

财务结算：采购员将订单、入库单、检验报告、供应商发票提交财务部门，财务专员核对无误后安排付款；

资料归档：采购员整理订单全流程资料（审批单、回执、沟通记录、验收单、发票等），按公司档案管理规定存档（电子+纸质），保证可追溯。

三、常用模板工具

模板1：采购订单审批单

订单编号

供应商名称

物料名称/规格

采购数量

含税金额（元）

预算科目

审核环节

审核人

审核意见

签署日期

采购员自审

*

部门主管审核

*

财务审核

*

法务审核（如需）

*

模板2：供应商订单确认回执

致：[公司名称]采购部

订单编号：日期：

我司已收悉贵司编号为______的采购订单，经核对，确认如下信息：

物料名称/规格

单位

采购数量

单价（元）

交货日期

交货地点

其他说明：

□确认订单无误，将按期履约

□订单信息需调整：_________________________

□附件：生产排期计划/技术确认函（请勾选并附后）

供应商（盖章）：

联系人：*

联系方式：*（仅限工作联系方式）

日期：

模板3：订单异常情况沟通记录

订单编号：异常类型：□交期延误□数量不符□质量问题□其他

异常描述：

沟通时间：参与方：采购员、供应商联系人、需求部门*（如需）

协商结果：

后续行动：

□供应商承诺调整方案：_________________________（完成时限：______）

□需变更订单：□数量□交期□价格（新订单编号：______）

□其他：_________________________

记录人：*日期：

四、关键要点提