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公司公文基础知识培训演讲人：XXX

Contents目录01公文基础概念02主要公文类型03写作规范要求04格式标准规范05审核与发布流程06实践应用技巧

01公文基础概念

定义与特征法定性与规范性公文是党政机关、企事业单位在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，其格式、用语、结构均需严格遵循国家标准或行业规范。特定受众与保密性公文通常有明确的发送范围，部分涉及国家秘密或商业机密的文件需标注密级并严格控制传播渠道。权威性与约束力公文代表发文机关的意志，具有行政或法律效力，收文单位必须执行或参照办理，违者可能承担相应责任。程序性与时效性公文的拟制需经过起草、审核、签发等法定程序，且针对特定事项具有明确的时间要求，过期可能自动失效。

核心作用范围决策指挥载体用于传达上级机关的方针政策、工作部署，如命令、决定等文种，是组织管理的核心工具。01信息记录凭证作为公务活动的原始记录，具有档案价值，可为后续工作查考、责任追溯提供法律依据。02横向协调纽带通过函、通知等文种实现跨部门协作，明确各方权责，保障工作衔接顺畅。03公共服务窗口公告、通告等文种面向社会公开发布，承担政策解读、便民告知等公共服务职能。04

公文内容不得与法律法规相抵触，发文主体需具备法定权限，文种使用符合《党政机关公文处理工作条例》规定。数据需核实来源，观点要有依据，禁止虚构夸大，反映问题应客观全面，提出建议需切实可行。倡导短实新文风，避免空话套话，请示类公文应一事一报，报告类公文需重点突出。涉密公文须全程加密管理，严禁通过互联网传输，销毁需履行审批登记手续，确保国家秘密和商业秘密安全。基本原则依法行文原则实事求是原则精简高效原则安全保密原则

02主要公文类型

通知与公告通知的定义与用途通知是用于传达要求下级单位或个人知晓、执行或配合的事项的公文，通常用于发布规章制度、工作安排或会议信息，具有明确的时效性和针对性。写作要点通知需包含标题、主送单位、正文（背景、要求、执行时间）、落款；公告需突出标题、正文（事由、依据、具体内容）、发布单位及日期，语言需简洁权威。公告的定义与用途公告是面向社会公众或特定群体发布的公开性文件，内容涉及重大事项、政策变动或公共信息，需确保语言严谨、表述清晰，避免歧义。

报告的功能与分类报告是向上级汇报工作进展、总结或问题的公文，分为例行报告、专题报告和总结报告，需客观陈述事实，避免主观臆断。请示的功能与结构差异对比报告与请示请示用于向上级请求指示或批准事项，需明确说明背景、理由、建议方案及预期效果，结尾需标注“妥否，请批示”等规范性用语。报告以汇报为主，无需批复；请示需上级明确回复，内容需突出紧迫性和必要性，逻辑严密。

函件与纪要函件的适用范围函件用于不相隶属单位之间的商洽、询问或答复，分为商洽函、询问函和复函，格式灵活但需注重礼貌用语和事项的明确性。纪要的撰写要求纪要是记录会议核心内容与决议的公文，需提炼关键议题、讨论结果及责任分工，避免冗长叙述，确保后续执行有据可依。格式规范函件需标注发文字号、主送单位、正文（事由、协商内容）及结尾敬语；纪要需包含会议名称、时间、地点、出席人员及决议事项，语言精练。

03写作规范要求

严谨性与准确性采用书面化表达，避免口语化或情绪化语言，如“特此通知”“兹证明”等固定句式需规范使用，体现公文的权威性。正式性与专业性简洁性与条理性段落层次分明，逻辑清晰，每段聚焦单一主题，避免冗长赘述，可通过分点罗列或加粗关键词提升可读性。公文语言需避免歧义，使用规范术语和精确表述，确保内容无模糊或主观性描述，如“尽快”“大概”等词汇应替换为具体时间或量化指标。语言风格标准

内容结构模板标题需简明扼要概括主题，文号按“公司简称+部门+序号”格式统一编排，如“XX人发〔2023〕1号”，便于归档检索。标题与文号附件名称需与正文提及内容一致，落款包含发文单位全称、盖章及成文日期，日期使用中文数字格式“二〇二三年一月一日”。附件与落款规范

格式错误避免字体不统一、段落缩进混乱或页码缺失，严格遵循公司《公文格式手册》要求，如标题用二号宋体加粗，正文用三号仿宋。常见错误防范逻辑漏洞事项表述需前后一致，如政策调整需同步更新配套措施，避免出现“原则上禁止”却无具体罚则的矛盾表述。校对疏漏建立“起草—复核—审批”三级校对机制，重点检查数据、人名、金额等关键信息，可使用电子工具辅助排查错别字。

04格式标准规范

页边距设置公文页边距需遵循统一标准，上下左右边距应保持一致，确保文档整体美观且便于装订归档。行距与段落间距正文行距通常采用固定值，段落间距需分明，标题与正文之间需空出适当距离以增强可读性。页眉页脚规范页眉需包含单位名称或文件标识，页脚标注页码，位置居中或靠右，字体大小需小于正文。纸张方向与尺寸默认使用纵向A4纸张，特殊情况下横向