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讲解公文格式要求

CATALOGUE

目录

01

公文基本要素

02

正文结构规范

03

字体与排版要求

04

附件与签章格式

05

语言表达原则

06

审查与存档流程

01

公文基本要素

标题与文号设置

公文标题需采用“发文机关+事由+文种”三要素结构，字体为二号小标宋体，居中排列；事由部分需简明扼要，避免使用模糊表述。

标题层级规范

文号编制规则

标题分行要求

文号由机关代字、年份代码和序号组成，格式为“XX发〔XXXX〕XX号”，字体为三号仿宋_GB2312，年份代码需用六角括号括起，序号不编虚位。

若标题过长需分行时，应保持词意完整，排列呈梯形或菱形，不得拆分词组或使用长空格调整格式。

签发单位和日期格式

签发单位标注

签发单位名称需使用全称或规范化简称，位于正文右下方，与正文空一行，字体为三号仿宋_GB2312，不加盖公章时需注明“（此件不盖章）”。

日期书写标准

日期需用阿拉伯数字完整标注，格式为“XXXX年XX月XX日”，字体与签发单位一致，右空四字排列，不得使用“.”或“/”等非规范分隔符。

联合行文规则

多个单位联合行文时，签发单位按主办机关在前、协办机关在后的顺序排列，日期以最后签发机关负责人签发的日期为准。

主题词标注标准

主题词选词原则

主题词需从《公文主题词表》中选取，一般不超过5个，优先标注反映公文核心内容的类别词和类属词，词目之间空一字，不加标点。

01

特殊公文处理

涉密公文需在主题词下方标注密级和保密期限，字体为三号黑体，格式为“★”加密级名称及年限，如“★机密1年”。

02

02

正文结构规范

引言段编写要求

明确写作目的

引言需开门见山阐明发文意图，避免冗余背景描述，直接点明核心议题或需解决的问题，确保读者快速理解公文主旨。

引用依据需完整

若涉及政策法规或上级文件引用，需注明文件名称及条款编号，确保权威性和可追溯性。

规范用语与格式

使用正式、简洁的书面语言，避免口语化表达；标题层级需符合国家标准，如“根据”“鉴于”等引导词应准确使用。

主体段落分层逻辑

分条列项清晰化

复杂内容应采用“一、二、三”或“（一）（二）（三）”分级编号，每项仅表述单一主题，避免信息混杂。

逻辑递进关系

段落间需体现因果、并列或递进关系，如先分析问题再提出对策，或按重要性降序排列要点，增强可读性。

数据与案例支撑

关键论点需辅以具体数据、案例或图表，提升说服力；数据来源需标注清晰，确保信息真实可靠。

结尾段表述规则

01

总结与强调重点

结尾需简要复述核心内容，突出行动要求或决策方向，如“请各单位于限期内反馈意见”等指令性语句。

02

固定结束用语

根据公文类型选用规范结语，如请示类用“妥否，请批示”，通知类用“特此通知”，不得随意更改。

03

字体与排版要求

字体类型与字号标准

标题字体规范

公文标题需采用方正小标宋简体或黑体，字号为二号，居中排列，突出显示文档核心内容，确保视觉层次清晰。

正文字体选择

正文部分推荐使用仿宋_GB2312或宋体，字号为三号，保证阅读舒适性；特殊强调内容可加粗或使用楷体_GB2312，但需保持整体风格统一。

附件与落款格式

附件标题使用黑体三号，正文仿宋三号；发文机关名称和成文日期采用仿宋三号，右对齐，与正文末尾空出适当行距。

行距与对齐方式

对齐方式统一性

正文严格左对齐，标题居中；多级标题需按层级左对齐或缩进，避免混合使用分散对齐或右对齐。

03

一级标题与上文空一行，二级标题与上下文各空半行；段落间不额外空行，通过缩进区分逻辑关系。

02

标题与段落间距

正文行距设定

公文正文行距固定为28磅，段落首行缩进2字符，确保版面整洁且符合传统公文阅读习惯。

01

页边距与页码设置

标准页边距范围

上下页边距为3.7厘米，左右页边距为2.8厘米，装订线预留1厘米，确保打印后装订不影响文字内容。

页码位置与格式

页码用四号宋体阿拉伯数字，单页居右，双页居左，距页脚2.5厘米；空白页不显示页码，但需计入总页数。

页眉与分隔线

页眉标注发文机关全称，高度1.5厘米，下加红色分隔线，线宽1磅，与版心等宽，不添加装饰性元素。

04

附件与签章格式

附件标注方法

01

附件格式统一性

所有附件需采用与正文相同的页面设置、字体字号及行距格式，若附件为表格或图表，需确保其清晰可读，必要时可调整排版以适应页面宽度。

02

附件页码独立编排

若附件内容超过一页，需单独编排页码，标注为“附件1-第1页”“附件1-第2页”，避免与正文页码混淆，同时附件首页需重复标注附件标题。

印章使用规范

印章类型与权限

正式公文须使用单位法定公章或专用章，电子公文需采用经认证的电子签章，印章样式需符合国家或行业标准，未经授权的部门或个人不得擅自刻制或使用印章。

盖章位置与清晰度

印章应加盖在发文机关