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简洁办公用品管理制度

办公用品管理总则

为了加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、发放、使用及报废等流程，合理控制办公费用支出，提高办公用品的使用效率，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门及员工。

办公用品分类

办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。

消耗性办公用品指使用期限较短、需经常补充的物品，如笔、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、便签纸、回形针、胶水等。

非消耗性办公用品指使用期限较长、可重复使用的物品，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、文件柜等。

办公用品采购管理

采购计划制定

各部门应在每月[具体日期]前，根据本部门的实际工作需求和库存情况，填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门汇总各部门的采购申请，结合公司办公用品库存状况和预算，制定次月的办公用品采购计划。采购计划应明确办公用品的名称、规格、数量、预计单价及总金额等信息，并报公司领导审批。

供应商选择与管理

行政部门负责筛选和确定办公用品供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。通过市场调研、询价、比价、议价等方式，选择至少[X]家供应商进行比较，最终确定合作供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商的表现进行评估，如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、服务态度差等情况，应及时与供应商沟通协商，要求其整改。如供应商整改后仍不符合要求，应考虑更换供应商。

采购实施

行政部门根据审批通过的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。在采购过程中，行政部门应及时跟踪订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。对于紧急采购需求，相关部门应填写《紧急办公用品采购申请表》，经部门负责人和公司领导审批后，由行政部门立即进行采购。

采购验收

办公用品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的品种、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。对于消耗性办公用品，应进行数量清点和外观检查；对于非消耗性办公用品，除进行数量清点和外观检查外，还应进行性能测试，确保设备正常运行。验收合格后，验收人员应在《办公用品验收单》上签字确认。如发现办公用品存在质量问题或与采购订单不符的情况，行政部门应及时与供应商联系，要求其更换或补货。

办公用品库存管理

库存设置

行政部门应建立办公用品库存管理制度，设置合理的库存上限和下限。库存上限是指为避免库存积压而设定的最高库存量；库存下限是指为保证正常办公需求而设定的最低库存量。根据办公用品的使用频率和采购周期，确定各类办公用品的安全库存数量。对于使用频率高、采购周期长的办公用品，应适当提高安全库存数量；对于使用频率低、采购周期短的办公用品，可适当降低安全库存数量。

库存盘点

行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，盘点周期为[具体周期，如每月或每季度]。盘点时，应认真核对库存实物与库存台账的一致性，确保账实相符。盘点过程中，如发现库存数量与台账记录不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。对于盘盈或盘亏的办公用品，应填写《办公用品盘盈盘亏报告表》，经行政部门负责人审核后，报公司领导审批。

库存保管

办公用品应存放在专门的仓库或储物间，由专人负责保管。仓库应保持通风、干燥、整洁，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。办公用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于管理和查找。对于贵重办公用品和危险物品，应采取特殊的保管措施，确保其安全。

办公用品发放管理

发放原则

办公用品的发放应遵循“按需发放、节约使用”的原则。根据各部门的工作需求和人员数量，合理确定办公用品的发放标准和数量。对于消耗性办公用品，应实行定量发放；对于非消耗性办公用品，应实行以旧换新或按需发放。

发放流程

员工需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用办公用品的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。行政部门根据审批通过的《办公用品领用申请表》，在库存中进行查找和准备。如库存有相应的办公用品，应及时发放给员工，并在《办公用品发放登记台账》上记录领用信息；如库存不足，应及时通知采购人员进行采购。对于非消耗性办公用品的领用，除填写《办公用品领用申请表》外，还应与行政部门签订《办公用品领用责任书》，明确使用期限、保管责任等事项。

特殊情况处理

对于因工作需要临时增加办公用品需求的情况，员工应填写《临时办公用品领用申请表》，经部门负责人和公司领导审批后，由行政部门按照正常流程发放。对于公司新入职员工，行政部门应根据其岗位需求，发放必要的办公用品，并在《办公