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文书档案管控培训课件

第一章：文书档案基础概述文书档案的定义文书档案是指机关、团体、企事业单位和个人在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是组织运营的真实记录，承载着重要的历史价值和凭证功能。档案的核心作用

文书档案的主要类别行政管理类规章制度文件会议记录材料人事档案资料后勤保障文档业务经营类市场拓展方案生产运营记录销售服务文件项目管理资料财务审计类会计凭证单据财务报表数据审计报告文件税务申报资料对外交往类公文往来文书合作协议合同外联活动记录公关宣传材料

档案的价值与管理目标记录历史，保障权益档案是组织发展历程的真实写照，完整记录了各项活动的来龙去脉。通过系统保存档案，可以为组织提供历史依据，在产权纠纷、劳动争议、合同履行等方面发挥重要的法律凭证作用，有效维护组织和个人的合法权益。支持决策，规范运作档案为管理决策提供了丰富的信息资源和历史参考。通过查阅相关档案，决策者可以了解以往的经验教训，避免重复错误，提高决策的科学性和准确性。同时，档案也是规范组织运作、完善管理制度的重要工具。长期保存与安全保障

第二章：文书档案的收集与整理档案收集的核心原则档案收集工作必须遵循完整性、准确性、及时性和系统性原则。要确保应归档文件全部收集齐全，不遗漏、不积压。收集过程中要注意文件的原始性和真实性，保持文件之间的有机联系。归档文件的整理流程接收登记：对收集的文件进行清点核对分类组卷：按照分类方案进行归类排序编号：确定文件排列顺序并编制页码编目装订：编制目录并按规范装订入库保管：移交档案室统一保管

档案整理的基本原则完整性原则确保归档文件齐全完整，不缺页、不漏项，保持文件的原貌和有机联系。连续性原则保持文件形成的自然联系，按照时间顺序和逻辑关系进行排列。系统性原则建立科学的分类体系，使档案排列有序、层次分明、便于管理。统一规范严格执行国家和行业标准，确保整理方法、装订格式、标识标注的一致性。便于检索

案卷编排示例01正文优先，附件次之将文件正文排在前面，相关附件紧随其后，保持文件的完整性和逻辑关系。如有多个附件，按照附件编号顺序依次排列。02原件在前，复印件在后优先保存和排列原件，复印件仅作为补充材料排在后面。如只有复印件，应注明原件去向或说明情况。03页码连续，标注规范使用阿拉伯数字从1开始连续编号,页码位置统一在文件右上角。对于双面文件，正反面分别编号。空白页不编页码但要说明。

第三章：归档文件的装订规范装订核心原则保护原件装订过程不得损坏文件原貌，避免在文字区域打孔，保护重要信息的完整性。便于查阅装订方式应便于翻阅和复印,确保文件内容能够完全展开,不影响正常使用。利于保存选用符合档案保护要求的材料,确保档案能够长期保存而不变质、不损坏。统一规范全组织范围内采用统一的装订标准,保持装订格式、方法、材料的一致性。装订前准备工作装订前必须完成文件排序、页码编制、去除金属物、修补破损等准备工作。要仔细检查文件是否齐全、排列是否正确、页码是否连续。对于有钉书钉、回形针等金属物的文件，必须全部去除。破损文件要用档案修复纸进行加固修补。

装订材料选择标准无酸棉线与尼龙绳优先选择无酸棉线或档案级尼龙绳，直径2-3毫米，具有良好的强度和耐久性。线材必须符合档案保护标准，不含酸性物质，不会对纸张造成腐蚀。颜色应选择米白色或浅灰色，与档案整体色调协调。不锈钢订书钉必须使用304或316不锈钢材质的订书钉，具有优异的防锈性能。钉腿长度根据文件厚度选择，一般为6-10毫米。使用专用钉书机，确保钉脚平整牢固。禁止使用普通铁质订书钉，以免生锈污染档案。无酸纸封套档案封皮和封套必须使用无酸纸或档案专用纸板，pH值在7.0-8.5之间。纸张应具有一定的厚度和挺度，能够有效保护内部文件。避免使用含有化学添加剂的彩色纸张或塑料材料。档案专用胶粘贴修补时必须使用档案专用胶水，如聚乙烯醇胶、淀粉胶等。这类胶水无酸、可逆、不黄变，符合档案保护要求。严禁使用普通胶水、胶棒、透明胶带等含有酸性物质的粘合剂。质量把关：所有装订材料采购时应要求供应商提供质量检测报告，确保符合档案行业标准。定期对库存材料进行抽检，防止不合格材料混入使用。

线装法操作流程打孔定位在文件左侧装订线位置用打孔器打孔，距左边缘20-25毫米，孔位应避开文字区域。一般打2-4个孔，孔径3-4毫米，孔间距均匀。使用定位尺确保孔位准确一致。穿线技巧选择合适长度的线（约为装订厚度的5倍），从第一个孔穿入，按8字形或之字形路线依次穿过各孔。穿线时要保持适当张力，不可过紧或过松，确保线条平直整齐。打结固定穿线完成后在文件背面打活结固定。活结既要保证牢固不易松脱，又要便于日后拆卸。预留5-8厘米的线头，用于将来可能的修复或补充。打结位置应平整，不影响档案的存放。线装法是传统且可靠的装订方