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企业采购流程标准化手册与执行要点

前言

为规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、经济性与效率，明确各环节职责分工，降低采购风险，特制定本手册。本手册适用于企业各部门各类采购业务（包括但不限于原材料、设备、服务、办公用品等），旨在通过标准化流程实现采购活动的全流程管控，保障企业资源合理配置。

一、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业所有部门的采购活动，涵盖生产运营、行政管理、市场推广、技术研发等各场景下的采购需求。采购形式包括但不限于：常规采购、紧急采购、框架协议采购、单一来源采购等。

（二）典型应用场景

生产物资采购：生产部门因生产计划需要，采购原材料、零部件、辅料等；

设备资产采购：技术部门因设备更新或新增，采购生产设备、办公设备、IT硬件等；

服务类采购：行政部门采购保洁、安保、咨询服务，市场部门采购广告设计、活动策划服务等；

办公用品采购：各部门日常办公所需的文具、耗材等低值易耗品采购；

项目专项采购：为特定项目（如新产品研发、厂区改造）采购专用物资或服务。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提报与确认

责任主体：需求部门、采购部、财务部

操作步骤：

需求发起：需求部门根据工作计划或实际需要，填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、需求日期、用途说明及附件（如图纸、技术参数等）。

需求初审：需求部门负责人*对申请内容的必要性、合理性进行审核，确认无误后签字提交至采购部。

需求复核：采购部对需求的可行性（如规格是否明确、数量是否合理）、预算匹配度进行复核，必要时与技术部门、使用部门沟通确认细节，避免需求模糊或过度采购。

预算备案：财务部对采购申请的预算金额进行核对，保证不超年度/季度预算额度；超预算项目需提交管理层*审批通过后，方可进入下一环节。

输出物：《采购申请单》（含附件、审批记录）

（二）采购方式确定与供应商寻源

责任主体：采购部、需求部门、财务部

操作步骤：

采购方式选择：根据采购金额、物料类型、市场供应情况，按以下原则确定采购方式：

公开招标：单次采购金额≥10万元（或企业规定的招标金额标准）的标准化物资或服务；

邀请招标：3家及以上合格供应商可供选择，且金额≥5万元的采购项目；

询比价：5万元＞金额≥1万元的采购项目，需向至少3家合格供应商询价，形成《询比价记录表》；

单一来源：因专利、专有技术等原因只能从唯一供应商采购，需提供《单一来源采购说明表》，经管理层*审批；

紧急采购：因突发情况（如生产设备故障急需维修）需立即采购的，可简化流程，但需在采购完成后3个工作日内补办手续，说明紧急原因。

供应商寻源：

公开/邀请招标：通过企业供应商库、公共采购平台、行业协会等渠道发布招标信息，接收供应商投标；

询比价：从合格供应商库中筛选符合条件的供应商，或通过市场调研新增潜在供应商，发送询价函并收集报价；

单一来源：与原供应商直接沟通，确认价格及交付条款。

供应商资格预审：对参与采购的供应商进行资质审核（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证、过往合作业绩等），保证其具备履约能力。

输出物：《采购方式审批表》、《询比价记录表》、《供应商资质文件》、《单一来源采购说明表》（如适用）

（三）供应商选择与合同签订

责任主体：采购部、需求部门、法务部、管理层

操作步骤：

供应商评审：

招标项目：由采购部、需求部门、财务部、技术部门组成评标小组，按“价格（权重≤40%）、质量（权重≥30%）、交付能力（权重≥15%）、服务（权重≥10%）、信誉（权重≥5%）”等维度评分，形成《评标报告》，推荐候选供应商；

询比价项目：采购部汇总报价，结合资质、服务等因素进行综合评估，确定首选供应商，填写《供应商选择审批表》。

合同拟定：采购部根据确定的供应商及谈判结果，拟定《采购合同》，明确以下核心条款：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准、验收方法及异议处理；

交付时间、地点、运输方式及风险承担；

付款方式、期限及条件；

违约责任、争议解决方式；

保密条款、知识产权等。

合同审批：

采购部负责人审核合同条款的合规性与完整性；

需求部门确认技术参数、交付要求等；

财务部审核价格、付款方式等财务条款；

法务部审核法律风险（如合同主体、违约责任等）；

管理层*（如总经理/分管副总）审批最终合同文本。

合同签订与盖章：审批通过后，由授权代表*（如法定代表人或其授权人）与供应商签订合同，加盖企业合同专用章。

输出物：《供应商选择审批表》、《采购合同》（正本至少2份，企业与供应商各执1份）

（四）订单执行与交付跟踪

责任主体：采购部、需求部门、仓储部

操作步骤：

订单下达：采购部根据签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点、数量及特殊要求，并抄送需求部门、仓储部