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办公设备与软件采购审批流程模板

一、引言

为规范公司办公设备与软件采购行为，明确审批职责，提高采购效率，控制采购成本，保证采购合规性，特制定本流程模板。本模板适用于公司各部门日常办公所需的各类设备（如电脑、打印机、投影仪等）及软件（如办公系统、设计软件、杀毒软件等）的采购审批管理，涵盖从需求提出到最终入库的全流程指引。

二、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本模板适用于公司所有部门因工作需要采购的办公设备及软件，包括但不限于：

办公设备类：台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、办公家具（如办公椅、文件柜）、网络设备（如路由器、交换机）等；

软件类：操作系统软件、办公自动化软件（如Office、WPS）、专业设计软件（如Adobe系列、CAD）、行业管理软件（如ERP、CRM）、杀毒软件及云服务订阅等。

（二）应用场景

常规采购：部门因人员新增、设备老化、业务拓展等计划内需求，需采购标准型号或预算内的设备/软件；

紧急采购：因突发故障（如打印机损坏无法修复）、临时项目需求等需紧急采购的情况，可启动简化审批流程；

批量采购：同一部门或多部门同期采购相同或类似设备/软件，可合并申请以提高效率；

定制化采购：需特殊功能或适配现有系统的非标软件、定制化设备，需额外提供技术参数说明。

三、审批流程分步操作指南

（一）第一步：需求提出与申请表填写

操作主体：需求部门申请人（如部门内勤、项目负责人）

操作内容：

申请人根据部门实际需求，填写《办公设备与软件采购申请表》（详见第四部分），详细注明以下信息：

申请人姓名、所属部门、联系方式；

采购物品名称、规格型号（如软件需注明版本号、授权方式）、数量、预估单价、总价；

采购用途（需具体说明使用场景、必要性，如“替换2020年采购的已报废电脑，用于设计部日常绘图工作”）；

预算来源（如部门年度预算、专项项目预算）；

期望到货时间（紧急采购需注明“紧急”并说明原因）。

申请人需附上相关佐证材料（如旧设备报废证明、项目立项批复、技术参数需求说明等），与申请表一并提交部门负责人审核。

注意事项：

规格型号需明确具体，避免模糊表述（如“电脑”需注明CPU、内存、硬盘等配置）；

预估单价需参考近期市场价格或历史采购数据，偏差不超过±10%；

定制化软件需附由技术部门确认的《技术需求说明书》。

（二）第二步：部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人

操作内容：

部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行审核，重点确认：

采购物品是否为部门工作开展所必需，是否存在替代方案（如内部调配、共享设备）；

数量是否与实际工作匹配，是否存在过度采购；

预算是否在部门年度预算额度内，预算来源是否合规。

审核通过后，在《采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意采购”；若审核不通过，需注明理由并退回申请人修改。

注意事项：

部门负责人需对采购需求的真实性负责，不得虚报、瞒报；

对于超出部门预算的采购，需在申请表中说明补充预算来源及申请理由。

（三）第三步：采购部门复核

操作主体：公司采购部门（如行政部、综合管理部）

操作内容：

采购部门收到经部门负责人签字的申请材料后，进行以下复核：

合规性审核：检查申请表填写是否完整、附件是否齐全，是否符合公司采购管理制度；

预算匹配审核：核对采购总价是否在部门可用预算内，若超出预算，需联系申请人确认补充预算流程；

市场调研：对于常规采购，采购部门需进行市场询价（至少3家供应商报价），对比价格、质量、售后等因素，形成《采购询价表》；对于定制化采购，需协调技术部门参与参数确认。

复核通过后，采购部门在《采购申请表》“采购部门意见”栏签字，并附《采购询价表》；若复核不通过（如需求不合理、预算不足），需退回需求部门并说明原因。

注意事项：

询价过程需保留供应商报价单（需加盖供应商公章或电子签章）作为存档材料；

对于紧急采购，可简化询价流程，但需至少对比2家供应商报价，并在申请表中注明“紧急采购”及原因。

（四）第四步：财务部门预算审核

操作主体：公司财务部门

操作内容：

财务部门收到采购部门复核通过的申请材料后，重点审核：

预算科目是否正确，采购项目是否符合公司预算管理规定；

预估总价是否准确，是否存在超预算风险；

付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、发票要求等）。

审核通过后，在《采购申请表》“财务部门意见”栏签字确认；若审核不通过（如预算科目错误、超预算且无补充来源），需退回采购部门并说明调整建议。

注意事项：

财务部门需在收到材料后2个工作日内完成审核，紧急采购需在1个工作日内完成；

对于年度预算内未列明的临时采购，需要求申请人提供《临时预算申请表》并经分管领导审批后，方可继续流程。

（五）第五步：分管领导/总经理审批

操作主体：公司分管领导（如行政副总