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工程合同管理及付款审批流程指南

在工程建设领域，合同管理与付款审批流程是确保项目顺利推进、维护各方合法权益、控制成本与风险的核心环节。一套规范、高效的管理流程，不仅能够提升项目执行效率，更能有效预防和化解潜在纠纷，保障工程质量与进度。本文将从工程合同管理的全生命周期以及付款审批的关键节点入手，详细阐述相关要点与实践方法，旨在为工程管理从业者提供具有操作性的指导。

一、工程合同管理

工程合同管理是一项系统性工作，贯穿于项目的策划、实施、竣工及后续服务的全过程。其核心目标是确保合同各方严格履行合同约定，实现项目的预期目标。

（一）合同策划与准备阶段

此阶段是合同管理的基石，直接影响后续合同的履行质量。

1.明确项目需求与目标：在合同策划前，需清晰界定项目范围、技术标准、质量要求、工期计划及各方责任。这是制定合理合同条款的前提。

2.市场调研与合作方选择：根据项目特点，对潜在的承包商、供应商进行充分的市场调研，评估其资质、业绩、技术能力、财务状况及商业信誉，选择最合适的合作方。

3.合同类型选择：依据项目性质、复杂程度、风险分担原则等因素，选择恰当的合同类型，如固定总价合同、可调总价合同、单价合同、成本加酬金合同等。不同合同类型对风险的分配和责任的界定各不相同。

4.合同文本起草与评审：优先采用行业标准合同范本，在此基础上结合项目具体情况进行修改和补充。合同文本应结构完整、条款明确、逻辑严谨。起草完成后，需组织技术、商务、法律、财务等相关部门进行内部评审，确保合同条款的合规性、完整性和可执行性，特别关注工程范围、工期、质量标准、价款支付、变更调整、违约责任、争议解决等核心条款。

（二）合同谈判与签订阶段

合同谈判是平衡各方利益、明确权利义务的关键过程。

1.谈判策略与准备：明确谈判目标和底线，收集相关市场信息和法律法规依据，组建专业的谈判团队。

2.核心条款谈判：针对合同中的核心条款，如价格、付款方式、工期、质量验收标准、违约责任等进行重点谈判。谈判过程中应坚持公平、公正、诚信原则，寻求双方利益的平衡点。

3.合同审查与签署：谈判达成一致后，应对最终合同文本进行再次审查，确保与谈判结果一致，且无法律瑕疵。合同签署应符合法定程序，确保签约主体合法有效，签字盖章规范齐全。

（三）合同履行与控制阶段

合同履行是合同管理的核心环节，需要动态跟踪与严格控制。

1.合同交底：合同签订后，应及时向项目管理团队及相关人员进行合同交底，使其全面理解合同条款，明确各自的职责和义务。

2.合同跟踪与记录：建立合同履行台账，对合同约定的各项义务的履行情况进行实时跟踪，包括工程进度、质量检验、材料供应、款项支付等，并做好详细记录，形成书面文件。

3.合同变更管理：工程建设中，因各种原因可能导致合同变更。应建立规范的变更管理流程，对变更的提出、论证、审批、确认及价款调整等进行严格控制，所有变更均需以书面形式确认。

4.索赔与反索赔管理：在合同履行过程中，若一方未能按合同约定履行义务，另一方有权提出索赔。应建立健全索赔管理机制，及时收集和保存证据，按合同约定的程序和时限提出或处理索赔。

5.争议协调与解决：合同履行过程中发生争议时，应首先尝试通过友好协商解决；协商不成的，可根据合同约定选择调解、仲裁或诉讼等方式解决。

（四）合同收尾与归档阶段

项目竣工并不意味着合同管理的结束，收尾工作同样重要。

1.工程竣工验收与结算：按照合同约定组织工程竣工验收，验收合格后及时办理工程结算。结算过程应严格依据合同条款和实际履行情况进行。

2.合同尾款支付：根据结算结果和合同约定，办理合同尾款的支付手续。

3.合同资料归档：将合同签订、履行、变更、结算、争议解决等全过程形成的所有文件资料（包括合同文本、补充协议、会议纪要、签证单、验收报告、支付凭证等）进行系统整理、编号、装订，按照档案管理规定进行归档保存，以备后续查阅和审计。

二、付款审批流程

工程款项的支付直接关系到项目资金的有效使用和各方的经济利益，必须建立规范、严谨的付款审批流程，确保付款的合规性、准确性和及时性。

（一）付款依据与条件

任何款项的支付都必须有充分的依据和满足预设条件。

1.合同约定：付款的方式、比例、时间节点、支付条件等均应严格按照合同约定执行。

2.履约证明：承包商或供应商需提供证明其已按合同约定完成相应工作的文件，如已完工程量报告、进度验收单、质量合格证明、发票、材料设备进场验收单等。

3.审批文件：经过内部规定程序审批通过的付款申请单及相关附件。

（二）付款申请与提交

1.申请发起：由承包商或供应商根据合同约定及实际履约情况，填写统一格式的付款申请表，并附上相关证明材料，提交给项目管理部门或建设单位指定的对接人。

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