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采购与供应商管理协作模板

引言

在企业经营活动中，采购与供应商管理是连接内部需求与外部资源的关键环节，高效的协作能直接降低成本、保障供应稳定性、提升供应链整体竞争力。本模板旨在规范采购部门与供应商之间的协作流程，明确各环节职责与输出物，通过标准化工具提升沟通效率、减少信息误差，为企业构建透明、高效、可持续的供应商管理体系提供支持。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本模板适用于企业各类采购活动，包括但不限于：原材料/零部件采购、设备采购、服务外包（如物流、IT支持）、办公用品采购等场景，涉及采购部门、需求部门、供应商三方协作。

（二）典型应用场景

新供应商引入协作：当企业需要开发新的供应商资源时，通过模板完成供应商信息收集、资质审核、评估打分及引入决策。

日常采购订单执行：针对常规采购需求，通过模板实现订单下达、交付跟踪、验收确认及付款结算的全流程协作。

供应商绩效评估：定期对合作中的供应商从质量、交期、成本、服务等多个维度进行评估，结果用于后续合作策略调整。

紧急采购响应：在突发需求（如生产缺料、设备故障抢修）时，通过模板快速启动供应商寻源、订单确认及交付协调流程。

二、协作流程与操作步骤详解

（一）第一步：需求发起与内部评审

操作目标：明确采购需求，保证需求合理、预算可控。

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，详细说明物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、用途及预算金额，部门负责人*签字确认后提交至采购部。

采购部收到需求后，联合需求部门、财务部进行评审：

核查需求的必要性（如是否为重复性需求、是否有替代方案）；

确认预算是否符合公司财务制度；

明确采购品类（如直接物料、间接物料）及采购方式（招标、询比价、单一来源等）。

输出成果：《采购需求申请表》（评审版）、《采购需求评审记录表》。

责任人：需求部门经办人、采购部需求专员、财务部预算主管*。

（二）第二步：供应商寻源与初步筛选

操作目标：匹配符合需求的潜在供应商，建立候选池。

操作内容：

采购部根据采购需求，通过以下渠道收集供应商信息：

企业合格供应商库（历史合作供应商）；

行业展会、专业数据库（如巴巴1688、行业名录）；

需求部门推荐（需提供供应商基本信息及合作优势说明）。

采购部对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如无相关资质、产能不足），形成《潜在供应商名单》。

输出成果：《潜在供应商名单》（含供应商名称、联系方式、主营品类、初步合作优势）。

责任人：采购部寻源专员*。

（三）第三步：供应商资质审核与现场考察（如需）

操作目标：验证供应商的合法经营能力及履约实力，降低合作风险。

操作内容：

采购部向《潜在供应商名单》中的供应商发放《供应商信息登记表》，要求其提供营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001、医疗器械生产许可证等）、生产/经营许可证、主要客户案例、设备清单、产能说明等材料。

采购部联合法务部、质量部对供应商资质进行审核，重点核查：

资质证书的真实性与有效期；

经营范围是否与采购需求匹配；

是否存在重大法律纠纷或行政处罚记录。

对关键物料或高价值采购，采购部组织现场考察（由采购经理、质量工程师、需求部门代表*组成考察小组），实地核查生产环境、设备状况、工艺流程、质量控制体系及仓储物流能力，形成《供应商现场考察报告》。

输出成果：《供应商信息登记表》（供应商盖章版）、《资质审核记录表》、《供应商现场考察报告》（如需）。

责任人：采购部寻源专员、法务部专员、质量部工程师、采购经理。

（四）第四步：采购方案制定与供应商谈判

操作目标：确定最优合作方案，明确价格、交付、质量等核心条款。

操作内容：

采购部根据资质审核及现场考察结果，筛选出3-5家候选供应商，向其发出《询价单》（包含物料/服务规格、数量、交付要求、技术标准、付款方式等）。

供应商在规定时间内反馈报价，采购部整理《比价分析表》，从价格、交期、付款条件、服务能力、合作意愿等维度进行综合对比。

采购部与候选供应商进行谈判，重点洽谈价格折扣、批量优惠、交付周期、质量异议处理机制、违约责任等条款，形成《谈判记录表》。

输出成果：《询价单》、《比价分析表》、《谈判记录表》。

责任人：采购部谈判专员、采购经理。

（五）第五步：合同签订与订单下达

操作目标：固化合作条款，明确双方权利义务，启动订单执行。

操作内容：

采购部根据谈判结果，拟定《采购合同》（需经法务部审核，保证条款合规），由采购经理*及供应商授权代表签字盖章（供应商需提供《授权委托书》）。

合同签订后，采购部在ERP系统中创建《采购订单》，同步发送至供应商，并抄送需求部门、仓库、财务部，订单信息需与合同保持一致（物料编码、数量、单价、交付日期、交货地点等）。

供应商收到订单后