合同管理电子化操作工具.docVIP

合同管理电子化操作工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期电子化管理，具体场景包括：

内部合同审批：企业内部采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等跨部门（如采购部、销售部、财务部、法务部）的审批流程线上化，缩短审批周期。

外部合同协作：与供应商、客户、合作伙伴等外部主体的合同磋商、签署、履约跟踪电子化，提升协作效率。

历史合同归档：对纸质合同或旧版电子合同进行标准化电子化转换，实现集中存储与快速检索。

合规性管理：满足《电子签名法》等法规要求，保证合同签署、存储的合法性与可追溯性，应对审计与监管需求。

二、电子化操作流程

（一）合同发起与信息录入

发起准备

操作人：合同发起部门（如采购岗、销售岗）

操作内容：明确合同主体（甲方、乙方）、合同类型（如采购合同、服务合同）、核心条款（标的、金额、履行期限、付款方式等），并收集双方主体资质文件（如营业执照、授权委托书）。

系统录入

登录合同管理系统，选择“合同发起”模块，填写《合同基础信息登记表》（见模板1），合同草案附件（如Word、PDF版）及资质文件。

系统自动唯一合同编号（规则：年份+部门简称+合同类型序号，如“2024采字001”），发起人核对信息无误后提交。

（二）多级审批流转

审批路径配置

系统根据合同类型与金额自动匹配审批流程（例：10万元以下采购合同需部门经理→财务部→法务部审批；10万元以上需增加分管副总审批）。

审批人收到系统待办提醒后，在线查看合同详情及附件，可通过“同意”“驳回”“补充材料”三种方式处理。

审批意见反馈

若驳回或需补充材料，审批人需填写具体意见（如“付款方式需明确分期节点”“乙方资质文件需加盖公章”），发起人根据意见修改后重新提交。

全部审批通过后，系统自动《合同审批流程记录表》（见模板2），记录各环节审批人、时间、意见。

（三）电子签署与生效

签署方确认

审批通过后，系统将合同发送至各方签署方（甲方、乙方）的电子签章平台，签署人通过短信/接收签署邀请，验证身份（人脸识别/手机验证码）。

在线签署

签署人使用企业数字证书（如CA证书）或个人电子签名在合同指定签署位置（如甲方盖章处、法定代表人签字处）完成签署，系统自动带时间戳的签署凭证。

多方签署完成后，合同状态自动更新为“已生效”，系统同步推送生效通知至发起人及相关部门。

（四）归档与分类管理

自动归档

生效合同由系统自动归至“合同档案库”，按“年份-合同类型-部门”分类存储，支持关键词检索（如合同编号、对方单位名称、标的物）。

元数据补充

归档时需补充合同履行相关信息（如项目负责人、收款账户、履约节点），填写《合同履行跟踪表》（见模板3），保证档案信息完整。

（五）履行跟踪与提醒

节点监控

系统根据合同履行期限（如付款日、交付日、验收日）自动设置提醒，提前3天通过系统消息、邮件向项目负责人发送“即将到期”通知。

履约记录更新

履行过程中，项目负责人在系统内更新履约进度（如“部分交付”“验收通过”），相关凭证（如验收单、发票扫描件），保证履约痕迹可追溯。

（六）变更与终止管理

合同变更

如需变更合同条款，由发起人提交《合同变更申请》，参照“发起-审批-签署”流程完成变更，补充协议并关联原合同档案。

合同终止

合同到期或提前终止时，发起人填写《合同终止申请》，说明终止原因，经审批后更新合同状态为“已终止”，归档终止协议及结算凭证。

三、关键模板表格

模板1：合同基础信息登记表

合同编号

合同类型

发起部门

发起人

发起日期

2024采字001

采购合同

采购部

*小明

2024-03-01

甲方信息

单位名称

统一社会信用代码

地址

联系人

联系方式

科技有限公司北京市区

*张经理

乙方信息

单位名称

统一社会信用代码

地址

联系人

联系方式

YY贸易公司上海市区

*李经理

1395678

合同核心条款

标的物名称

规格型号

数量

单价（元）

总金额（元）

A设备

X-100型

10台

50000

500000

履行期限

交付方式

付款方式

质保期

2024-04-30前

甲方上门提货

签约后30日内付清

2年

备注

模板2：合同审批流程记录表

合同编号

审批环节

审批人

部门

审批时间

审批意见

2024采字001

部门经理审批

*王经理

采购部

2024-03-02

同意

财务部审批

*赵会计

财务部

2024-03-03

付款方式需明确“电汇至乙方指定账户”

法务部审批

*刘法务

法务部

2024-03-04

同意（已按财务意见修改付款条款）

分管副总审批

*陈副总

管理层

2024-03-05

同意

模板3：合同履行跟踪表

合同编号

履行阶段

计划日期

实际日期

履约情况

相关凭证

负责人

2024采