客户关系管理系统及客户信息录入模板.docVIP

客户关系管理系统及客户信息录入模板说明

一、适用业务场景

销售获客阶段：销售团队通过展会、渠道推广等方式获取新客户线索后，需将客户基础信息录入系统，建立客户档案；

客户跟进阶段：销售人员与客户沟通后，更新客户需求、跟进记录及合作意向，保证信息实时同步；

客户服务阶段：客服人员处理客户咨询、投诉或售后需求时，补充客户服务记录，完善客户画像；

市场分析阶段：市场部门根据客户行业、规模、地域等分类标签，筛选目标客户群体，制定精准营销策略。

二、客户信息录入详细流程

第一步：登录CRM系统并进入录入模块

使用分配的企业账号登录CRM系统（如通过公司内部系统入口输入工号与密码）；

在系统首页导航栏“客户管理”，选择“客户信息录入”，进入新建客户页面。

第二步：填写客户基础信息（必填项）

客户姓名/名称：若为个人客户，填写正确姓名（如先生/女士）；若为企业客户，填写完整公司名称（如有限公司），避免简称；

联系方式：联系方式需为11位有效数字（示例：），固话填写区号-号码（如010-X）；

所属行业：从系统预设行业分类中选择（如“制造业”“信息技术”“零售业”等），若无匹配选项可选择“其他”并备注；

客户类型：根据合作状态选择（如“潜在客户”“意向客户”“合作客户”“流失客户”）。

第三步：完善客户扩展信息（选填项）

企业客户补充：填写公司统一社会信用代码、注册地址、企业规模（员工人数/年营业额）、所属地区（省/市/区）；

个人客户补充：填写职位（如*经理）、所在单位、邮箱地址（非必填，格式需规范）；

客户来源：标记客户获取渠道（如“展会推广”“客户转介绍”“线上广告”“主动拜访”等）；

备注信息：记录客户特殊需求、历史合作背景或重点关注事项（如“对A产品价格敏感”“曾合作B项目”）。

第四步：添加客户标签与分类

在“标签管理”区域为客户添加自定义或系统预设标签，便于后续筛选（如“高价值客户”“2023年展会客户”“华东区域”等）；

若客户存在关联方（如子公司、合作单位），可在“关联客户”字段中添加系统内已存在的客户编号或名称。

第五步：录入首次跟进记录

在“跟进记录”模块填写首次联系时间、沟通内容摘要（如“介绍公司核心产品，客户对C方案表示兴趣”）、跟进人（当前操作人姓名）；

设置下次跟进计划（时间、事项），“保存跟进记录”。

第六步：校验信息并提交

检查所有字段是否填写完整、格式是否正确（如手机号位数、行业分类是否匹配）；

“保存并提交”，系统自动客户编号（如CR*），同时触发信息同步至客户列表。

三、客户信息标准录入模板

信息模块

字段名称

填写规范

示例

基础信息

客户姓名/名称

个人客户用真实姓名，企业客户用全称

有限公司/先生

联系方式

11位数字，部分隐藏保护隐私

5678

固定电话

区号+号码，分机号可备注

021–8888

所属行业

从系统下拉菜单选择

信息技术

客户类型

潜在客户/意向客户/合作客户/流失客户

意向客户

扩展信息

统一社会信用代码

企业客户必填，18位字符企业规模

员工人数（如“50-100人”）或年营业额（如“1000万-5000万”）

100-500人

客户来源

系统预设渠道或手动填写

展会推广

备注

可记录特殊需求或背景信息

对交付周期有严格要求

标签与分类

客户标签

可添加多个标签，用逗号分隔

高价值,华东区域,2023年新客户

关联客户

填写系统内客户编号或名称

关联客户：CR*科技有限公司

跟进记录

首次联系时间

日期格式：YYYY-MM-DD

2023-10-08

跟进内容摘要

简明描述沟通重点，不超过200字

介绍D产品功能，客户希望提供试用方案

跟进人

填写当前操作人姓名

*

下次跟进计划

明确时间与具体事项

2023-10-15：发送产品试用资料

四、操作与数据管理要点

信息准确性要求：

客户姓名、联系方式等核心信息需二次核对，避免因信息错误导致跟进失败；

企业客户的社会信用代码、公司名称需与营业执照一致，可通过“天眼查”等工具辅助验证（禁止录入平台）。

必填项完整性：

基础信息模块中的“客户姓名/名称”“联系方式”“所属行业”“客户类型”为必填项，系统校验未通过无法提交；

首次跟进记录需包含“首次联系时间”和“跟进内容摘要”，保证客户生命周期可追溯。

数据保密与权限：

严禁泄露客户隐私信息（如手机号、地址），仅限授权人员因工作需要查询；

操作人需使用个人账号登录，禁止共用账号，保证责任可追溯。

信息更新机制：

客户信息变更（如联系方式、合作状态）需及时在系统中更新，每月末由部门负责人抽查信息时效性；

流失客户需标注“流失原因”（如“竞争对手”“预算调整”），便于后续优化销售策略。

标签规范使用：

标签需简洁明确，避免冗余