会议纪要记录标准化模板会议效果保障版.docVIP

会议纪要记录标准化模板（会议效果保障版）

引言

为推动会议目标清晰化、讨论聚焦化、行动责任化，保证会议成果有效落地，特制定本标准化模板。通过规范记录流程与内容结构，强化会议过程管控与结果追溯，提升会议决策效率与执行效果。

一、适用情境

项目启动会与推进会（明确阶段目标、分工与里程碑）

问题复盘与解决会（分析根因、制定改进措施）

跨部门协调会（对齐资源、解决协作障碍）

月度/季度工作总结与规划会（回顾成果、部署下阶段任务）

专项任务决策会（确定方案、审批资源）

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议目标与议题

会议发起人需提前明确会议核心目标（如“确定项目A的Q3执行方案”“解决B部门协作流程卡点”），并梳理核心议题清单（建议不超过5个，避免议题发散），随会议通知同步传递给记录人。

对接记录人，明确记录重点

提前告知记录人会议目标、关键议题及需重点输出的内容（如决策项、责任人、时间节点），保证记录方向与会议目标一致。

准备基础资料

记录人提前获取会议背景材料（如项目计划、数据报表、待讨论方案），熟悉核心信息，避免会议中因资料不熟悉导致记录遗漏。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录会议基本信息

首时间记录会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人员（含主持人、记录人、核心发言人）、缺席人员及原因（如有）。

逐议题结构化记录

按“议题-讨论-决议-行动”的逻辑记录每个议题：

议题背景：简要说明讨论议题的起因（如“因客户反馈C功能体验差，需优化交互流程”）；

讨论要点：记录核心观点、分歧点（如“设计部建议简化操作步骤，技术部评估需2周开发时间”），避免逐字记录，提炼关键词与结论；

共识/决议：明确最终达成的统一意见（如“确定采用简化方案，优先处理高频使用场景”）；

行动项：详细记录每项行动的具体内容（“谁来做”“做什么”“何时完成”“输出什么”），格式参考：【行动项】优化C功能交互流程，输出高保真原型图及开发需求文档→负责人：*（设计部）→截止时间：2023年X月X日→输出物：原型图（V1.0）、需求文档（V1.0）。

标记待确认事项

对会议中未达成一致、需会后进一步讨论或核实的信息（如“技术部需确认开发资源是否可支撑”），单独记录“待办清单”，会后由记录人跟进补充。

（三）会后整理与跟进：保证落地闭环

核对与补充信息

会议结束后2个工作日内，记录人整理初稿，重点核对：

行动项是否包含“负责人、截止时间、输出物”三要素；

决议事项与讨论结论是否一致，避免歧义；

待确认事项是否已补充完整（如向*（技术部）核实资源后补充记录）。

分发与归档

纪要定稿后，由主持人审核确认，24小时内通过邮件或协作工具（如企业钉钉）分发至所有参会人员及相关方，并抄送上级领导（如需）；

纪要原件按“会议名称-日期”格式归档至共享文件夹（如“公司会议纪要/2023年/X月”），保存期限不少于1年。

跟踪行动项进度

记录人建立“行动项跟踪表”，每周更新行动项完成状态（如“进行中”“已完成”“延期”），对逾期未完成的项，提前3天提醒负责人；

下次会议开始前，回顾上期行动项完成情况，作为会议第一项议程，形成“记录-跟踪-反馈”闭环。

三、会议纪要标准化模板结构

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“项目AQ3执行方案推进会”

会议时间

例：2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，会议号：X–）

主持人

*（项目经理）

记录人

*（行政专员）

参会人员

（产品部）、（技术部）、（设计部）、（运营部）

缺席人员及原因

*（市场部，因客户拜访请假）

会议目标

明确项目AQ3执行方案、分配各部门任务、确定关键里程碑节点

（二）议程与讨论记录表

议题编号

议题名称

讨论要点（关键观点/分歧）

共识/决议

1.1

Q3用户增长目标拆解

（产品部）：建议新增“老用户复购”指标，目标占比30%；（运营部）：复购需依赖活动支持，预算需增加2万元。

确定Q3新增用户20万，老用户复购占比30%，活动预算增加2万元。

1.2

技术开发资源分配

（技术部）：现有团队可支撑核心功能开发，但优化类需求需延后；（项目经理）：优化类需求需优先保障用户体验。

核心功能开发按原计划推进，优化类需求筛选2个高优先级项，由*（技术部）牵头评估排期。

（三）行动项清单表

序号

行动项描述

负责人

截止时间

输出物

状态（进行中/已完成/延期）

备注

1

制定Q3用户增长方案（含新增用户、复购策略）

*（产品部）

2023-07-15

方案文档（V1.0）

进行中

需包含预算明细

2

评估技术部优化类需求开发排期

*（技术部）

2023-07-10

排期表（V1.0）

进行中