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合同审批流程及电子存档工具模板
一、模板适用范围与核心价值
本工具模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的内部合同全生命周期管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等常见类型。通过标准化审批流程与规范化电子存档，可实现合同审批效率提升、责任明确可追溯、电子档案合规安全，满足企业内控管理、审计合规及业务快速推进的需求。尤其适用于涉及多部门协作（如业务、法务、财务）、需层级审批（如部门负责人、分管领导、总经理）的合同场景，同时支持电子化存档后的快速检索与长期保存。
二、合同审批全流程操作指引
（一）合同发起与材料准备
操作内容：业务经办人*根据业务需求，起草合同文本，并准备完整的申请材料。
责任主体：业务经办人*
关键要求：
合同文本需明确双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人等）、标的物/服务内容、数量、价格（含税费）、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款；
附件材料需齐全，包括但不限于：对方主体资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、业务背景说明（如采购需求函、报价单）、技术规格书（如涉及）、过往合作履约记录（如适用）等；
填写《合同审批流程跟踪表》（见模板表格一），注明合同基本信息、申请部门、期望审批时限等。
（二）部门初审
操作内容：业务部门负责人*对合同的业务必要性、条款合理性、对方主体资质及附件完整性进行审核。
责任主体：业务部门负责人*
关键要求：
重点审核合同内容是否与业务需求一致，是否存在重大利益风险（如价格偏离市场水平、履约周期过长等）；
核查对方主体资质是否在有效期内，经营范围是否匹配合同内容；
审核通过后，在《合同审批流程跟踪表》“部门审核意见”栏签署“同意，提交法务审核”及姓名、日期；若不通过，需注明具体原因（如“条款需补充违约责任”“对方资质过期”），并退回业务经办人*修改。
（三）法务合规审核
操作内容：法务专员*对合同的合法性、合规性、完整性及法律风险进行专项审核。
责任主体：法务专员*
关键要求：
审核合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及公司内部制度，是否存在无效、可撤销风险；
重点排查格式条款、违约责任、争议解决方式、知识产权归属等高风险条款，必要时提出修改建议（如“建议明确逾期付款违约金计算标准”“争议解决约定为诉讼，需明确管辖法院”）；
对重大或复杂合同（如标的额超过万元、涉及新业务领域），可组织业务部门、财务部门召开联合评审会；
审核通过后，在《合同审批流程跟踪表》“法务审核意见”栏签署“同意，提交财务审核”及姓名、日期；若需修改，标注修改说明并退回业务经办人*。
（四）财务审核
操作内容：财务专员*对合同涉及的财务条款、资金安排及预算匹配性进行审核。
责任主体：财务专员*
关键要求：
审核合同金额、付款方式（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）、开票信息等是否与财务制度一致；
核查合同预算是否在部门年度预算额度内，超预算合同需附预算调整审批单；
评估资金支付风险，如对方收款账户是否与合同主体一致，是否存在大额预付款未约定担保措施等；
审核通过后，在《合同审批流程跟踪表》“财务审核意见”栏签署“同意，提交领导审批”及姓名、日期；若存在财务风险，需提出明确修改意见（如“建议预付款比例降至30%”“需补充收款方账户说明函”）。
（五）领导审批
操作内容：根据合同金额、重要性及公司授权体系，由对应层级领导进行最终审批。
责任主体：公司领导*（如部门总监、分管副总、总经理等，具体权限需根据公司《合同管理办法》确定）
关键要求：
日常业务合同（如标的额≤10万元）：由部门总监*审批；
重大业务合同（如10万元＜标的额≤50万元）：由分管副总*审批；
重大/战略合同（如标的额＞50万元、涉及核心业务或对外投资）：由总经理*审批，或提交总经理办公会集体审议；
领导需结合业务、法务、财务审核意见，从公司整体利益出发进行决策，在《合同审批流程跟踪表》“领导审批意见”栏签署“同意盖章”“修改后重审”或“不同意”及姓名、日期；“修改后重审”需明确修改内容，退回业务部门重新启动审批流程。
（六）用印管理
操作内容：审批通过后，业务经办人*申请合同用印，行政/公章管理人员核对审批材料并完成用印。
责任主体：业务经办人、行政/公章管理人员
关键要求：
业务经办人*填写《用印申请单》，附《合同审批流程跟踪表》（最终审批版）及合同文本；
行政/公章管理人员*核对审批材料是否齐全、用印内容与审批是否一致（如合同文本有无涂改、页码是否连续、签字盖章处是否空白）；
确认无误后，加盖公司合同专用章或公章（严禁用印空白合同或未审批合同），并在《用印登记表》记录用印日期、合同编号、用印份数、经办人等信息；
用印后，合同文本正本（至少2份，双方各执1份）及时交业务经
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