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企业内部沟通协作平台使用手册

前言

为规范企业内部沟通流程，提升跨部门、跨层级协作效率，特制定本手册。本手册旨在帮助员工快速掌握内部沟通协作平台的核心功能，明确不同场景下的操作方法，保证信息传递及时、准确，推动工作高效开展。请各部门员工结合实际工作需求，参考使用。

一、适用工作场景

本平台覆盖企业内部多类沟通协作需求，以下为常见典型场景及平台功能支持说明：

（一）跨部门项目协同

当项目涉及多个部门协作时，可通过平台创建“项目专属群组”，共享项目文档（如需求文档、进度计划），实时同步任务进展，减少信息差。例如市场部与产品部联合推广新产品时，可在群组内同步调研数据、反馈用户意见，并通过任务功能分配内容撰写、渠道对接等具体工作。

（二）日常事务通知

企业或部门需发布正式通知（如制度更新、放假安排、培训报名）时，可通过“公告”功能发布，支持设置接收范围（如全体员工/指定部门）、置顶期限，保证通知触达精准。同时员工可在公告下留言提问，相关负责人需及时回复，避免信息误解。

（三）任务分配与进度跟踪

管理者可通过“任务管理”模块创建任务，明确任务名称、负责人、截止时间、优先级及交付标准，系统自动提醒负责人及关联人员。任务执行过程中，支持附件、更新进度（如“进行中”“待审核”“已完成”），管理者可实时查看任务统计，及时跟进滞后项。

（四）知识经验沉淀

员工可将工作总结、行业报告、操作指南等文档至“知识库”，并设置分类标签（如“销售技巧”“财务流程”“产品说明”），方便团队成员按需检索。例如客服团队可将常见问题解决方案归档至知识库，新员工入职时可直接查阅，减少重复咨询。

（五）紧急事务响应

遇到突发情况（如系统故障、客户投诉）需快速协调资源时，可通过“即时消息”的“所有人”功能或创建“紧急群组”，同步事件详情、需求及联系人，相关人员需在15分钟内响应，保证问题高效处理。

二、操作指引

以下为平台核心功能的详细操作步骤，请根据需求参考对应模块：

（一）账号与权限管理

登录平台

打开企业内部沟通协作平台登录页面（通过企业内部系统入口进入），输入工号/手机号及密码，“登录”；

首次登录需修改初始密码，密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位；

如忘记密码，“忘记密码”，通过验证工号及预留手机号重置。

修改个人信息

登录后右上角头像，选择“个人设置”；

在“基本信息”栏修改姓名、部门、职位（需经上级审批）、联系方式等信息，个人头像（尺寸建议为200×200像素）；

“保存”提交，系统将在1个工作日内完成信息审核，审核结果将通过消息通知。

申请权限

若需使用特殊功能（如创建部门群组、管理知识库），“个人设置”-“权限管理”，选择“申请新权限”；

填写申请理由及所需权限范围，提交至部门负责人审批；

审批通过后，权限将在24小时内生效，可通过“权限管理”查看审批进度。

（二）群组创建与管理

创建群组

左侧导航栏“群组”-“创建群组”，选择群组类型（如“部门群组”“项目群组”“临时群组”）；

输入群组名称（如“2024年Q4产品迭代项目组”）、群组简介，设置群组可见范围（公开/仅成员可见）；

邀请群成员：输入同事工号/姓名，勾选需邀请的人员（可设置群主、管理员权限），“邀请”；

“创建”，群组后，系统将向被邀请人发送入群通知。

群组日常管理

群公告：群主/管理员可群组聊天窗口右上角“…”-“群公告”，编辑公告内容（支持插入图片、附件），设置公告有效期，“发布”后群成员将收到提醒；

文件管理：在群组内“文件”-“文件”，选择本地文件（支持Word、Excel、PDF等格式，单个文件不超过50MB），可设置文件查看权限（仅群主可编辑/全员可编辑）；

成员管理：群成员列表，可对单个成员进行“成员”“设置管理员”“移出群组”操作（移出群组需备注原因）。

（三）消息沟通与文件共享

发送即时消息

单聊：左侧“通讯录”，选择同事姓名，进入聊天窗口，输入文字消息，“发送”；

群聊：在群组列表中选择目标群组，输入消息后特定成员（如“请确认今日数据”），支持发送表情、语音（语音时长不超过60秒）；

消息撤回与删除：长按已发送消息，选择“撤回”（仅限发送后2分钟内）或“删除”，撤回后将显示“对方撤回了一条消息”。

共享文件与在线协作

发送文件：在聊天窗口“+”-“文件”，选择本地文件或从“最近文件”中选取，添加备注信息后发送；

在线编辑：接收方文件名，选择“在线编辑”（支持Word、Excel、PPT），编辑完成后自动保存至云端，双方可实时查看修改内容；

文件版本管理：在“文件”-“版本历史”中查看文件的修改记录，可恢复至任意历史版本（仅支持管理员操作）。

（四）任务创建与跟进

创建任务

左侧“任务管理”-“创建任务”，填写任务名称（如“完成Q4销售数据汇总”）、所属部门、