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企业标准化合同模板库使用指南

一、适用场景与价值体现

企业标准化合同模板库旨在通过统一、规范的合同文本，解决传统合同管理中效率低、风险高、标准不一的问题，适用于以下场景：

（一）内部管理场景

法务审核：法务部门可基于模板库快速审核合同条款，减少重复沟通，提升审核效率；

业务签约：业务部门（如销售、采购、人力资源）无需从零拟定合同，直接调用适配模板，缩短签约周期；

财务归档：标准化合同格式统一，便于财务部门快速提取关键信息（如金额、付款节点、税务条款），优化归档流程。

（二）外部业务场景

客户合作：与客户签订销售合同、服务合同时使用标准化模板保证核心条款（如交付标准、违约责任）合规，降低合作风险；

供应商管理：与供应商签订采购合同、外包合同时通过模板统一质量要求、验收流程，保障供应链稳定性；

项目实施：针对研发、咨询等类项目，使用项目专项模板明确双方权责，避免因条款模糊引发争议。

二、标准化合同模板库操作流程

步骤一：需求识别与提报

操作主体：业务部门/需求发起人

动作要点：

明确合同类型（如《产品销售合同》《技术服务合同》《保密协议》等）、合作方信息（名称、主体资格等）及核心业务需求（如标的物、服务周期、金额范围）；

填写《合同需求提报表》（见附件1），注明“合同类型”“预计签署时间”“特殊条款需求”等信息，提交至法务部门预审。

输出成果：《合同需求提报表》（经需求部门负责人签字确认）。

步骤二：模板检索与筛选

操作主体：法务部门/模板管理员

动作要点：

登录企业合同管理系统（或模板库共享文件夹），根据“合同类型”“业务场景”（如“常规采购”“定制化服务”）筛选适配模板；

对比模板库中现有模板与需求提报表，若存在100%匹配模板，直接进入步骤三；若存在部分条款需调整，记录调整需求；若无匹配模板，启动模板定制流程（由法务部门牵头，业务部门配合）。

输出成果：《适配模板清单》（含模板名称、版本号、调整建议）。

步骤三：内容定制与填写

操作主体：业务部门/需求发起人（主导），法务部门（协助）

动作要点：

选定模板，根据《合同需求提报表》填写核心信息：

主体信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（需核对营业执照原件，保证信息准确）；

标的条款：产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准（需引用国家标准/行业标准或双方约定标准）；

权利义务：交付/验收时间、付款方式（如“分期支付”需明确各期比例及节点）、售后服务内容；

违约责任：明确违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式（不超过实际损失的30%）；

对需调整的条款，在模板“备注栏”标注修改原因及修改后内容，提交法务部门审核。

输出成果：《合同草案（定制版）》（含填写内容及修改备注）。

步骤四：合规审核与确认

操作主体：法务部门（主审），财务部门（会审金额条款），业务部门负责人（终审）

动作要点：

法务审核：重点核查条款合法性（如是否违反《民法典》《反不正当竞争法》等）、逻辑一致性（如权利义务对等）、风险点（如知识产权归属、争议解决方式）；

财务会审：审核金额条款、付款节点、税费承担方式是否符合企业财务制度；

业务终审：业务部门负责人确认合同内容与业务需求一致，无重大遗漏；

审核通过后，各审核人在《合同审核意见表》（见附件2）签字确认；若需修改，退回业务部门调整后重新提交审核。

输出成果：《合同审核意见表》（含各环节审核意见及最终结论）。

步骤五：用印签署与归档

操作主体：行政部（用印管理），业务部门/法务部门（归档）

动作要点：

业务部门持《合同草案（定制版）》《合同审核意见表》至行政部申请用印，用印前需核对合同文本与审核版本一致，保证“骑缝章”“公章”加盖规范；

双方签署完成后，业务部门在3个工作日内将合同正本（一式两份及以上）扫描存档至企业合同管理系统，同步提交纸质版至档案室归档；

档案室对合同进行编号（规则：合同类型-年份-序号，如“销-2024-001”），建立《合同台账》（见附件3）记录合同基本信息及归档状态。

输出成果：已签署合同正本、电子档案、《合同台账》。

三、常用模板表格示例

附件1：合同需求提报表

提报部门

提报人

联系方式

提报日期

合同类型

□销售合同□采购合同□服务合同□保密协议□其他：______

合作方名称

合作方类型

□客户□供应商□服务商□其他：______

核心业务内容

（简述标的物/服务、金额范围、周期等）

特殊条款需求

（如“需增加知识产权条款”“付款方式为3-6-1”等）

部门负责人签字

附件2：合同审核意见表

合同名称

合同编号

版本号

审核日期

审核环节

□法务审核□财务会审□业务终审

审核人

*某某

审核意见

（可勾选：□通过□需修改，修改意见：_________）

备注

附件3：