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采购管理标准化流程模板（含验收环节）

一、适用范围与场景

二、标准化操作流程详解

采购管理流程分为六个核心环节，各环节责任到人、动作明确，形成闭环管理。

1.需求提报与审批

责任人：需求部门（如生产部、行政部）

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、库存预警、新增岗位等）填写《采购申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等信息。

需求部门负责人对申请的合理性（如必要性、数量准确性）进行审核。

采购部门对申请的合规性（如预算匹配、采购方式适用性）进行审核，涉及大额或特殊采购（如固定资产、进口设备）需提交公司管理层审批。

输出物：《采购申请表》（含各环节审批签字）

2.供应商选择与订单确认

责任人：采购部门

操作内容：

采购部门根据采购需求类型，通过招标、询比价、单一来源采购等方式选择合格供应商（优先从《合格供应商名录》中选取）。

与供应商确认价格、交付周期、付款方式、质量标准等条款，拟定《采购订单》。

《采购订单》需经采购经理*、财务负责人审批后，正式发送给供应商，并抄送需求部门、仓库部门。

输出物：《采购订单》（审批版）、《供应商报价单》

3.订单执行与交付

责任人：采购部门、供应商

操作内容：

采购部门跟踪供应商生产/备货进度，保证按订单约定时间交付。如需变更交付时间或数量，需提前书面通知相关部门并重新审批。

供应商按订单要求发货，同时附《送货单》（注明订单号、物料名称、数量、批次号等）。

需求部门或仓库部门在收到货物时，初步核对送货单信息与订单是否一致（如外包装完好、数量大致匹配），如有差异当场反馈采购部门。

输出物：《送货单》（供应商提供）、《初步收货记录》

4.验收环节实施（核心环节）

责任人：验收小组（由需求部门、仓库部门、质检部门人员组成，采购部门参与但不主导验收）

操作内容：

（1）验收准备

验收小组提前熟悉《采购订单》《技术规格书》《质量检验标准》，准备好验收工具（如卡尺、检测设备、计数器等）。

确认到货物料的批次号、生产日期、保质期（如适用）是否与订单一致，核对送货单与实物信息是否匹配。

（2）验收执行

数量验收：清点实物数量是否与送货单、订单一致，如为批量物料，按抽样标准（如GB/T2828.1）进行抽样计数，记录抽检结果。

质量验收：

外观检查：检查物料表面是否有破损、变形、锈蚀、污染等缺陷；

功能测试：按技术规格书进行功能测试（如设备运行参数、办公用品使用效果）；

资料核对：确认供应商是否提供合格证、检验报告、使用说明书等随货文件。

服务验收（如适用）：根据服务合同约定，对服务成果（如维修服务、保洁服务）进行现场验收，确认服务时长、完成质量等符合要求。

（3）验收结果处理

合格：验收小组在《物料验收单》上签字确认，注明“验收合格”，仓库部门办理入库手续。

不合格：

立即隔离不合格物料/服务，在《物料验收单》上详细记录不合格项（如数量短缺、功能不达标、外观缺陷等），拍照留存证据；

采购部门在2个工作日内通知供应商，要求其在规定期限内（如3-5个工作日）提供退/换货方案或整改措施；

需求部门根据业务紧急程度，可启动替代方案（如临时调拨、紧急采购），保证生产经营不受影响。

输出物：《物料验收单》（含验收小组各成员签字）、《不合格品处理记录》

5.入库与账务处理

责任人：仓库部门、财务部门

操作内容：

仓库部门凭验收合格的《物料验收单》办理入库，更新库存台账，保证账实一致。

财务部门根据《采购订单》《物料验收单》《入库单》及供应商提供的结算凭证，核对采购成本、入库数量等信息，确认无误后入账。

输出物：《入库单》、《库存台账更新记录》

6.付款结算

责任人：财务部门、采购部门

操作内容：

采购部门在约定的付款周期（如验收合格后30天）内，向财务部门提交《采购结算申请表》，附《采购订单》《物料验收单》《入库单》《发票》（或结算凭证）等资料。

财务部门审核资料完整性、合规性后，安排付款，并同步更新应付账款台账。

付款完成后，财务部门将付款凭证反馈给采购部门，由采购部门通知供应商。

输出物：《采购结算申请表》、《付款凭证》、《应付账款台账》

三、配套工具表格模板

1.采购申请表

申请部门

申请日期

采购类型（□物料□服务□设备）

物料/服务名称

规格型号

单位

用途说明

期望到货日期

预算金额

需求部门负责人签字：

采购部门审核意见：

管理层审批意见（如需）：

日期：

日期：

日期：

2.物料验收单

订单号

送货单号

验收日期

验收地点

物料名称

规格型号

供应商

批次号

应收数量

实收数量

抽检数量

抽检比例

验收项目

标准要求

验收结果（√合格×不合格）

备注

外观检查

功能测试

资料完整性

验收结论：□合格□不合格（不合格项说明：___________