采购管理流程模板及供应商评估表.docVIP

采购管理流程模板及供应商评估工具包

一、适用场景与价值定位

本工具包适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型）的日常采购管理场景，涵盖原材料、办公用品、设备采购、服务外包等全品类物资采购。通过标准化流程设计，可实现采购需求规范化、供应商选择透明化、过程管控精细化，降低采购成本、控制合规风险，同时为供应商合作质量提供量化评估依据，助力企业构建高效、阳光的供应链体系。尤其适用于需建立集中采购机制或优化现有采购流程的企业，可结合实际规模调整流程颗粒度。

二、采购流程全阶段操作指引

1.采购需求发起与确认

操作目标：保证采购需求真实、必要且明确，从源头避免盲目采购。

关键动作：

需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额及依据（如生产计划、库存数据）。

采购部门对需求进行初审，重点核对预算合理性（是否超年度预算）、规格描述清晰度（避免模糊表述如“类似产品”）、紧急程度（区分常规/紧急采购，紧急采购需说明原因并经部门负责人*审批）。

财务部门参与预算复核，保证需求在预算额度内；若超预算，需求部门需提交《预算调整申请》并经分管领导*审批。

最终需求需需求部门负责人、采购经理、财务审核*三方签字确认，形成《采购需求确认单》。

2.供应商寻源与筛选

操作目标：建立合格供应商池，保证来源合规、资质有效。

关键动作：

寻源渠道：优先从《合格供应商名录》中选择；名录内无合适供应商时，可通过行业展会、公开招标平台（如采购网、第三方招标平台）、供应商自荐等渠道拓展新供应商（需避开与现有供应商存在关联关系的单位）。

资质初审：新供应商需提供以下资料（复印件加盖公章，原件核对后退还）：

?营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

?相关行业资质证书（如食品经营许可证、ISO质量体系认证、特种设备制造许可证等，根据物资类别确定）；

?法定代表人证件号码明、授权委托书（如委托他人办理）；

?近三年同类物资供货业绩（提供合同关键页复印件）。

采购部门建立《供应商资质档案》，定期更新资质有效期（建议每年复核一次），对资质过期或失效的供应商暂停合作。

3.询价与比价

操作目标：保证价格公允，实现“货比三家、质优价廉”。

关键动作：

询价方式：常规采购采用书面询价（邮件/传真）或线上询价平台；紧急采购可电话询价（需留存通话记录及书面确认单）；单笔金额超10万元（或企业设定阈值）必须采用公开招标或竞争性谈判。

询价要求：向至少3家合格供应商发出《询价单》，明确物资规格、数量、交付地点、付款条件、报价截止时间（预留供应商不少于3个工作日响应时间）。

比价分析：收到报价后，采购部门填写《比价分析表》，对比内容包括：

?价格差异（单价、总价是否超出预算，分析原因：如品牌溢价、运输成本等）；

?质量承诺（如质保期、验收标准、不合格品处理方案）；

?交付能力（生产周期、物流方式、应急交付预案）；

?付款条件（预付款比例、账期、违约金条款）。

比价结果需经采购经理、财务总监、需求部门负责人*联合评审，确定候选供应商（首选性价比最高者，若价格最低者存在质量风险需书面说明理由）。

4.合同签订与订单下达

操作目标：明确双方权责，规避法律风险。

关键动作：

采购部门根据评审结果拟定《采购合同》，合同条款需包含：物资名称/规格、数量/重量、单价/总价、质量标准（如国标/行标/企标）、交付时间/地点、验收方式、付款方式/周期、违约责任、争议解决方式等（建议使用标准合同模板，重大合同需法务部门*审核）。

合同签订流程：供应商盖章→采购部门审核→需求部门确认→财务部门复核→总经理*（或授权人）签字盖章（合同正本一式两份，双方各执一份，采购部门留存复印件）。

合同签订后，采购部门向供应商下达《采购订单》，注明订单号、合同号、交付明细及注意事项，同时抄送仓库、财务部门。

5.物资交付与验收

操作目标：保证物资数量准确、质量合格，符合合同约定。

关键动作：

交付准备：供应商按订单约定时间、地点送货，需提供送货单（注明订单号、物资明细、数量）、出厂检验报告（如需）、合格证等文件。

数量验收：仓库管理员根据订单核对送货单与实物数量，点收时需需求部门代表在场确认（如涉及精密设备或技术复杂物资，需邀请技术部门参与）。数量不符时，当场在送货单上注明差异，要求供应商签字确认并反馈采购部门处理。

质量验收：

?外观检查：包装是否完好、标识是否清晰、有无破损变形；

?技术参数检测：按合同约定的质量标准，使用专业工具或设备检测（如尺寸、功能指标）；

?抽样检验：按GB/T2828.1标准抽样（或企业自定抽样比例），不合格品率超合同约定则整批拒收。

验收合格后，仓库填写《入库验收单》，需求部门、供应商