企业常用公文写作工具集.docVIP

企业常用公文写作工具集

引言

企业公文是传递信息、部署工作、规范管理的重要载体，其写作质量直接影响工作效率与沟通效果。本工具集整合企业高频使用的公文类型，涵盖适用情境、撰写步骤、模板示例及关键要点，助力员工快速掌握规范写作方法，提升公文专业性与实用性。

一、通知：部署工作与告知事项的“指挥棒”

适用情境

适用于发布规章制度、部署专项工作、传达重要事项、变更安排等需要周知或执行的场景，是企业内部信息传递最常用的公文类型。例如：年度工作计划部署、新制度发布、放假通知、会议安排变更等。

撰写步骤

明确核心要素：确定通知的目的（告知/执行）、对象（全体/部门/特定人员）、核心事项（具体要求/时间节点/责任分工）。

规范标题格式：采用“关于+事由+的通知”标准格式，如“关于2024年春节放假安排的通知”。

构建结构：

开头：说明发文缘由（如“根据安排”“为，现将有关事项通知如下”）；

主体：分条列项明确具体事项（如时间、地点、要求、责任人等，逻辑清晰，用“一、二、三”分点）；

结尾：提出执行要求或补充说明（如“请各部门认真落实”“如有疑问，请联系”）。

完善落款信息：注明发文单位（全称）和日期（阿拉伯数字，如“2024年1月15日”）。

模板示例

关于开展2024年度安全检查工作的通知

各部门：

为强化企业安全管理，消除安全隐患，保证生产经营有序进行，根据年度工作计划安排，现就开展2024年度安全检查工作通知

一、检查时间

2024年2月1日至2月28日，各部门自行安排检查进度，2月29日前完成整改并提交报告。

二、检查范围

涵盖办公区域、生产车间、仓库、消防设施、用电设备及安全管理制度执行情况。

三、检查要求

各部门负责人为第一责任人，需组织全员参与，保证检查无死角；

重点检查消防器材有效期、线路老化问题、危化品存储规范等，建立问题台账；

对发觉的问题需立即整改，无法立即整改的需明确整改时限和责任人，并报安全生产部备案。

请各部门高度重视，认真落实检查工作，保证企业安全生产“零”。

联系人：明华，联系方式：（内部短号）

公司办公室

2024年1月20日

关键要点

事项需具体明确，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“X月X日前完成”）；

涉及多个部门时，需明确责任分工，避免推诿；

发布后需通过内部公告栏、OA系统等渠道保证传达到位。

二、请示：请求指示与批准的“桥梁”

适用情境

适用于向上级或主管部门请求指示、批准事项，需明确“一事一请”，不得夹带报告内容。例如：超出部门权限的经费申请、项目立项申请、重要人事调整请示等。

撰写步骤

界定请示范围：确认事项需上级批准，且不属于部门自主决策范畴。

规范标题格式：采用“关于+事由+的请示”，如“关于购置办公设备的请示”。

撰写内容：

开头：简述请示背景和依据（如“为提升工作效率，根据需求，拟购置设备”）；

主体：详细说明请示事项的具体内容（如设备型号、数量、预算、必要性等），附相关证明材料（如报价单、可行性分析报告）；

结尾：使用规范请示用语，如“妥否，请批示”“请予批准”。

标注主送机关：明确单一上级单位，如“尊敬的总经理”“事业部领导”。

模板示例

关于举办2024年员工技能培训的请示

尊敬的*总经理：

为提升员工专业技能，适应公司业务发展需求，根据年度培训计划，拟于2024年3月至6月举办员工技能培训，现请示

一、培训背景

当前公司业务拓展对员工技能要求提高，经调研，部分员工在（如数据分析、客户沟通）方面存在短板，需系统性培训提升。

二、培训安排

培训对象：各部门业务骨干，共计50人；

培训内容：专业技能课程（占比60%）、案例分析（占比30%）、实操演练（占比10%）；

培训时间：每月集中培训2天（周末），共计12天；

培训预算：讲师费5万元、教材费1万元、场地费2万元，合计8万元（详见附件《培训预算明细表》）。

三、请示事项

恳请批准本次培训方案，并拨付培训经费8万元。

妥否，请批示。

人力资源部

2024年2月5日

关键要点

必须“一事一请”，避免多个事项混在一起；

理由要充分，数据要准确，附上必要的支撑材料；

语气谦逊，不得使用命令式表述；

主送机关唯一，不得越级请示（特殊情况除外）。

三、报告：汇报工作与反映情况的“镜子”

适用情境

适用于向上级汇报工作进展、反映问题、总结经验、答复询问等，需客观真实，重点突出。例如：年度工作报告、项目进展报告、突发事件情况报告等。

撰写步骤

确定报告类型：明确是工作报告、情况报告、总结报告还是答复报告。

规范标题格式：采用“关于+事由+的报告”，如“关于2023年度工作总结的报告”。

构建结构：

开头：概括报告核心内容（如“2023年，部门围绕目标，完成工作，现将情况报告如下”）；

主体：分模块详细说明（如工作成果、存在问题、下一步计划，用数据