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企业部门沟通协调会议管理模板
一、适用情形
新产品开发中涉及研发、市场、生产部门的协同需求；
年度预算执行中各部门资源分配争议的协调；
跨部门项目进度滞后时的责任厘清与任务重分配；
企业流程优化涉及多部门权责调整的讨论等。
二、会议筹备阶段操作流程
明确会议核心目标
召集部门（或发起人）需提前梳理需协调的具体问题，明确会议要达成的结果（如：确定方案、明确责任、分配资源等），避免“为开会而开会”。
示例：“本次会议需解决研发部与生产部在新产品试产中的工序衔接问题，明确试产时间节点及各自交付标准。”
确定参会人员及角色
必邀人员：直接涉及问题的部门负责人（如研发经理、生产经理）、核心执行人（如项目负责人工）、决策层（如分管副总总）；
可选人员：支持部门（如行政部、财务部）代表、问题相关业务骨干；
避免无关人员参会，保证会议效率。
准备会议材料
发起部门需提前收集与议题相关的背景资料、数据支撑、现有方案等，整理成《会议议题包》（含问题清单、各部门初步意见、争议焦点等），至少提前1个工作日发送给参会人员。
示例材料：《新产品试产进度对比表》《研发部工序设计方案》《生产部产能评估报告》。
发送正式会议通知
通过企业OA/邮件系统发送通知，内容需包含：
会议主题（明确核心议题，如“新产品试产工序衔接协调会”）；
时间（具体到上/下午:，建议时长不超过90分钟）；
地点（会议室名称/线上会议）；
参会人员（列出部门及姓名，标注“必邀/可选”）；
议程及时间分配（如：15:00-15:10开场与目标说明，15:10-15:40各部门意见陈述，15:40-16:00协商决议，16:00-16:10总结分工）；
会前准备要求（如“请各部门携带书面意见及数据材料”）。
三、会议执行阶段操作流程
会议签到与开场（5分钟内）
主持人（通常为召集部门负责人或指定人员*经理）提前10分钟到场，检查设备（投影、麦克风、会议系统）；
参会人员签到（可使用纸质签到表或线上签到工具），主持人宣布会议开始，重申会议目标、议程及时间纪律（如“每人发言不超过5分钟，聚焦解决方案”）。
议题讨论与聚焦（核心环节）
按议程顺序逐项讨论，主持人引导发言顺序：先由问题直接关联部门陈述现状与诉求（如研发部说明工序设计难点，生产部提出产能限制），再由其他部门补充意见；
控制讨论节奏，避免偏离主题或陷入细节争论，对争议点及时记录（如“争议点：工序A是否需调整，研发部坚持原方案，生产部建议简化”）；
鼓励“对事不对人”，引导部门从“如何解决问题”出发而非推诿责任。
达成共识与明确分工（15-20分钟）
针对每个议题，主持人汇总各方意见，推动形成初步决议（如：“决议：工序A由研发部在3日内优化简化方案，生产部同步调整试产排期”）；
明确每项决议的“责任部门/责任人”“具体任务”“完成时间”，现场确认无异议后记录在《会议决议清单》中。
总结与闭环（5分钟）
主持人总结会议成果（已达成决议、待跟进任务），明确“会后24小时内发送会议纪要”，并提醒“责任人按时反馈进度，下次会议同步任务完成情况”。
四、会议后跟进阶段操作流程
整理并分发会议纪要
主持人或指定记录员（如秘书*助理）在会后24小时内整理纪要，内容需包含：
会议基本信息（主题、时间、地点、参会人、缺席人员及原因）；
各议题讨论要点（简明扼要，避免口语化）；
决议事项及任务分配（表格化呈现，见“会议记录模板”）；
后续安排（下次会议时间/节点、材料提交要求等）。
纪需经主持人审核后，通过邮件发送给所有参会人员及相关部门负责人抄送上级领导。
跟踪任务执行进度
责任人需按照纪要要求推进任务，并在关键节点（如“3日内提交优化方案”）前1天提醒发起人；
召集部门建立《任务跟踪表》（含任务名称、责任人、截止时间、当前进度、存在问题），每周更新1次，对滞后任务及时协调解决。
召开复盘会议（必要时）
若任务周期较长（超过1周）或执行中遇阻，可召开简短复盘会，重点分析“未完成任务原因”“需协调的资源”，必要时调整方案。
五、会议记录模板
表1：会议通知表
项目
内容
会议主题
新产品试产工序衔接协调会
会议时间
2023年10月20日15:00-16:10
会议地点
总部3楼第一会议室（线上：企业会议系统-会议室A）
参会人员（必邀）
研发部：张经理、李工；生产部：王主管、赵工；分管副总：刘总
参会人员（可选）
行政部：孙秘书（负责会议记录）
议程及时间分配
15:00-15:10开场与目标说明（刘总）；15:10-15:40各部门意见陈述（研发部/生产部）；15:40-16:00协商决议（全体）；16:00-16:10总结分工（刘总）
会前准备
研发部提交《工序设计方案说明》；生产部提交《试产产能评估表》
联系人
孙秘书，分机号：
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