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采购申请审批流程表单及操作指南

一、适用范围与常见应用场景

本流程适用于企业内部各类采购需求的发起、审批与执行管理，覆盖日常办公用品采购、生产原材料采购、低值易耗品采购、固定资产采购（如设备、工具）等场景。无论是部门常规物资补充、项目专项采购，还是应急物资申领，均需通过标准化流程保证采购合规性、成本可控性及资源合理分配。例如：行政部需要采购一批打印纸用于日常办公，生产部需采购特定规格的原材料以满足生产计划，或研发部需申请新增实验设备等，均需启动本审批流程。

二、全流程操作步骤详解

1.采购申请发起（申请人操作）

操作内容：申请人根据实际需求，填写《采购申请表单》，明确采购物品的详细信息，并提交至部门负责人审核。

具体步骤：

登录企业采购管理系统（或线下填写纸质表单），进入“采购申请”模块；

填写基础信息：包括申请人姓名*、所属部门、申请日期、联系方式（内部短号）；

填写采购明细：逐项列明采购物品的名称、规格型号、品牌（若有要求）、单位、数量、预估单价（需参考历史采购价或市场询价）、预算金额（总价=单价×数量），并简要说明采购用途（如“用于项目研发”“补充部门办公耗材库存”）；

附件（如有）：若采购物品有技术参数要求、比价记录、previousapproval文件（如项目立项批复）等，需一并扫描；

确认信息无误后，提交至部门负责人审批，系统自动发送待办提醒（或纸质表单当面递交）。

2.部门负责人审核（部门负责人*操作）

操作内容：部门负责人审核采购需求的合理性、必要性及预算是否符合部门年度计划。

审核要点：

采购需求是否与本部门工作目标、任务量匹配（如办公耗材是否属于常规消耗，生产物料是否满足订单需求）；

预估数量、单价是否合理，是否存在超量采购或虚高报价；

采购用途是否明确，是否符合公司相关规定（如固定资产采购是否需提前纳入资产计划）。

操作结果：

审核通过：提交至下一环节（财务复核或采购部门审核，根据企业权限设置）；

审核不通过：填写驳回理由（如“需求描述不清晰，请补充规格参数”“预算超部门额度，需提交专项说明”），退回申请人修改。

3.财务复核（财务审核人*操作）

操作内容：财务部门重点审核采购预算的合规性、资金安排及付款方式。

复核要点：

采购金额是否在部门年度/月度预算范围内，超预算部分是否已履行预算调整审批；

付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、是否需签订采购合同）；

采购物品的财务分类是否准确（如固定资产需明确折旧年限，低值易耗品是否摊销）。

操作结果：

复核通过：流转至对应审批人（如部门总监、分管副总、总经理，根据采购金额分级授权）；

复核不通过：注明财务意见（如“预算科目错误，请调整至‘办公费’”“需提供供应商报价单作为附件”），退回申请人或部门负责人。

4.审批人审批（根据权限分级操作）

操作内容：根据采购金额及物品类型，由不同层级领导进行最终审批。

分级标准示例（企业可根据自身规模调整）：

金额≤5000元：部门总监审批；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；

金额＞20000元：总经理审批；

固定资产采购（无论金额）：需总经理+董事长联签（或根据公司章程）。

审批要点：

采购事项是否符合公司战略发展需求；

重大采购是否经过充分论证（如设备采购需评估使用效率、投资回报率）。

操作结果：

审批通过：系统采购申请编号，自动推送至采购部门执行；

审批不通过：签署审批意见（如“暂缓采购，待季度预算调整后再申请”“建议采用更经济的替代方案”），流程终止并退回申请人。

5.采购执行与结果反馈（采购部门*操作）

操作内容：采购部门根据已审批的申请单，实施采购并反馈结果。

操作步骤：

接收审批通过的申请单，核对采购物品信息、数量、到货时间等要求；

选择供应商（如通过招标、询比价、定点供应商库等方式），保证供应商资质合规；

签订采购合同（如金额较大或涉及长期合作），明确交付标准、验收方式、付款节点；

跟踪物流进度，保证按时到货，通知申请人验收。

反馈要求：

采购完成后，在系统中更新采购订单号、供应商名称、实际采购金额、到货日期等信息；

将采购结果（如合同扫描件、到货通知）同步给申请人和财务部门。

6.物品验收与归档（申请人/行政部门*操作）

操作内容：申请人或指定人员对采购物品进行验收，确认无误后办理入库，相关资料归档保存。

验收步骤：

核对物品名称、规格、数量、质量是否与申请单一致，检查包装是否完好；

技术类物品（如设备、实验器材）需由专业人员测试功能，出具验收报告；

验收合格：在系统中确认收货，或填写《物品验收单》签字确认；验收不合格：及时联系采购部门退换货。

归档要求：

将采购申请表、审批记录、采购合同、验收单、发票复印件（或电子凭证）等资料整理成册，按月度归档至行政部门或档案室，保