采购订单及供应商管理清单.docVIP

采购订单及供应商管理清单工具指南

一、适用场景与价值

本工具适用于企业采购全流程管理，覆盖从供应商引入到订单交付、绩效评估的闭环操作。具体场景包括：新供应商合作前的资质审核与筛选、常规采购订单的标准化创建与执行、多供应商比价议价决策、采购物资的质量与交付验收、供应商合作周期的动态绩效评估等。通过系统化管理，可规范采购行为、降低运营风险、提升供应商合作效率，保证采购活动合规、透明、可控。

二、标准化操作流程

1.采购需求发起与确认

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）

步骤说明：

（1）需求部门根据业务需求（如生产备料、办公用品补充），填写《采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、质量要求、期望交付日期及预算上限。

（2）需求部门负责人*对申请表进行初审，保证需求合理、信息完整后提交至采购部。

（3）采购部对接需求部门负责人*，确认需求的紧急性、技术参数及特殊要求，避免后续采购偏差。

2.供应商选择与资质审核

操作主体：采购部、质检部、法务部（如需）

步骤说明：

（1）采购部根据需求类型（如标准化物资、定制化产品），从《合格供应商名录》中筛选候选供应商，或通过公开渠道（如行业展会、第三方平台）寻找新供应商。

（2）对候选供应商进行资质审核：查验营业执照、生产许可证、相关认证（如ISO9001）、过往合作案例（至少3份）、质量检测报告等关键文件，保证其具备合法经营能力和履约资质。

（3）对通过资质审核的供应商，由采购部组织技术部门、质检部门共同进行现场考察（如涉及大宗采购或关键物资），评估其生产规模、工艺水平、品控能力及供货稳定性。

（4）考察合格后，将供应商信息录入《供应商基本信息表》，纳入《合格供应商名录》动态管理。

3.采购订单创建与审批

操作主体：采购专员、采购经理*、财务部

步骤说明：

（1）采购专员根据确认的需求和供应商信息，在系统中创建《采购订单》，明确订单编号、供应商全称、物资名称/规格型号、数量、单价（含税/不含税）、总金额、交货地点、交付日期、付款方式（如账期、预付款比例）、质量验收标准及违约责任等条款。

（2）采购经理*对订单内容进行复核，重点核查价格合理性（对比历史采购价、市场价）、交货周期是否满足需求、合同条款是否合规。

（3）财务部对订单金额、付款方式与预算匹配性进行审核，保证资金安排合理。

（4）审批通过后，采购部将《采购订单》加盖公司公章，扫描件发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回传），确认后订单正式生效。

4.订单执行与交付跟踪

操作主体：采购专员、仓库管理员*、需求部门

步骤说明：

（1）供应商确认订单后，采购专员建立《订单跟踪表》，记录订单状态（待生产/已发货/部分交付/已完成）、物流单号、预计/实际交付日期等信息，每周更新进度并同步至需求部门。

（2）交付前1-2天，采购专员联系供应商确认物流细节（如运输方式、车牌号、联系人），保证物资按时送达指定地点。

（3）物资送达后，仓库管理员*核对送货单与订单信息（名称、数量、外包装完整性），确认无误后签收；若发觉数量不符或外观损坏，需当场拍照记录并通知采购专员协调处理。

5.质量验收与入库

操作主体：质检部门、仓库管理员、需求部门

步骤说明：

（1）对需质检的物资（如原材料、关键设备），由质检部门*依据《采购订单》约定的质量标准（如国标、行标、技术协议）进行抽样或全检，出具《质量验收报告》。

（2）验收合格：仓库管理员*根据《质量验收报告》办理入库手续，《入库单》，同步更新库存系统，并将验收结果反馈至采购专员。

（3）验收不合格：质检部门*填写《不合格品处理单》，明确不合格项（如尺寸偏差、功能不达标），采购专员及时与供应商沟通，协商处理方案（如换货、退货、降价），并跟踪供应商整改结果，直至物资符合要求。

6.付款结算与供应商评估

操作主体：财务部、采购部、需求部门

步骤说明：

（1）采购专员收集《采购订单》《入库单》《质量验收报告》《发票》等单据，提交财务部审核。

（2）财务部核对单据一致性（订单号、金额、数量）及发票合规性，确认无误后按合同约定安排付款（如账期到期后10个工作日内支付）。

（3）每季度/年度，采购部组织需求部门、质检部门对合作供应商进行绩效评估，从“质量合格率、交付准时率、问题响应速度、价格竞争力、配合度”等维度打分，填写《供应商绩效评估表》，得分低于60分的供应商暂停合作，得分80分以上的供应商优先纳入长期合作名录。

三、核心模板清单

1.供应商基本信息表

序号

供应商名称

统一社会信用代码

注册地址

联系人

联系方式

主营产品/服务

资质证书（编号）

合作起始日期

备注

1

*供应商A

*

省市*区

*经理

*（虚拟）

电子元器件

ISO9001:*

2023-01-15

年度框架协