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合同审批及归档电子化模板指南

一、适用业务场景与价值

在企业日常运营中，合同作为明确双方权利义务的核心文件，其审批效率与归档规范性直接影响业务推进速度与管理合规性。本电子化模板适用于以下场景：

跨部门协作合同：如采购合同、服务外包合同、市场推广合作合同等，需多部门（业务、法务、财务）协同审批；

高频小额合同：如租赁合同、维修服务合同等，需快速审批以缩短业务周期；

异地签署合同：合作方分布在不同地区，需通过电子化流程实现远程审批与签署；

合规存档需求：满足企业内控、审计及法律法规对合同长期保存、快速调阅的要求。

通过电子化模板，可实现审批流程可视化、签署过程留痕化、归档管理标准化，有效降低人工传递成本，避免合同丢失或版本混乱，同时提升审批效率（平均缩短50%以上处理时间）与合规性。

二、电子化审批全流程操作指南

（一）合同发起与基础信息录入

操作主体：合同发起人（通常为业务对接人或部门经办人）

操作步骤：

登录企业电子合同管理系统，选择“新建合同审批”模块；

填写合同基础信息（系统自动带出必填项标记）：

合同名称：需明确体现合同类型与核心内容（如“2024年度办公用品采购合同”）；

合同编号：按企业规则（如“CG-2024-001”，其中“CG”代表采购，“2024”为年份，“001”为序号）；

合同主体：填写甲乙双方全称、统一社会信用代码（若为企业）、法定代表人、联系人及联系方式（联系方式仅用于业务对接，系统加密存储）；

合同金额：大写与小写金额需一致，涉及多币种的需注明汇率及折算方式；

合同期限：起止日期、关键节点（如付款节点、交付节点）；

合同类型：下拉选择（如采购、服务、租赁、技术合作等）；

附件清单：合同草案、技术协议、报价单、对方资质文件等（支持PDF、Word、Excel格式，单个附件不超过50MB，总附件不超过200MB）。

填写完毕后，“保存草稿”或“提交审批”，选择第一审批人（通常为部门负责人）。

（二）多部门协同审核

操作主体：业务部门负责人、法务专员、财务专员、相关分管领导

审核要点与操作步骤：

业务部门初审（1个工作日内完成）：

审核合同内容与业务需求的一致性（如采购合同是否符合年度采购计划，服务合同是否满足项目交付要求）；

核对对方主体资质（如营业执照、相关行业许可证是否在有效期内）；

检查合同金额、付款方式、交付标准等核心条款是否与前期沟通一致；

审核通过后，在审批意见栏填写“同意，提交法务审核”，并流转至下一环节；若需修改，填写具体修改意见（如“付款节点需与项目进度挂钩，补充分阶段付款比例”），退回发起人修改。

法务部门审核（2个工作日内完成）：

重点审核合同条款的合法性、合规性（如是否存在法律风险、违约责任是否明确、争议解决方式是否符合企业规定）；

检查合同文本是否规范（如双方权利义务是否对等、是否存在模糊表述）；

审核通过后，填写“法务审核通过，提交财务审核”；若存在法律风险，填写具体修改意见（如“争议解决方式需约定由企业所在地法院管辖，改为仲裁需明确仲裁机构”），并抄送分管领导。

财务部门审核（2个工作日内完成）：

审核合同金额的合理性（如是否符合预算标准、报价是否市场公允）；

核对付款条件、发票要求（如“需提供增值税专用发票，税率6%”）、资金安排是否符合企业财务制度；

审核通过后，填写“财务审核通过，提交分管领导审批”；若涉及大额资金或特殊付款方式，需标注“需总经理最终审批”。

分管领导/总经理终审（根据合同金额分级审批，1-3个工作日内完成）：

审批权限示例：

金额≤5万元：部门负责人+分管领导审批；

5万元＜金额≤50万元：部门负责人+法务+财务+分管领导审批；

金额＞50万元：需增加总经理审批。

综合评估业务必要性、风险与成本，审批通过后，系统自动“审批通过通知”，流转至电子签署环节；若未通过，填写“审批不通过原因”，终止流程并通知发起人。

（三）电子签署与合同生效

操作主体：法定代表人/授权签署人、合作方签署人

操作步骤：

系统根据审批通过的合同文本电子合同PDF版本，自动推送至各方签署人（企业方签署人需提前在系统中完成实名认证与电子签名证书绑定）；

企业方签署人核对合同无误后，通过人脸识别或密码验证完成电子签名（系统自动记录签署时间、IP地址及证书信息，形成不可篡改的签署日志）；

合作方签署人通过短信或邮件接收签署（含有效期限，如7天），完成实名认证（证件号码、企业营业执照等）与电子签名；

所有签署方完成签名后，系统自动“合同生效通知书”，并通过短信、邮件通知发起人及相关审批人，合同正式生效。

（四）归档管理与调阅

操作主体：档案管理员、合同发起人、相关审批人

操作步骤：

自动归档：电子签署完成后，系统自动将合同文本、审批记录、签署日志、附件清单等文件整合为“合同档案包”，按“