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技术文档编写及归档规范模板

一、总则

（一）目的

为规范技术文档的编写格式、内容质量及归档管理，保证文档的系统性、可读性和可追溯性，支撑项目全生命周期管理及知识沉淀，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司内部所有技术相关文档的编写与归档，包括但不限于：

项目开发类：需求规格说明书、系统设计文档、测试报告、部署手册、用户手册等；

系统运维类：运维手册、故障处理记录、系统配置文档、功能优化报告等；

技术管理类：技术方案评审记录、技术标准规范、培训材料、技术总结报告等；

其他类：第三方技术对接文档、工具使用指南、技术研究报告等。

二、技术文档编写规范

（一）编写流程

技术文档编写需遵循“需求明确→结构规划→内容撰写→审核修订→发布确认”的标准化流程，保证各环节可控、输出质量达标。

步骤

操作说明

责任主体

1.需求明确

明确文档编写目标（如指导开发、规范操作、沉淀知识）、受众（开发人员、运维人员、终端用户等）及核心内容范围，避免内容偏离需求。

文档编写发起人、项目负责人

2.结构规划

根据文档类型设计保证逻辑清晰。例如：-需求规格说明书：引言、总体需求、详细需求、非功能需求、附录等；-用户手册：概述、安装配置、功能使用、常见问题等。

文档编写人

3.内容撰写

依据结构框架填充内容，遵循“准确性、完整性、简洁性”原则，使用专业术语，避免口语化表达；图表需编号并配标题，数据需注明来源。

文档编写人

4.审核修订

组织技术专家（如*工）、项目负责人、相关业务方对文档进行评审，重点审核内容准确性、完整性、可操作性及格式规范性，根据反馈修订并记录修改痕迹。

编写人、审核人（*工等）

5.发布确认

审核通过后，由项目负责人确认文档版本，发布至指定存储平台（如文档管理系统、项目知识库），并同步更新文档状态（如“已发布”“已修订”）。

项目负责人、运维人员

（二）内容要求

通用结构

所有技术文档需包含以下核心要素（可根据文档类型调整）：

文档基本信息：文档编号、标题、版本号、编写人、审核人、发布日期、修订记录；

引言/概述：说明文档目的、背景、适用范围及术语定义；

主体内容：分章节阐述核心信息，层级清晰（如“章→节→条→款”）；

附录：补充说明（如缩略词表、配置参数表、参考资料）；

版本历史：记录各版本修订内容、修订人、修订日期。

专项要求

需求规格说明书：需明确功能性需求（用例描述、业务规则）和非功能性需求（功能、安全、兼容性）；

系统设计文档：需包含架构图、模块划分、接口定义、数据库设计等关键信息；

测试报告：需包含测试环境、测试用例、测试结果、缺陷分析及改进建议；

用户手册：需提供图文结合的操作指引，步骤清晰，常见问题解答实用。

（三）格式规范

文档排版

字体：用宋体五号，标题用黑体（一级标题三号、二级标题四号、三级标题五号）；

行间距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行；

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm，页码居中。

图表与公式

图表需按章节编号（如图1-1、表2-3），标题置于图表上方；

公式需编号（如(3-1)），右对齐，注明变量含义。

术语与符号

全文术语统一，首次出现时标注英文全称及缩写（如“应用程序接口（API，ApplicationProgrammingInterface）”）；

符号使用需符合国家标准，避免歧义。

三、技术文档归档管理

（一）归档范围

以下文档需纳入归档管理（含电子版及纸质版，以电子版为主）：

项目全生命周期文档（从需求调研到验收交付）；

系统运维过程中产生的文档（如变更记录、故障处理报告）；

技术标准、规范及培训材料；

已完成或终止项目的文档（含历史版本）。

（二）归档流程

步骤

操作说明

责任主体

1.文档收集

文档编写人/项目负责人在文档发布后3个工作日内，将最终版文档（含修订记录）提交至指定归档系统（如Confluence、SharePoint），保证文档完整、版本最新。

编写人、项目负责人

2.分类整理

按文档类型（项目类、运维类、管理类）、项目名称、文档编号进行分类存储，建立清晰的目录结构（如“项目/需求文档/需求规格说明书_V1.2”）。

归档管理员

3.审核入库

归档管理员检查文档完整性、格式规范性及分类准确性，审核通过后标记“已归档”状态；不通过的文档退回编写人修订。

归档管理员、项目负责人

4.定期备份

电子文档每月进行异地备份，纸质文档每季度扫描存档，保证数据安全。

运维人员、归档管理员

（三）归档要求

存储规范

电子文档存储路径：/技术文档/【文档类型】/【项目/部门名称】/【文档名称】_V【版本号】；

纸质文档需存放在防潮、防火档案柜中，标注清晰分类标签。

版本控制

文档修订时需更新版本号（如V1.0→V1.1