合同管理流程化工具包.docVIP

合同管理流程化工具包

一、适用范围与场景说明

本工具包适用于各类企业、组织在业务合作中涉及的合同全生命周期管理场景，包括但不限于：

采购与供应商合作（如原材料采购、服务采购合同）

业务拓展与客户合作（如销售合同、服务外包合同）

内部资源调配与协作（如项目合作协议、资产租赁合同）

应对合规审计与风险管控（如合同履约跟踪、纠纷预防）

通过标准化流程设计，帮助团队规范合同管理动作，降低操作风险，提升协作效率。

二、标准化操作流程指引

（一）需求发起与合同立项

目标：明确合同业务背景，保证需求合理可控。

操作步骤：

业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（详见模板1），说明合作方基本信息、合作内容、预计金额、核心需求等，提交至部门负责人*审批。

部门负责人审核需求的必要性及与业务目标的匹配度，通过后同步至法务专员及财务专员*进行前置评估。

法务专员重点评估合作主体资质、法律风险；财务专员评估预算合规性及资金安排。评估通过后，项目正式立项，启动合同起草。

（二）合同起草与条款拟定

目标：保证合同内容完整、合法合规，符合双方合作意愿。

操作步骤：

起草人*根据需求评估结果，选择对应合同模板（如采购合同、服务合同等），填写基础信息（合同编号、签约主体、合同期限等）。

核心条款拟定需包含：合作内容与范围、双方权利义务、费用及支付方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等。涉及技术服务的，需明确交付标准与验收流程。

起草完成后，发起内部初审：业务部门确认需求匹配度，法务专员审核条款合法性与风险点，财务专员审核金额与支付逻辑。初审通过后，形成合同初稿。

（三）内部审批与流程固化

目标：通过多层级审批，保证合同内容符合公司制度与风控要求。

操作步骤：

根据合同金额与类型，确定审批层级（例如：金额≤5万元由部门负责人及法务专员审批；5万元＜金额≤20万元需增加分管领导审批；金额＞20万元需提交总经理审批）。

审批人在《合同审批表》（详见模板2）中签署意见，重点审核业务必要性、成本效益、风险控制等。任一审批环节不通过，需反馈至起草人修改后重新发起。

审批通过后，将合同终稿及审批材料整理归档，同步至签约对接人，准备与外部方沟通。

（四）外部沟通与合同签署

目标：与对方达成一致，完成合同签署，保证法律效力。

操作步骤：

签约对接人*将合同终稿发送至合作方，通过面谈、邮件或系统对接等方式沟通条款，重点确认合作细节、时间节点及特殊约定。

双方达成一致后，协调签署方式：

纸质合同：打印正本（一式X份，双方各执X份，公司存档X份），双方加盖公章或合同专用章，骑缝章需完整覆盖所有页码。

电子合同：通过合法电子签章平台签署，保证签署人身份真实及文件不可篡改。

签署完成后，1个工作日内将合同原件/电子文件提交至行政专员*，完成合同编号登记与分发。

（五）履行监控与过程跟踪

目标：保证合同按约定履行，及时发觉并处理履约风险。

操作步骤：

业务部门作为履约主责部门，指定专人*建立《合同履行跟踪表》（详见模板3），记录关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）的完成情况。

每月末，履约专员汇总各合同履行状态，对逾期或可能逾期的合同，提前3个工作日向合作方发送履约提醒函，并同步至法务专员评估是否需启动违约处理程序。

涉及验收的合同，业务部门按约定组织验收（可邀请技术、质量部门参与），填写《验收确认单》（作为附件存档），作为付款与后续履约的依据。

（六）归档管理与复盘优化

目标：实现合同全生命周期可追溯，持续优化管理流程。

操作步骤：

合同履行完毕或终止后1周内，行政专员*收集合同正本、审批表、履行记录、验收单等材料，按“合同编号+年份”分类归档，建立电子台账便于检索。

每季度，法务专员*牵头组织合同管理复盘会，分析履约中的常见问题（如条款歧义、逾期原因等），提出流程优化建议，更新合同模板与管理规范。

合同档案保存期限：一般合同不少于5年，重要/长期合同不少于10年，到期后按档案管理规定销毁或移交。

三、核心流程模板清单

模板1：合同需求申请表

字段名称

填写说明

示例/备注

需求部门

提出需求的业务部门

销售部

需求申请人

负责对接需求的人员

张*

合作方名称

外部合作主体全称

科技有限公司

合作内容概述

简要说明合作事项、范围

采购A类产品1000件，用于Q3项目

预计合同金额

含税/不含税，大写+小写

￥50,000元（大写：伍万元整）

需求背景

说明提出需求的原因及业务目标

满足客户订单交付需求

期望签署时间

计划完成合同签署的日期

202X年X月X日

部门负责人审批

签署意见并签字

同意，李*

模板2：合同审批表

字段名称

内容

合同编号

按规则自动（如HT-202X-部门-序号）

HT-202X-采购-001

合同名称

明确合同类型与合作方

科技有限公司采购合同