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公司采购管理制度

总则

为了加强公司采购管理，规范采购流程，保证采购质量，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。采购管理应遵循以下原则：

1.公开透明原则：采购信息应公开，采购过程应透明，确保公平竞争。

2.质量优先原则：在满足使用需求的前提下，优先选择质量可靠的产品和服务。

3.成本效益原则：综合考虑采购成本和效益，追求性价比最大化。

4.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。

采购部门职责

1.采购计划制定

-采购部门应根据公司的生产经营计划、库存状况和市场需求，制定年度、季度和月度采购计划。

-采购计划应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、采购时间、采购预算等内容。

-采购计划应报公司领导审批，经批准后执行。

2.供应商管理

-建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等进行综合评估。

-选择合格的供应商，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况等。

-定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果对供应商进行调整和优化。

3.采购合同管理

-与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

-采购合同应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等内容。

-对采购合同进行审核和管理，确保合同的合法性、有效性和完整性。

4.采购订单执行

-根据采购计划和采购合同，向供应商下达采购订单。

-跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、交货时间等信息。

-协调解决采购订单执行过程中出现的问题，确保采购订单按时、按质、按量完成。

5.采购验收

-组织相关人员对采购物品进行验收，确保采购物品的质量、数量、规格等符合要求。

-对验收合格的采购物品办理入库手续，对验收不合格的采购物品及时与供应商协商处理。

6.采购付款

-根据采购合同和验收报告，办理采购付款手续。

-严格按照公司的财务制度和付款流程进行付款，确保付款的准确性和安全性。

采购流程

1.需求申请

-各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，注明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、使用时间等内容。

-《采购申请表》应经部门负责人审核签字后，报采购部门。

2.采购计划审核

-采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核。

-根据公司的采购计划和库存状况，确定是否需要进行采购。

-对于紧急采购需求，应及时与相关部门沟通协调，确保采购工作的顺利进行。

3.供应商选择

-采购部门根据采购物品的特点和要求，从合格供应商名单中选择合适的供应商。

-对于重要的采购项目，应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量控制、管理水平等情况。

-对于新供应商，应进行严格的评估和审核，确保其符合公司的要求。

4.采购报价

-采购部门向选定的供应商发出《采购报价单》，要求供应商在规定的时间内提供报价。

-《采购报价单》应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期、交货地点等内容。

-供应商应按照《采购报价单》的要求，及时提供准确的报价。

5.比价和议价

-采购部门收到供应商的报价后，对报价进行比较和分析。

-与供应商进行议价，争取最优惠的价格和条件。

-对于价格差异较大的采购项目，应进一步调查原因，确保采购价格的合理性。

6.采购合同签订

-经过比价和议价后，确定最终的供应商和采购价格。

-采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

-采购合同应报公司领导审批，经批准后生效。

7.采购订单下达

-采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。

-采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期、交货地点等内容。

-采购订单应经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。

8.采购跟踪和催货

-采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、交货时间等信息。

-对于临近交货期的采购订单，应及时向供应商催货，确保采购物品按时到货。

-如供应商不能按时交货，应及时与供应商协商解决，必要时采取相应的措施。

9.采购验收

-采购物品到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。

-验收