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汇团扇活动流程

目录

CATALOGUE

01

活动前期准备

02

宣传推广阶段

03

活动执行管理

04

现场运营控制

05

后续收尾工作

06

总结与优化

PART

01

活动前期准备

目标明确与计划制定

明确活动的主旨，如文化推广、团队建设或公益宣传，并制定可量化的成功指标（如参与人数、互动率等）。

活动核心目标定位

细化活动筹备、宣传、执行和复盘阶段的时间节点与任务清单，确保各环节衔接紧密。

根据活动规模编制详细预算表，涵盖场地租赁、物料制作、人员费用等，预留应急资金。

分阶段执行计划

识别潜在风险（如天气、设备故障），制定备用方案以保障活动顺利进行。

风险评估与预案

01

02

04

03

预算规划与控制

资源需求确认

设计海报、邀请函、线上推文等宣传素材，确保视觉风格统一且内容清晰传达活动信息。

宣传物料设计

物资采购与物流

第三方服务对接

确认活动场地面积、布局及所需设备（如音响、投影、桌椅），提前协调租赁或采购事宜。

统计团扇制作材料（如空白扇面、颜料、工具）及其他消耗品数量，安排供应商配送或自提。

如需摄影、安保或餐饮服务，需提前签订合同并明确服务细节与交付标准。

场地与设备清单

团队分工安排

角色与职责划分

设立总负责人、宣传组、物资组、现场执行组等，明确各组任务边界及协作流程。

技能匹配与培训

根据成员专长分配任务（如设计、文案、后勤），针对关键环节（如主持、急救）开展专项培训。

沟通机制建立

确定例会频率、信息同步工具（如群聊、共享文档），确保问题实时反馈与高效解决。

应急预案演练

模拟突发场景（如人员缺席、流程延误），强化团队应急响应能力与协作默契。

PART

02

宣传推广阶段

线上线下渠道整合

结合社交媒体平台（如微信、微博、抖音）与线下社区公告栏、商场展位等，形成立体化传播矩阵，确保覆盖不同年龄层和兴趣群体。

精准投放策略

根据目标用户画像（如传统文化爱好者、手工DIY群体）定向推送广告，利用大数据分析优化投放效果，提高转化率。

KOL合作与口碑传播

邀请文化领域意见领袖或手工达人参与活动预热，通过直播、测评或教程分享扩大影响力，激发用户自发传播。

跨界联动资源

与文创品牌、书店或艺术机构合作，通过联名活动或资源置换拓展宣传边界，提升活动调性与参与度。

渠道选择与策略设计

统一活动主视觉（如LOGO、色彩、字体），确保海报、折页、易拉宝等物料风格一致，强化品牌识别度。

针对不同渠道制作差异化内容，如短视频突出制作过程趣味性，长图文详解团扇文化背景，H5页面设计互动游戏增强参与感。

若涉及国际受众，需提供中英文对照的宣传文案，避免文化隔阂，同时确保翻译准确性与本地化表达。

选择环保纸张或可回收材料印制宣传品，兼顾美观性与可持续性，体现活动社会责任理念。

宣传材料制作

视觉设计标准化

内容分层输出

多语言版本适配

物料质量控制

推广时间节点控制

提前发布悬念海报或倒计时海报，逐步释放活动亮点（如大师工坊、限量款团扇），制造期待感并引导用户预约报名。

预热期蓄势

活动结束后整理精彩片段（如用户作品集、幕后花絮），通过二次传播延长热度，并为后续活动积累粉丝基础。

长尾期持续发酵

在活动前集中投放广告资源，结合热点事件（如传统节日）策划话题营销，通过热搜、弹窗推送等方式提升短期曝光量。

爆发期集中曝光

01

03

02

预留备用推广档期以应对突发情况（如天气影响线下活动），确保宣传节奏不受干扰，灵活调整执行计划。

应急方案备选

04

PART

03

活动执行管理

场地布置检查

设施设备确认

全面检查活动场地内的桌椅、音响、投影仪等设备是否齐全且功能正常，确保活动顺利进行。

安全通道标识

明确标注安全出口和应急通道，确保消防设施完好，符合安全规范要求。

装饰与氛围营造

根据活动主题布置背景板、横幅、灯光等装饰元素，营造符合活动调性的现场氛围。

物资摆放与分区

合理规划签到区、展示区、互动区等功能分区，确保物资摆放有序且便于参与者使用。

严格把控每个环节的起始和结束时间，避免因延误导致后续流程压缩或混乱。

环节衔接管理

流程时间表监控

实时跟进主持人、嘉宾、工作人员等关键角色的到位情况，确保各环节人员配合无缝。

人员协调与调度

针对可能出现的流程延迟或突发状况，提前制定备用方案并快速响应调整。

应急预案启动

通过现场观察或即时问卷，了解参与者对流程节奏的满意度，动态优化时间安排。

参与者反馈收集

参与者引导方案

活动规则讲解

通过口头说明或图文手册，向参与者详细解释活动规则、互动方式及注意事项。

特殊需求支持

针对老年人、儿童或残障人士等特殊群体，提供个性化引导服务，确保其参与体验无障碍。

签到与分组指引

设置清晰的签到流程标识，配备工作人员引导参与者快速完成签到并进入对应分组区域。

动线