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会议管理与会议记录自动化工具指南
适用工作场景
本工具适用于企业内部各类会议的高效管理与记录规范，具体场景包括：
日常例会：如部门周会、项目晨会，需快速同步进度、明确待办；
专项决策会：如产品评审会、预算审批会，需精准记录讨论要点、决议内容及责任分工；
跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，需保证多方信息同步、行动项可追溯；
大型会议：如年度总结会、战略研讨会，需结构化记录核心观点、结论及后续计划。
详细操作流程
一、会前准备：构建会议框架
创建会议基本信息
在工具中新建会议，填写核心要素：会议名称（如“2024年Q3产品迭代规划会”）、会议时间（起止时间，含时区）、会议形式（线上/线下/混合）、会议地点（线下会议室/线上会议号）、预计时长。
明确会议主持人（张经理）、记录人（李助理），并标注“是否自动记录”（默认开启）。
设置会议议程
按会议目标拆分议题，如“议题1：当前版本用户反馈分析”“议题2：下季度功能优先级排序”“议题3：资源需求确认”，每个议题设置讨论时长（建议单议题不超过30分钟）。
可提前相关材料（如数据报表、方案文档），关联至对应议题，供参会会前查阅。
邀请参会人员并同步信息
通过工具发送会议邀请，包含议程、材料、日历提醒，并设置“是否需要会前反馈”（如“请提前准备议题1的简要汇报”）。
标注“必要参会人”和“可选参会人”，自动统计接受/拒绝/待回复状态，提醒主持人跟进未响应人员。
二、会中记录：实时捕捉关键信息
开启自动记录功能
会议开始后，“开始记录”，工具自动同步音频（需提前测试麦克风权限）、实时转写文字，并按议题分段标记时间戳（如“议题1-00:15:32”）。
人工辅助标注重点
记录人通过工具内置快捷键（如“Ctrl+1”标记决议、“Ctrl+2”标记行动项）实时标注关键内容：
讨论要点：提炼各方观点（如“技术部：建议优先优化登录流程，用户投诉占比40%”）；
决议结论：明确最终共识（如“决议：下季度首周上线登录流程优化版本”）；
行动项：记录任务描述、负责人、截止日期（如“行动项：设计部完成新版登录界面原型，截止2024-07-15”）。
动态同步会议纪要
工具实时结构化初稿（含议题、讨论、决议、行动项），参会人员可通过查看实时更新，有疑问时可在线标注“待确认”，记录人会后统一核对。
三、会后整理：完善与审核记录
核对信息准确性
会议结束后2小时内，记录人对照录音转写稿，补充遗漏信息（如未明确的责任人、模糊的决议表述），重点检查行动项的“负责人-截止日期-任务描述”是否完整。
正式会议记录
工具提供“一键”功能，自动整合会前议程、会中标注内容，标准化文档，包含：
会议基本信息（名称、时间、参会人员名单）；
议程及讨论过程（按议题顺序，标注关键发言）；
决议结论（分点列出，明确“决议编号”）；
行动项跟踪表（负责人、截止日期、优先级）。
审核与定稿
将初稿发送给主持人（张经理）及关键参会人（如产品总监）审核，标注修改处（如“行动项负责人需明确为前端组长”），记录人根据反馈调整后，确认最终版本。
四、归档与分发：保证信息可追溯
分类存储会议记录
按部门、会议类型（如“产品部-例会”“管理层-决策会”）自动归档至云端，支持关键词搜索（如“登录流程优化”），保存期限默认1年（可自定义）。
权限化分发与查阅
通过工具设置查阅权限：仅参会人员可查看完整记录，外部人员需申请授权（如“合作方查阅需项目经理审批”）；
自动将会议记录及行动项同步至相关人员待办事项，提醒负责人按时反馈进度。
配套工具模板
表1：会议基本信息表
字段名称
填写示例
备注
会议名称
2024年Q3产品迭代规划会
需体现会议核心主题
会议时间
2024-06-2014:00-16:00(GMT+8)
包含起止及时区
会议形式
线上（腾讯会议）
线下需填写会议室位置
主持人
张经理
需为会议决策负责人
记录人
李助理
负责记录与文档整理
必要参会人员
产品部、技术部、运营部负责人
需确认是否出席
可选参会人员
设计部实习生
可会后补充记录
会议议程
tool.agenda需提前至工具
表2：会议议程表
议题编号
议题名称
讨论内容
预计时长
负责人
关联材料
1
当前版本用户反馈分析
投诉TOP3问题、用户满意度数据
30分钟
产品专员
用户反馈报表.xlsx
2
下季度功能优先级排序
各功能需求评分、资源匹配度
40分钟
产品经理
需求优先级矩阵.pdf
3
资源需求确认
人力、预算申请
20分钟
技术总监
资源需求清单.docx
表3：会议记录表（节选）
议题编号
讨论内容
发言人
时间戳
标注类型
1
“登录失败问题占比35%，主要集中在密码错误验证环节，建议增加短信验证码功能”
产品专员
00:15:32
讨
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