沟通会议记录及执行计划模板.docVIP

适用场景说明

模板使用流程详解

一、会前准备阶段

明确会议目标与议题

会议组织者需提前梳理会议核心目标（如“确定项目Q3执行方案”“解决部门协作卡点”），并列出具体议题清单，保证会议聚焦重点。

通知参会人员

提前1-2个工作日通过内部沟通工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议题及需提前准备的资料（如项目进度表、数据报告等）。

准备会议材料

根据议题内容整理背景资料、数据图表等，并提前分发给参会人员，保证各方对讨论内容有基础知晓。

二、会中记录阶段

记录会议基本信息

在模板表单中准确填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含请假人员）及缺席原因。

逐项记录讨论要点

按照会议议程顺序，记录每个议题的讨论过程，重点关注不同观点的碰撞、关键数据及分析结论（避免记录口语化表达，提炼核心信息）。

明确决议事项与执行计划

对每个议题的结论性意见（即“决议事项”）进行清晰记录，并同步确定执行计划，包括：具体任务内容、负责人、协作人（若有）、计划完成时间、所需资源支持及验收标准。

三、会后整理与分发

完善会议记录

会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议内容及录音（如有）补充完善记录，保证决议事项、执行计划等信息准确无误，避免歧义。

审核与分发

经主持人审核确认后，将会议记录及执行计划通过内部邮件或沟通工具分发给所有参会人员及相关协作部门，抄送上级领导（如需）。

四、执行跟踪与反馈

任务执行跟进

各负责人需按照执行计划推进任务，并在计划完成时间前1天同步进度至会议记录群或指定对接人；若遇延期或需调整计划，需提前说明原因并提出解决方案。

阶段性复盘

在下次会议中对上期执行计划的完成情况进行回顾，标注已完成任务（注明实际完成时间）、未完成任务（说明原因及后续计划），形成闭环管理。

会议记录及执行计划模板表单

会议基本信息

会议名称

例：项目Q3执行方案研讨会

日期

YYYY年MM月DD日

时间

HH:MM-HH:MM

地点/线上会议

例：3楼会议室A/企业会议号X

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、（共X人）

缺席人员及原因

例：*（因出差）

会议议程与讨论记录

序号

议题名称

1

项目Q3目标拆解

2

跨部门协作流程优化

执行计划

序号

任务内容

1

完成Q3技术开发方案

2

组建需求对接群并明确接口人

备注/待办事项

1.下次会议前需收集用户调研数据（负责人：*）；2.技术部需补充开发风险评估报告

附件清单

1.Q2项目进度表；2.用户调研初步数据报告

使用注意事项与建议

记录客观准确：避免主观臆断或情绪化表述，重点记录“谁、什么事、何时完成、如何验收”等核心要素，保证可追溯性。

任务明确具体：执行计划中的任务内容需避免模糊表述（如“推进工作”），应拆解为可量化、可检查的具体动作（如“完成文档初稿并提交评审”）。

及时性与闭环：会议记录需在24小时内初稿、48小时内定稿分发；执行计划需明确跟踪节点，对未完成任务必须说明原因，避免“议而不决、决而不行”。

版本管理：重要会议记录建议标注版本号（如V1.0、V2.0），修改时需注明修改内容及修改人，保证信息同步一致性。

权限控制：涉及敏感信息（如未公开战略、人员调整等）的会议记录，需限定分发范围，遵守公司信息安全规定。