原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
文档归档与资料管理制度化模板
一、适用范围与应用场景
新员工入职培训中的文档管理规范讲解；
部门年度资料归档工作指引；
项目全生命周期（立项、执行、结项）的资料同步归档；
审计、检查前的文档快速整理与调取；
机构调整或人员变动时的文档交接与移交。
二、标准化操作流程
（一）文档责任主体确认
明确管理部门：指定行政部或综合管理部为文档归档的牵头部门，负责制定分类标准、监督执行及定期检查；各部门设兼职文档管理员（可由部门文员或资深员工兼任），负责本部门文档的日常收集、初步整理及提交归档。
职责划分：文档管理员需保证本部门产生的文档在形成后3个工作日内完成初步分类，填写《文档归档登记表》并提交至牵头部门；牵头部门在收到文档后2个工作日内完成审核、编号及入库登记。
（二）文档分类与编号规则
分类标准：采用“部门-类型-年份-流水号”四级分类法，具体示例
部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、项目部（XM）；
类型代码：文件（WJ）、合同（HT）、报告（BG）、记录（JL）、档案（DA）；
年份：后两位数字，如2024年记为24；
流水号：三位数，从001开始按归档顺序递增。
示例：XM-HT-24-001表示“2024年项目部第001份合同”。
特殊文档处理：涉密文档（如商业合同、未公开战略规划）需在分类代码后加“M”，密级分为“内部公开（G）”、“秘密（S）”、“机密（J）”，编号示例：XZ-WJ-24-MG-001。
（三）归档登记与实体存储
登记流程：文档管理员填写《文档归档登记表》（见表1），内容包括文档编号、名称、形成日期、页数、密级、责任部门、归档人等，经部门负责人签字确认后提交牵头部门。
实体存储：
纸质文档：使用统一规格档案盒（长31cm×宽21cm×高5cm），盒面标注“部门-类型-年份-流水号范围”（如“XM-2024年合同001-050”），按编号顺序竖放存放于专用档案柜，档案柜张贴分类索引标签；
电子文档：存储于组织指定的服务器或云盘，按分类规则创建文件夹（如“XM/2024/合同/”），文件名与纸质文档编号一致，定期（每月末）备份至本地硬盘或异地服务器。
（四）借阅与归还流程
借阅申请：员工因工作需要借阅文档时，填写《文档借阅申请表》（见表2），注明借阅文档编号、名称、用途、预计归还日期，经部门负责人审批（涉密文档需经分管领导审批）后提交至牵头部门。
借阅执行：牵头部门核对申请信息无误后，通知文档管理员调取文档，借阅人签字确认后领取；电子文档借阅需通过权限管理，仅可在线预览或（需经额外审批）。
归还与登记：借阅人需在预计归还日期前归还文档，文档管理员检查文档完整性（纸质文档无涂改、缺页，电子文档无损坏）后，在《文档借阅申请表》上记录归还日期，借阅人签字确认。
（五）定期检查与更新
季度检查：牵头部门每季度组织各部门文档管理员开展交叉检查，核对《文档归档登记表》与实际存储文档的一致性，检查档案盒标签、电子文件夹结构是否清晰，发觉问题及时整改。
年度更新：每年12月，牵头部门结合业务变化更新《文档分类与编号规则》，通过内部邮件或会议通知各部门，次年1月1日起执行新标准。
（六）到期文档销毁
鉴定与审批：保管期限届满的文档（如短期保管1-3年的临时通知、长期保管5-10年的项目中期报告），由牵头部门编制《到期文档销毁清单》，注明文档编号、名称、保管期限、销毁原因，经行政负责人及分管领导审批后，方可销毁。
销毁执行：纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档进行彻底删除（低级格式化），销毁过程需有两人以上监销，监销人在《到期文档销毁清单》上签字确认，销毁清单保存期限不少于2年。
三、核心管理工具表单
表1：文档归档登记表
文档编号
文档名称
形成日期
页数/份数
密级
责任部门
归档人
归档日期
存放位置（档案盒号/文件夹路径）
备注
XZ-BG-24-001
2024年第三季度工作总结
2024-09-30
15
内部公开
行政部
张*
2024-10-08
XZ-2024报告-001
含附件3份
XM-HT-24-002
与A公司项目合作合同
2024-10-15
8
秘密
项目部
李*
2024-10-17
XM-2024合同-002
正本1份，副本2份
表2：文档借阅申请表
申请日期
申请人（部门）
文档编号
文档名称
借阅用途
预计归还日期
审批人（部门负责人）
借阅人签字
归还日期
经办人签字
备注
2024-10-20
市场部（王*）
XZ-BG-24-001
2024年第三季度工作总结
制定部门Q4计划
2024-10-27
赵*
王*
2024-10-26
刘*
无
2024-10-21
财务部（陈*）
XM-HT-24-002
与A公司项目合作合同
项目成本核算
2024-10-25
文档评论（0）