企业管理人员会议记录工作手册（标准版）.docVIP

企业管理人员会议记录工作手册（标准版）

第1章总则

1.1目的

1.2适用范围

1.3术语定义

1.4基本原则

第2章会议组织

2.1会议分类

2.2会议召集

2.3会议通知

2.4参会人员

第3章会议准备

3.1会议议程

3.2会议材料准备

3.3会议场地布置

3.4技术设备调试

第4章会议纪律

4.1守时要求

4.2议事规则

4.3讨论规范

4.4禁止行为

第5章记录内容

5.1基本信息

5.2议题讨论

5.3决议事项

5.4附件清单

第6章记录方法

6.1基本要求

6.2记录方式

6.3关键信息捕捉

6.4实时记录技巧

第7章记录整理

7.1初步整理

7.2核对确认

7.3格式规范

7.4分类归档

第8章会议纪要

8.1纪要结构

8.2要点提炼

8.3格式要求

8.4签发流程

第9章分发与传达

9.1分发范围

9.2分发方式

9.3传达要求

9.4确认接收

第10章反馈与修正

10.1信息反馈

10.2记录修正

10.3更新机制

10.4持续改进

第11章责任与权限

11.1记录人员职责

11.2管理层权限

11.3监督机制

11.4违规处理

第12章附则

12.1解释权

12.2修订程序

12.3生效日期

第1章总则

1.1目的

本手册旨在为企业管理人员会议记录工作提供一套标准化、规范化的操作指南，确保会议记录的完整性、准确性和及时性。

通过明确记录要求、流程和方法，提升会议信息传递效率，强化管理决策的科学依据，促进企业管理水平的提升。

为后续会议决议的落实、工作任务的分配以及相关工作的追踪提供可靠依据，减少信息传递失真和沟通成本。

规范会议记录行为，明确记录人员的职责与权限，规避记录过程中的潜在风险，保障会议记录工作的严肃性和专业性。

1.2适用范围

本手册适用于公司所有层级的管理人员（例如：部门经理、副经理、项目经理、主管等）参与或主持的各类会议，包括但不限于：公司周/月度经营分析会、部门工作例会、项目启动/评审会、专项工作研讨会、跨部门协调会、战略规划会等。

凡是需要形成文字记录以供存档、传达或执行的会议，均应遵循本手册规定进行记录。

本手册同样适用于公司内部为会议记录工作提供支持的相关部门或人员（如：行政部、办公室等），指导其如何收集、整理和归档会议记录。

1.3术语定义

会议记录(MeetingMinutes):指在会议过程中，由指定记录人员采用书面或电子方式，对会议的基本信息、讨论的主要议题、形成的决议、分配的任务、责任人及完成时限等进行系统性、准确性的记录。

会议纪要(MeetingSummary/Notes):通常指在会议记录基础上，经过整理、提炼后形成的，更侧重于向上级或相关方传达会议核心内容和决策事项的文件，可能包含对后续工作的简要提示。

关键决策/决议(KeyDecisions/Resolutions):指在会议中经过充分讨论，并最终获得多数或特定权限成员同意通过的，具有指导意义或约束力的决定。

行动项(ActionItems):指会议中明确分配给具体负责人（Owner）的，需要在规定时限内完成的具体工作任务或事项。

责任部门/人(ResponsibleDepartment/Person):指被指派完成行动项的具体部门或个人。

完成时限(DueDate):指完成行动项所要求的时间节点。

会议纪要分发范围(DistributionScope):指会议纪要需要发送给哪些部门、层级或人员，确保相关信息有效传达。

1.4基本原则

全面准确原则:会议记录应尽可能全面地反映会议的实际情况，包括所有重要讨论点、发言核心观点、所有决议和行动项的细节（如负责人、时限），确保信息的真实性和准确性，避免遗漏关键信息。

客观中立原则:记录人员应保持客观立场，忠实记录会议内容，避免加入个人主观判断、推测或偏见，不歪曲原意，不遗漏不同意见（尤其当存在争议时）。

重点突出原则:记录应清晰区分会议的常规内容与重点议题，突出关键决策、重要分歧及紧急行动项，使用标题、编号、项目符号等方式使内容结构清晰，便于阅读和理解。

及时高效原则:会议记录应在会议结束后规定时间内（例如：24小时内）完成初稿，并按时完成审核与分发，确保信息能够及时用于后续工作的跟进和决策的执行。对于特别紧急的决议或行动项，应优先处理。

规范规范原则:严格按照本手册规定的格式、要素和流程进行记录，使用清晰、规范的语言和术语，确保记录文件的一致性和专业性。记录模板（如：会议基本信