销售合同管理工具模板规范合同签订与执行.docVIP

销售合同管理工具模板规范：合同签订与执行全流程指引

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于企业销售部门、法务部门及项目团队对销售合同的全生命周期管理，覆盖从合同准备到归档的各个环节。典型应用场景包括：

新客户签约：首次合作的销售合同签订，需规范资质审核与条款约定；

续签与订单转化：基于历史合作框架下的订单类合同补充或续签；

重大项目合同：金额较大、履约周期长的销售项目，需强化执行监控与风险预警；

跨区域/部门协作：涉及多地销售团队或多部门协同的合同管理，统一流程与标准。

二、合同全流程操作指引

1.合同准备：需求明确与信息收集

步骤1.1：销售负责人*根据客户需求与公司产品/服务标准，明确合同标的（产品型号、服务内容、数量等）、核心条款（价格、交付周期、付款方式等），并填写《销售合同需求申请表》（见模板1）。

步骤1.2：收集客户主体资质材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台核查客户信用状况，保证合作方具备履约能力。

步骤1.3：法务专员*审核客户资质与合同初步条款，重点排查法律风险（如知识产权归属、违约责任、争议解决方式等），形成《资质审核报告》与《条款修订建议》。

2.合同起草：模板调用与条款填充

步骤2.1：根据合同类型（如购销合同、服务合同）选择对应的《销售合同标准模板》（见模板2），调用模板中预设的通用条款（如保密条款、不可抗力等）。

步骤2.2：基于《销售合同需求申请表》与《条款修订建议》，填充合同核心要素：

合同双方信息（名称、地址、联系方式、开户银行及账号）；

标的物详情（名称、规格、型号、数量、质量标准）；

价格与支付条款（单价、总价、币种、支付节点、账户信息）；

履约条款（交付时间、地点、方式、验收标准）；

违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）等。

步骤2.3：销售负责人*与客户就合同条款进行沟通协商，保证双方达成一致，形成《合同条款确认函》。

3.内部审批：多部门协同审核

步骤3.1：销售负责人将起草完成的合同及附件（如资质文件、技术协议）提交至部门经理审核，重点核对业务条款与客户需求的匹配度。

步骤3.2：法务专员*对合同法律条款进行合规性审核，保证符合《民法典》《公司法》等法律法规及公司内部制度，审核通过后签署《法务审核意见表》。

步骤3.3：财务部门*审核价格条款、支付方式及税务处理，确认收款账户信息准确，避免财务风险，签署《财务审核意见表》。

步骤3.4：若合同涉及金额超过审批权限，需提交至公司管理层*（如总经理）进行最终审批，审批通过后进入签订环节。

4.合同签订：用印与交付管理

步骤4.1：审批通过后，由行政专员*根据合同文本制作正式合同文本（一式两份或三份），保证文本内容与审批版本一致，无涂改、增删。

步骤4.2：法定代表人或授权代表*在合同指定位置签字、盖章，骑缝章需覆盖合同所有页；客户方需在合同上加盖公章或合同专用章，保证印章清晰可辨。

步骤4.3：签订完成后，行政专员*将合同正本交付客户（或邮寄并保留邮寄凭证），公司留存副本及电子扫描件，同步更新《合同台账》（见模板3）。

5.合同执行：履约监控与变更管理

步骤5.1：销售负责人*根据合同约定制定《合同执行计划》，明确交付、验收、收款等关键节点的时间表与责任人，同步至生产、仓储、财务等部门。

步骤5.2：履约过程中，销售团队定期跟踪客户需求变化、交付进度及款项支付情况，填写《合同执行进度跟踪表》（见模板4），若出现延迟或变更，及时启动变更流程。

步骤5.3：合同变更（如标的物调整、交付时间延期、价格修订等）需由双方协商一致，签订《合同补充协议》，并履行内部审批流程（参照步骤3），补充协议与原合同具有同等法律效力。

步骤5.4：交付完成后，由客户签署《验收确认单》，销售负责人*将验收单提交财务部门作为收款凭证；若涉及质保期，需明确质保范围及责任。

6.合同归档：电子与纸质管理

步骤6.1：合同执行完毕（含质保期结束）后，行政专员*将合同正本、附件（审批表、补充协议、验收单等）整理成册，标注合同编号与归档日期，存入公司档案室。

步骤6.2：同步将合同电子扫描件（含签字盖章页）至公司合同管理系统，设置检索关键词（如客户名称、合同编号、签订日期），保证可快速查询。

步骤6.3：定期对合同档案进行清点与备份，电子档案需加密存储，防止信息泄露或丢失，档案保管期限不低于合同履行完毕后5年。

三、核心模板工具清单

模板1：销售合同需求申请表

序号

项目

内容要求

填写人

日期

1

客户信息

客户名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式（仅限工作号）

销售代表*

YYYY-MM-DD

2

合同标的

产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准

销售代表*

YYYY-MM-DD

3

核