公司财务报销审批流程规范.docVIP

公司财务报销审批流程通用规范

一、适用范围与情境

本规范适用于公司全体员工在开展业务活动过程中产生的各类费用报销管理，涵盖但不限于以下情境：

日常办公费用（如办公用品、通讯费、交通费等）；

因公出差费用（如交通、住宿、餐饮、市内交通等）；

业务招待费用（如客户接待、商务洽谈等合理支出）；

项目专项费用（如调研、采购、会议等与项目直接相关的支出）；

其他经公司认可的业务性费用。

本流程旨在保证费用支出的合理性、合规性，同时提升报销效率，保障财务工作有序开展。

二、操作流程详解

第一步：费用发生与凭证收集

费用发生：员工因公开展业务时，应优先选择公司合作供应商或符合标准的消费渠道，保证费用与业务直接相关。

凭证获取：费用发生后，需及时取得合法、有效的费用凭证（如票据、收据、电子支付记录等），凭证上需明确注明消费日期、事项、金额、商家名称等信息，保证信息真实、完整，避免涂改或缺失。

第二步：报销单填写与附件整理

填写报销单：通过公司财务系统或指定模板填写《费用报销单》，需准确填写以下信息：

申请人姓名、所属部门、联系方式；

报销日期、费用所属期间、费用事由（需简明扼要与业务对应）；

费用明细（按类别分项填写，如“交通费”需注明出行日期、路线、交通工具等）；

金额合计（大小写一致，精确到元）。

附件整理：将费用凭证按类别顺序粘贴在《费用报销单》背面，或在系统中电子附件，保证凭证与报销单明细一一对应，附件需清晰可辨，避免折叠或覆盖关键信息。

第三步：部门初审

提交审核：申请人将填写完整的《费用报销单》及附件提交至部门负责人*处，同步说明费用背景及业务必要性。

部门审核：部门负责人*需对以下内容进行审核：

费用是否与部门业务计划及预算匹配；

报销单填写是否规范，附件是否齐全；

费用支出是否合理（如差旅天数、招待标准是否符合公司规定）。

审核通过后，部门负责人*在“部门审核”栏签字确认；若不符合要求，需注明退回理由并反馈给申请人修改。

第四步：财务复核

接收材料：财务部门*收到经部门负责人签字的报销单及附件后，进行形式与实质复核。

复核内容：

报销单填写是否完整，金额计算是否准确；

费用凭证是否合法（如票据抬头、印章、日期等是否符合财务要求）；

费用类别划分是否正确，是否符合公司报销标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准等）；

预算使用情况：若涉及项目预算，需确认费用是否在预算额度内，超预算部分是否已履行特殊审批流程。

复核通过后，财务审核人*在“财务复核”栏签字；若发觉问题，注明复核意见并退回申请人或部门补充材料。

第五步：领导审批

根据费用金额及类型，按以下权限分级审批：

常规费用（如办公费、交通费等）：单笔金额≤5000元，由分管业务领导审批；单笔金额＞5000元，需经总经理审批。

特殊费用（如大额采购、业务招待费等）：无论金额大小，均需提前提交《特殊费用申请表》，经总经理*审批后方可执行，报销时需附审批表。

审批人需对费用的必要性、合规性进行最终把关，审批通过后在“领导审批”栏签字。

第六步：出纳付款

核对信息：出纳*收到经完整审批的报销单后，核对审批流程是否完备、金额与凭证是否一致。

办理付款：通过银行转账或现金方式向申请人支付报销款项，转账时需确认申请人提供的收款账户信息准确无误（姓名、开户行、账号等）。

标记完成：付款后，出纳在“出纳付款”栏签字，并在财务系统中标记报销流程已完成，同时将报销单据按月整理归档。

第七步：报销归档

财务部门*每月将已完成付款的报销单据（含电子附件）按部门分类、编号，存入财务档案库，保存期限不少于5年，以备后续查阅或审计。

三、标准报销单模板

公司费用报销单

基本信息

报销日期

年月日

申请人姓名

*

所属部门

联系方式

费用所属期间

年月日至年月日

费用明细

序号

费用类别

事项说明

金额（元）

1

交通费

北京-上海出差

1200.00

2

住宿费

上海酒店3晚

1800.00

3

餐饮费

差期间餐费

600.00

4

市内交通费

地铁、打车

200.00

金额合计

人民币（大写）：叁仟捌佰元整

（小写）

3800.00

审批意见

部门审核

经办人签字：*

部门负责人签字：*

日期：年月日

财务复核

复核人签字：*

日期：年月日

领导审批

分管领导签字：*

日期：年月日

出纳付款

出纳签字：*

日期：年月日

备注

如有特殊情况，在此说明：

四、关键注意事项

报销时限要求：费用应在发生后15个工作日内提交报销，逾期未报需经部门负责人及财务部门书面说明原因，特殊情况最长不超过30天。

凭证合规性：费用凭证需真实、有效，禁止伪造、变造或使用过期凭证；电子凭证需保证来源正规（如官方平台、合作商家系统），截图需完整显示交易信息（含商家、金额、时间）。

预算控制原则：所