行政文书写作规范及范文.docxVIP

行政文书写作规范及范文

行政文书作为各类组织内部及组织间传递信息、规范行为、处理事务的重要工具，其写作质量直接关系到工作效率、决策质量乃至组织形象。一份规范、严谨、高效的行政文书，能够清晰表达意图、准确传递信息、有效推动工作。因此，掌握行政文书的写作规范，对于提升职业素养和工作效能至关重要。本文将从行政文书的写作原则、通用格式规范、语言表达要求、常见问题及范文示例等方面进行阐述，以期为相关从业人员提供有益参考。

一、行政文书写作的基本原则

行政文书写作并非简单的文字堆砌，而是一项具有高度政策性、规范性和实用性的工作。在动笔之前，首先应明确并遵循以下基本原则：

（一）准确规范原则

这是行政文书写作的生命线。内容必须真实可靠，数据务必精确无误，观点应符合法律法规、政策规定及组织的规章制度。遣词造句要恰当，避免歧义，确保文书的严肃性和权威性。例如，在表述时间、地点、人物、事件等关键信息时，必须清晰明确，不容丝毫含糊。

（二）实事求是原则

行政文书的内容应源于客观实际，反映真实情况，提出的意见、建议或办法要切实可行。避免主观臆断、夸大其词或文过饰非。无论是向上级汇报工作，还是对下部署任务，都应以事实为依据，做到言之有物，行之有效。

（三）精简高效原则

在确保内容完整、准确的前提下，力求文字精炼，篇幅简短，避免空话、套话、废话。结构要紧凑，逻辑要清晰，使阅读者能够迅速抓住核心信息，提高办事效率。“文约而事丰”是行政文书追求的境界。

（四）格式规范原则

不同种类的行政文书通常都有其相对固定的格式要求，包括眉首、主体、版记等各个部分的构成要素。严格遵守既定格式，不仅是文书规范性的体现，也有助于文书的识别、处理和归档。

（五）保密安全原则

涉及国家秘密、商业秘密或工作秘密的行政文书，必须严格遵守相关保密规定，明确密级，采取相应的保密措施，确保信息安全，防止泄密事件发生。

二、行政文书的通用格式规范

尽管不同文种的行政文书在具体格式上存在差异，但仍有一些通用的格式要素和规范需要共同遵守。

（一）眉首部分

通常包括文件名称、发文字号、签发人、秘密等级和保密期限、紧急程度等。

*文件名称：应准确反映文书的性质和内容，一般由发文机关名称、事由和文种构成。例如“XX公司关于加强消防安全管理的通知”。

*发文字号：由机关代字、年份、顺序号组成，用于标识文件的唯一性。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。

*签发人：上行文（如请示、报告）需标明签发人姓名，以示负责。

（二）主体部分

这是文书的核心内容，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章。

*标题：位于正文上方居中位置，应力求准确、简明、概括，能够直接揭示公文的核心内容。

*主送机关：指文书的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。

*正文：是文书的主体，应根据文种特点和行文目的，合理安排结构层次。一般包括开头（阐明背景、依据、目的等）、主体（阐述具体事项、意见、要求等）和结尾（提出希望、要求或作出总结等）。层次结构通常采用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序数依次标注。

*附件说明：如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前注明附件的顺序和名称。

*发文机关署名与成文日期：发文机关署名应使用全称或规范化简称。成文日期通常以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期应使用阿拉伯数字将年、月、日标全。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

（三）版记部分

包括抄送机关、印发机关和印发日期等。

*抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。

*印发机关和印发日期：表明文书的印制单位和印制时间。

三、行政文书的语言表达规范

行政文书的语言具有庄重、准确、简明、平实的特点，应避免使用口语化、随意化或过于文学化的表达。

（一）庄重得体

语言风格应严肃、郑重，符合行政机关的身份和文书的严肃性。避免使用戏谑、夸张或不礼貌的词语。

（二）准确无误

用词必须精准，避免歧义。要恰当使用专业术语，注意同义词、近义词的辨析，确保概念明确，判断准确，推理严密。例如，“必须”与“应该”、“不得”与“不准”，在语气和强制程度上有所不同，需根据实际情况正确选用。

（三）简明扼要

力求用最简洁的文字表达最丰富的内容，避免冗余和不必要的修饰。开门见山，直陈其事，删除一切可有可无的词句。

（四）平实规范

语言应通俗易懂，朴实无华，避免使用生僻字、怪字或堆砌辞藻。句式以陈述句和祈使句为主，多用规范的书面语，少用口语化的短句或方言。

（五）常用表述

*称谓：对上级机关用“贵单位”“上级”；对下级机关或所属单位用“各部门”“各单位”；