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合同管理模板及风险提示清单

适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同管理工作，覆盖采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同、合作协议等多种类型。无论是日常业务合作、项目实施，还是长期战略合作，均可通过标准化流程实现合同全生命周期管理，降低法律风险，保障交易安全。特别适用于法务部门、行政部门、业务部门协同开展合同起草、审核、签署、履行及归档工作，也可作为企业内部合同管理制度的配套工具。

合同管理全流程操作指引

第一步：需求确认与合同类型匹配

明确合作目的：梳理交易背景（如采购货物、接受服务、技术开发等），确定合同核心权利义务（如交付标准、付款方式、违约责任等）。

选择合同类型：根据交易性质选择标准合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），或基于模板定制特殊条款（如涉及知识产权、保密事项等需补充专项条款）。

收基础信息：获取合作方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、交易标的详情（名称、规格、数量、价格等）、履行期限及地点等关键信息。

第二步：合同起草与内容审核

起草要点：

主体信息：填写甲方（采购方/委托方）、乙方（供应方/服务方）全称、地址、联系人、联系方式，保证与营业执照一致。

核心条款：明确合同标的（具体描述标的物或服务内容）、数量与质量（可附技术参数、验收标准）、价款与支付方式（含税价、支付账户、分期付款节点等）、履行期限（起止时间、交付/服务完成节点）、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围等）、争议解决方式（仲裁或诉讼管辖法院）。

附件补充：技术协议、验收标准、保密协议等作为附件，与具有同等法律效力。

审核流程：

业务部门初审：核对交易内容与业务需求一致性，检查价格、数量、履行期限等业务条款合理性。

法务/合规部门审核：重点审查条款合法性（如是否符合《民法典》等法律法规）、权责对等性（如乙方违约责任是否覆盖甲方主要风险）、表述明确性（避免“大概”“尽快”等模糊词汇）。

财务部门审核：确认付款方式与公司财务制度匹配，检查发票类型（如增值税专用发票）、税费承担等条款。

修订反馈：审核部门提出修改意见，起草部门逐项修订并反馈，直至所有部门无异议。

第三步：合同谈判与修订记录

谈判准备：由业务部门牵头，法务、财务人员参与，明确谈判底线（如价格浮动范围、违约金上限）及可让步空间。

谈判过程：记录双方争议点及协商结果（如通过《合同谈判记录表》记录原条款、修订后条款、修订原因、双方代表签字）。

最终确认：谈判达成一致后，形成最终版合同文本，由双方授权代表签字确认（如为电子合同，需符合《电子签名法》要求）。

第四步：合同签署与归档管理

签署形式：

纸质合同：一式多份（至少甲乙双方各执一份，可根据需要增加备案份数），双方加盖公章或合同专用章（骑缝章），法定代表人或授权代理人签字。

电子合同：通过第三方电子签约平台签署，保证签署主体身份真实、合同内容不可篡改。

归档要求：

编号管理：按“年份-合同类型-序号”规则编制合同编号（如“2024-采-001”），便于检索。

材料归档：将合同文本、谈判记录、审核意见、附件、签署页等材料整理成册，扫描电子版备份（保存期限不少于合同履行期满后5年）。

登记台账：建立《合同管理台账》，记录合同编号、名称、双方主体、签署日期、金额、履行期限、负责人等信息，动态更新履行状态。

第五步：履行跟踪与风险监控

履行监控：业务部门按合同约定跟踪履行进度（如交付节点、验收情况、付款节点），填写《合同履行跟踪表》，记录履行情况、存在问题及处理措施。

风险预警：对可能出现的延迟履行、质量不符、付款逾期等风险，提前7-10日向相关负责人预警，启动应急处理机制（如发送催告函、协商变更合同）。

合同变更/解除：如需变更或解除合同，双方签订书面补充协议或解除协议，明确变更内容、解除条件及责任划分，避免口头约定。

核心工具表格模板

表1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

甲方名称

乙方名称

签署日期

合同金额（元）

履行期限

合同类型

负责人

联系方式

表2：合同审核记录表

审核环节

审核部门/人员

审核意见

原条款内容

修订后条款

修订原因

审核日期

业务初审

*业务经理

法务审核

*法务专员

财务审核

*财务主管

表3：合同履行跟踪表

合同编号

履行阶段

计划完成时间

实际完成时间

履行情况（正常/异常）

异常问题描述

处理措施

责任人

更新日期

交付阶段

验收阶段

表4：合同变更记录表

合同编号

变更内容

变更原因

原条款

变更后条款

双方确认方式（补充协议/确认函）

生效日期

负责人

关键风险控制要点

主体资格审查风险

签约前核实合作方营业执照、资质证书（如行业许可证、安全生产许可证等），保证其具备履约能力；

警惕“皮包公司”或无授权代理人，要求提供法定代表人证件号码明及授权委