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供应商信息管理标准化文档

一、适用范围与典型应用场景

本标准化文档适用于企业采购部门、供应商管理团队及相关业务单元，旨在规范供应商信息的全生命周期管理。典型应用场景包括：新供应商准入时的基础信息采集、现有供应商资质文件更新、年度合作评估前的信息核对、跨部门供应商信息共享调用、审计或合规检查时的档案调取等。通过标准化管理，保证供应商信息的准确性、完整性和时效性，为采购决策、风险管控及合作优化提供数据支撑。

二、供应商信息管理全流程操作指南

（一）需求发起与信息收集

需求发起

当业务部门需新增供应商或更新现有供应商信息时，由需求发起人（如采购专员*）填写《供应商信息需求表》，明确信息变更类型（新增/更新）、变更内容及紧急程度。

信息收集

新增供应商：向供应商索取《供应商信息登记表》（见第三部分模板），附营业执照、资质证书（如ISO体系认证、行业许可等）、法人证件号码明、开户行信息等扫描件。

信息更新：向供应商发送《信息更新通知函》，注明需更新的字段（如联系人、银行账户、资质有效期等），要求供应商在3个工作日内反馈最新材料。

（二）信息审核与验证

初审

采购专员*收集材料后，1个工作日内完成初步审核，检查信息完整性（必填项是否齐全）、格式规范性（扫描件是否清晰、无遮挡）及材料有效性（营业执照是否在有效期内）。

复审

初审通过后，将材料提交至采购经理*YY进行复审，重点审核资质文件的合规性（如行业资质是否符合采购产品要求）、信息逻辑一致性（如联系人手机号与营业执照地址是否匹配）。

跨部门验证

对涉及财务、法务等关键信息的字段（如银行账户、纳税信用等级），由财务专员ZZ、法务专员WW分别进行验证，保证与供应商实际状态一致。

（三）系统录入与档案建立

系统录入

审核通过后，由采购专员*在企业ERP或供应商管理系统中录入信息，保证录入内容与纸质材料完全一致，关键字段（如统一社会信用代码、银行账户）需二次核对。

档案编号

系统唯一档案编号（格式：GY-年份-流水号，如GY-2024-001），将纸质材料按编号分类存入供应商档案柜，同步建立电子档案库（命名规则同档案编号），扫描件需为PDF格式，清晰可辨。

（四）动态维护与定期评估

动态更新提醒

系统自动监控资质文件有效期（如营业执照、认证证书），到期前60天发送更新提醒至采购专员*及对应供应商，逾期未更新则暂停合作资格。

年度信息复核

每年12月，由采购经理*YY牵头组织供应商信息年度复核，向所有合作供应商发送《信息确认函》，核对基本信息、联系人、资质状态等，反馈率需达100%，未反馈供应商需电话跟进并记录原因。

（五）信息归档与调用

归档管理

供应商档案分为“在库档案”和“历史档案”，终止合作的供应商移至“历史档案”，保存期限不少于5年；关键信息变更（如法人、银行账户）需在变更后24小时内完成档案更新。

信息调用

内部部门因业务需要调用供应商信息时，需填写《信息调用申请表》，经部门负责人审批后，由采购专员*提供复印件或系统查询权限，原件不予外借，调用记录需留存备查。

三、标准化供应商信息登记表模板

供应商基本信息登记表

字段分类

登记内容

备注

供应商基本信息

供应商名称（与营业执照一致）

统一社会信用代码

注册地址

经营范围

成立日期

注册资本（万元）

资质文件信息

营业执照扫描件（加盖公章）

需在有效期内

行业资质证书（如医疗器械经营许可证、食品生产许可证等）

按行业要求提供，注明有效期

ISO质量管理体系认证（如有）

提供证书编号及有效期

纳税信用等级（A/B/C级）

由供应商自行提供，可验证

联系人信息

主要联系人姓名

职务

联系方式

需为常用联系方式

电子邮箱

银行账户信息

开户银行名称

银行账号

需与合同账户一致

账户性质（对公/对私）

仅限对公账户

合作历史信息

合作起始时间

首次合作时填写

合作产品/服务范围

年度合作金额（万元）

上一年度数据

信息更新记录

最近更新日期

更新内容说明

如“联系人更换：→”

附件清单（需提交扫描件）

营业营业执照复印件（加盖公章）

法定代表人证件号码明复印件（加盖公章）

授权委托书（如非法定代表人办理，需提供）

行业相关资质证书复印件（加盖公章）

近6个月纳税证明（可选，用于信用评估）

四、关键注意事项与风险防控

（一）信息准确性管控

供应商名称、统一社会信用代码、银行账户等关键信息严禁虚构或涂改，发觉虚假信息一律终止合作并纳入黑名单。

联系人手机号、邮箱需为常用有效方式，保证紧急情况下能及时沟通，信息变更后供应商需在2个工作日内书面通知企业。

（二）资质文件合规性

资质文件需在有效期内，临近到期前30天未完成更新的，暂停新订单下达，直至更新合格。

行业特殊资质（如安全生产许可证、环保认证等）需与采购产品严格对应，不得超范围经营。

（三）保密