企业办公自动化综合工具集.docVIP

企业办公自动化综合工具集应用指南

一、工具集整体定位

本工具集旨在通过标准化、模块化的功能设计，整合企业日常办公中的高频需求（如会议管理、文档协作、任务跟踪、流程审批、日程安排等），减少重复劳动，提升跨部门协作效率，实现办公流程的规范化与数字化。工具集支持多终端同步操作，适配不同岗位员工的使用习惯，助力企业构建高效、透明的办公环境。

二、核心模块应用指南

（一）会议管理模块：高效组织与跟进

适用场景解析

适用于部门周例会、跨部门项目启动会、月度工作总结会、紧急问题协调会等需要多人协作、信息同步的会议场景，可覆盖会前筹备、会中记录、会后跟进全流程。

操作流程指南

创建会议：登录系统后，进入“会议管理”模块，“新建会议”，填写会议主题（如“Q3产品规划评审会”）、时间（开始/结束时间）、地点（线下会议室名称/线上会议）、预计参会人员（可通过部门/姓名批量添加），并设置会议类型（例会/项目会/临时会）。

发送通知：确认信息无误后，“发送通知”，系统自动向参会人发送会议提醒（含议程、需提前准备的材料清单，如“产品需求文档V2.0”）。支持短信、企业/钉钉等多渠道通知，并记录已读/未读状态。

会前准备：会议材料至系统“会议附件”区，设置参会人查看权限（如“仅可查看”“可”）；提前调试线上会议设备（如麦克风、摄像头），测试会议有效性。

召开会议：线下会议需提前10分钟开放会议室，引导参会人员签到（系统支持扫码签到/手动签到）；线上会议主持人提前启动会议，共享屏幕并开启录制。会议过程中，指定记录人实时同步讨论要点、待办事项及责任人。

纪要与归档：会议结束后24小时内，记录人整理会议纪要（含会议时间、地点、参会人、讨论内容、决议事项、责任人、完成时限），至系统并关联会议记录；“归档”按钮，会议资料（通知、签到表、纪要、附件）自动存入“会议档案库”，支持按关键词/日期检索。

配套工具表单

会议通知表

序号

字段名

填写说明

示例值

1

会议主题

简洁明了，突出核心内容

Q3产品规划评审会

2

会议时间

精确到分钟，包含时区

2023-10-0914:00-16:00

3

会议地点

线下填写会议室编号，线上填写

线上会议室A（：xxx）

4

议程

分点列出会议主要环节

1.需求评审2.排期确认

5

需准备材料

列出材料名称及版本号

产品需求文档V2.0

6

参会人员

部门+姓名，用逗号分隔

产品部：，研发部：

会议纪要表

序号

字段名

填写说明

示例值

1

会议编号

系统自动（按年-月-流水号）

20231009001

2

决议事项

明确“做什么”“谁负责”“何时完成”

完成原型设计（责任人：，10月15日前）

3

阻塞问题

记录会议中未解决的争议或困难

设计资源紧张需协调

4

下次会议计划

如有下次会议，简要说明议题

10月16日原型评审会

使用要点提示

会议通知需至少提前24小时发送，保证参会人预留时间；

重要会议建议开启录制，便于缺席人员补看；

纪要中“待办事项”需明确量化指标（如“完成度100%”而非“尽快完成”）。

（二）文档协作模块：多人协同与版本管理

适用场景解析

适用于年度工作报告撰写、项目方案多人修订、合同条款协同审核、培训材料共享编辑等需要多人参与内容创作的场景，支持实时同步编辑与版本追溯。

操作流程指南

创建文档：进入“文档协作”模块，“新建文档”，输入文档名称（如“2024年度市场推广方案”），选择模板（可选“空白文档”或“方案模板”），设置初始权限（创建人默认为“可编辑”，可添加协作者并设置“仅可查看”“可评论”“可编辑”权限）。

协同编辑：协作者通过或直接在文档中协作，支持实时查看他人光标位置及修改内容；系统自动保存编辑历史（每5分钟自动保存，手动“保存”可即时保存）。

审阅与批注：对文档特定段落添加批注（如“此处数据需补充来源”），或使用“修订模式”标记修改内容（如删除线、高亮颜色）；审阅人可“接受修订”或“拒绝修订”，确认修改。

版本管理：文档达到阶段性成果后，“另存为新版本”，填写版本号（如V1.0、V1.1）及更新说明；历史版本支持一键回溯，查看各版本文档内容及修改记录。

发布与归档：最终版本确认后，“发布”，设置查阅范围（如“全公司可见”“仅本部门可见”）及权限；文档自动归档至“知识库”，支持按标签（如“市场部”“方案”）分类检索。

配套工具表单

文档协作权限表

序号

字段名

权限级别

说明

1

创建人

可编辑+管理

拥有最高权限，可修改权限

2

核心编辑人

可编辑

可直接修改文档内容

3

审阅人

可评论

仅可添加批注，不可修改内容

4

查阅人

仅可查看

可阅读文档，不可/编辑

文档版本记录表

序号

字段名

填写说明

示例值

1

版本号

遵循“主版本.次版本”规则

V1.0

2

更新时间

精确到秒

2