公司会议记录及决议执行模板.docVIP

适用场景说明

操作流程详解

一、会前准备工作

明确会议目标与议程

会议发起人需提前确定会议核心目标（如信息同步、问题讨论、决策制定等），并梳理清晰议程，包括各议题的讨论顺序、预计时长及负责人。

议程需提前至少1个工作日通过内部沟通工具（如企业钉钉）同步给参会人员，保证大家提前准备相关材料。

确认参会人员与场地

根据议程内容确定必要参会人员（含决策人、执行人、相关业务负责人），并统计是否能参会，对无法参会者需提前知晓其意见或安排授权代表。

预订会议场地（或线上会议），保证设备（投影仪、麦克风、会议系统）正常运行，并提前10分钟开放会议室供参会人员签到。

准备会议材料

发起人需整理与议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等，并提前分发给参会人员，保证会议讨论基于统一信息。

二、会中记录要点

基础信息记录

记录人员需准确填写会议基本信息：会议名称、日期、具体时间、地点（或线上会议平台）、主持人、记录人，以及参会人员名单（含部门、姓名，用“”代替真实姓名，如“市场部-张”）、缺席人员及原因。

议程内容记录

按议程顺序逐项记录讨论过程：

议题背景：简要说明议题提出的缘由及当前进展；

发言要点：记录核心参会人员的主要观点、建议及争议焦点（避免主观评价，客观转述原话，如“技术部-李*提出：当前方案可能存在兼容性问题，建议增加测试环节”）；

讨论结论：总结各议题的最终共识或待解决问题。

决议事项明确

对会议中形成的决策、任务安排需单独记录，保证包含以下要素：

决议编号（按会议顺序递增，如01”）；

决议内容（具体描述需执行的事项，避免模糊表述）；

责任部门/人（明确执行主体，如“产品部-王*”）；

完成时间（精确到日期，如“2023年10月15日前”）；

所需支持（如需其他部门配合或资源支持，需明确说明）。

三、会后整理与分发

整理会议记录

会议结束后24小时内，记录人需根据会议笔记整理正式会议记录，保证内容完整、语言简练，重点突出决议事项及执行要求。

整理完成后，先提交主持人审核，确认信息准确无误（特别是决议的责任人、时间节点等关键信息）。

分发与归档

审核通过后的会议记录需在1个工作日内分发给所有参会人员及相关协作部门，可通过公司内部系统或邮件发送，并要求接收者确认已查阅。

将会议记录（含原始笔记、审核版本）按“年份+月份+会议类型”分类归档，保存期限不少于2年，便于后续查阅。

四、决议执行与跟踪

执行启动

责任部门/人收到会议记录后，需在2个工作日内制定详细的执行计划（含具体步骤、资源需求、时间节点），并抄送记录人及主管领导。

进度跟踪

记录人需建立“决议执行跟踪表”，按周/月收集执行进度，内容包括：决议编号、当前进度（如“已完成50%”）、存在问题、需协调资源等。

对未按计划推进的事项，责任部门需及时说明原因；若遇阻碍，需提请召开专题会议协调解决。

结果反馈与闭环

决议完成后，责任部门需在3个工作日内提交执行结果报告（含成果、数据佐证、遗留问题等），由记录人汇总后通报至相关方。

对未完成的决议，需明确后续计划及完成时间，直至所有决议事项闭环管理。

模板结构示例

会议记录表

会议基本信息

会议名称

项目进度推进会

会议日期

2023年10月8日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A（线上：腾讯会议）

主持人

总经理-赵*

记录人

运营部-孙*

参会人员

市场部-张、技术部-李、财务部-周、产品部-王

缺席人员

（无）

议程与讨论内容

议程1：当前项目进展汇报

-背景：Q3项目已进入开发阶段，需同步各模块进度。

-发言要点：

-技术部-李*：前端开发完成80%，后端接口调试中，预计10月12日完成联调。

产品部-王*：用户反馈收集完毕，需优化3个核心功能点，建议同步调整开发计划。|||

-讨论结论：同意按现有计划推进，功能优化需求纳入二期迭代。|||

议程2：项目预算调整申请|||

-背景：因原材料价格上涨，开发预算需增加5万元。|||

-发言要点：|||

财务部-周*：当前预算剩余3万元，需追加2万元即可覆盖，建议从市场推广费中调剂。|||

市场部-张*：调剂后Q4推广活动预算将缩减，需同步调整推广方案。|||

-讨论结论：同意追加2万元预算，市场部需在10月10日前提交调整后推广方案。|||

决议事项

决议编号

决议内容

责任部门/人01

完成项目后端联调及前端剩余开发

技术部-李*02

提交调整后的Q4市场推广方案

市场部-张*03

优化3个核心功能点，纳入二期迭代

产品部-王*

执行跟踪表（示例）

决议编号

当前进度

存在问题01

后端接口调试完成70