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2026年合同、档案管理制度(2篇)

合同管理制度

一、总则

为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中签订的各类合同。合同管理应遵循依法依规、全面管理、全程监控、分工负责的原则。

二、合同管理部门及职责

公司设立合同管理部门，负责统筹、协调和监督公司的合同管理工作。其主要职责包括：制定和完善公司合同管理制度；对合同的合法性、合规性进行审查；建立合同管理台账，对合同进行分类、编号和归档；监督合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题；组织合同管理人员的培训和学习。各业务部门负责本部门合同的前期洽谈、起草、履行等工作，对合同的真实性、可行性和效益性负责。财务部门负责对合同涉及的资金支付、结算等事项进行审核和监督。审计部门负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督。

三、合同的签订

（一）合同签订前的准备

业务部门在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行全面调查和评估。调查内容包括但不限于：营业执照、税务登记证、资质证书等相关证照的真实性和有效性；近三年的财务状况、经营业绩；过往的合同履行情况、信誉记录等。调查方式可以采用实地考察、查询工商登记信息、向相关部门或机构咨询等。业务部门应根据调查结果形成书面报告，作为是否签订合同的重要依据。对于重大合同，还应组织相关部门进行可行性研究和风险评估。

（二）合同文本的起草

合同文本应根据合同的性质和内容，参照国家有关部门发布的合同示范文本进行起草。合同文本应内容完整、条款清晰、表述准确，明确双方的权利和义务。合同条款应包括但不限于：合同双方的名称、地址、联系方式；标的的名称、数量、质量、规格等；价款或报酬的支付方式、时间和地点；履行期限、地点和方式；违约责任、争议解决方式等。对于涉及公司重大利益的合同条款，应进行充分的论证和协商，确保公司的合法权益得到有效保障。

（三）合同的审核

合同起草完成后，业务部门应将合同文本连同相关资料一并提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合法性、合规性、完整性等方面对合同进行全面审核。审核内容包括：合同主体是否适格；合同内容是否符合法律法规和公司的规章制度；合同条款是否明确、具体，是否存在歧义或漏洞；合同的签订程序是否合法合规等。合同管理部门在审核过程中，应与业务部门进行充分沟通，提出审核意见和建议。对于审核不通过的合同，业务部门应根据审核意见进行修改和完善，直至审核通过。除合同管理部门外，涉及财务、技术、法律等专业领域的合同，还应分别提交财务部门、技术部门、法务部门等进行专业审核。各部门应在规定的时间内完成审核，并出具审核意见。

（四）合同的签订

经审核通过的合同，由业务部门按照公司的授权管理制度，报相关领导审批。审批通过后，由法定代表人或其授权代表与合同相对方签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，严禁使用其他印章代替。合同签订后，业务部门应及时将合同文本原件送交合同管理部门存档。

四、合同的履行

业务部门是合同履行的责任主体，应严格按照合同约定履行自己的义务。在合同履行过程中，应建立健全合同履行跟踪机制，及时掌握合同履行情况。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与合同相对方沟通协商，寻求解决方案。如遇不可抗力、情势变更等客观情况，导致合同无法正常履行的，业务部门应及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施减少损失。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促业务部门整改。对于重大合同，合同管理部门应参与合同履行的重要环节，确保合同的顺利履行。财务部门应按照合同约定的支付方式、时间和金额，及时办理资金支付手续。在支付过程中，应严格审核相关凭证和资料，确保资金支付的安全和合规。

五、合同的变更和解除

（一）合同变更

在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要对合同内容进行变更的，业务部门应及时与合同相对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更的时间等。变更协议签订后，业务部门应将变更协议原件送交合同管理部门存档，并按照变更后的合同履行。合同变更应按照合同签订的审核程序进行审批，未经审批不得擅自变更合同内容。

（二）合同解除

出现下列情形之一的，合同可以解除：双方协商一致解除合同；因不可抗力致使不能实现合同目的；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的等。业务部门在解除合同前，应及时向合同管理部门报告，并提供相关的证据和资料。经合同管理部门审核同意后，业务部门应与合同相对方协商解除合同的相关事宜，并签订书面解除协议。解除协议应明确解