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费用申请与审批流程管理模板

适用情境与价值

在企业日常运营中，各类费用支出（如办公采购、差旅出行、业务招待、项目执行等）需规范管理，以保证支出合理性、符合预算要求，并提升审批效率。本模板适用于中小企业或中大型部门的费用管控场景，通过标准化流程明确权责、留存痕迹，既能避免费用滥用，也能加速资金流转，为财务核算和成本分析提供数据支持。

全流程操作步骤详解

第一步：申请发起与信息填写

操作主体：费用申请人（如员工*）

具体动作：

登录企业费用管理系统或填写《费用申请表》（见模板表格），明确费用类型（如“办公费”“差旅费”等）。

填写基础信息：申请人姓名*、所属部门、申请日期、联系方式。

详细说明费用用途：包括支出事由、具体业务场景（如“参加行业展会需支付展位费”）、关联项目名称（如涉及）。

填写费用明细：逐项列明支出内容（如“交通费：北京-上海高铁票”“住宿费：酒店3晚”）、对应金额、预计发生日期。

支撑材料：如合同、报价单、行程单等（电子版或纸质版扫描件），保证材料与申请内容一致。

关键要求：信息真实完整，金额大小写一致，用途描述清晰无歧义。

第二步：部门负责人初审

操作主体：申请人所在部门负责人（如部门经理*）

审核重点：

费用必要性：判断支出是否为部门业务开展所必需（如“非必要的招待费需说明特殊原因”）。

预算匹配度：核对费用是否在部门年度/月度预算范围内，超预算费用需标注原因。

支出合理性：审核费用标准是否符合公司规定（如“差住宿费是否超标”“交通方式是否符合出差级别”）。

动作输出：审核通过则签字确认；驳回则需注明理由并退回申请人修改。

第三步：财务部门复核

操作主体：财务专员或财务经理

复核内容：

单据完整性：检查支撑材料是否齐全（如“采购类需提供供应商盖章的报价单”），金额计算是否准确。

预算执行情况：通过财务系统确认部门剩余预算，避免超支或重复申请。

政策合规性：核对费用是否符合公司《费用管理制度》（如“招待费是否有接待对象说明”“培训费是否有培训方案”）。

动作输出：合规通过则签字；不合规则退回并说明整改要求（如“缺少合同附件，需补充后重新提交”）。

第四步：分管领导/终审人审批

操作主体：根据费用金额分级审批（如“5000元以下：分管副总；5000元以上：总经理”）

审批要点：

重大支出：对大额或特殊费用（如“单笔超2万元的市场推广费”），需评估其对业务目标的支持价值。

流程合规性：确认前置环节（部门初审、财务复核）均已完成，无遗漏。

动作输出：审批通过则在对应栏签字；驳回则书面通知申请人及部门负责人，说明决策依据。

第五步：费用执行与付款

操作主体：申请人、财务部门

执行流程：

申请人获得最终审批通过后，按申请内容执行支出（如“向供应商付款”“预订机票酒店”），并保留原始凭证（如发票、付款回单）。

支出完成后，在3个工作日内将原始凭证提交财务部门，标注“已执行”及申请单号。

财务动作：核对凭证与申请内容一致后，安排付款（如“对公转账”“报销现金返还”），并在系统中更新预算执行状态。

第六步：资料归档

操作主体：财务部门、行政档案岗

归档要求：

将《费用申请表》、审批意见、原始凭证、付款记录等资料整理成册，按“申请日期+单号”编号。

电子资料存入企业档案系统，纸质资料按月度装订存档，保存期限不少于3年。

标准化申请表格模板

申请单号

申请日期

年月日

申请人

*

所属部门

联系方式

关联项目

（如无则填“无”）

费用类型□办公费□差旅费□业务招待费□采购费□其他______

预算科目

费用明细

用途说明

金额（元）

发生日期

合计金额

（大写）____________________元整；（小写）￥_____________

部门负责人意见

签字：___________日期：_______

审核意见：□同意□不同意，理由：________________________

财务部门复核意见

签字：___________日期：_______

复核意见：□符合预算□超预算说明：________________________

分管领导/总经理审批

签字：___________日期：_______

审批意见：□同意□驳回，理由：________________________

备注

（特殊情况说明，如紧急申请、需提前付款等）

关键执行提示

填写规范：所有信息需手写或打印后签字，不得涂改；费用明细需逐项列明，避免“办公用品一批”等模糊描述。

时限要求：

日常费用申请需提前3个工作日提交，紧急费用（如突发维修）需在申请时标注“加急”，并同步电话告知审批人。

各环节审批需在2个工作日内完成，超期未处理需在审批栏注明原因。

附件要求：采购类费用需提供供应商盖章的报价单或合同，差旅费需附行程单，招待费需注