办公用品采购申请表及审批流程办公成本控制.docVIP

办公用品采购申请表及审批流程办公成本控制工具指南

一、适用场景与需求背景

在企事业单位日常运营中，办公用品作为保障办公效率的基础物资，其采购管理直接影响成本控制与资源利用效率。本工具适用于以下场景：

日常办公物资补充：如打印纸、笔、文件夹等易耗品库存不足需批量采购；

新入职员工配置：为新增员工配备工位必备物品（如笔记本、鼠标、文件夹等）；

部门专项任务需求：因项目开展需临时采购特定物资（如会议用品、展示架等）；

设备耗材更换：打印机墨盒、硒鼓等设备专用耗材的定期更换。

通过规范的申请与审批流程，可避免盲目采购、重复购买，实现办公用品的合理配置与成本管控。

二、标准操作流程详解

步骤1：需求提出与物品清单确认

操作人：申请人（部门员工或行政专员）；

操作内容：

确认办公用品的实际需求，核对库存台账（如通过行政部登记的库存系统或线下物资清单），明确需采购的物品名称、规格型号、单位、数量及预估单价；

对于非日常消耗品（如办公设备、工具类），需额外说明使用用途及预计使用周期，保证采购必要性。

步骤2：填写《办公用品采购申请表》

操作人：申请人；

操作内容：

根据模板表格（见第三部分）逐项填写信息，包括申请人基本信息、部门、联系方式、采购明细（物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价）、用途说明；

如涉及跨部门共享物资（如会议室设备），需提前沟通相关部门负责人，保证物资使用需求合理。

步骤3：部门负责人审核

操作人：申请人所在部门负责人；

审核重点：

核对采购物品是否属于部门工作必需，是否符合年度/月度办公用品预算；

检查数量、规格是否合理，避免过度采购（如大量囤积易耗品）；

审核通过后在申请表“部门负责人签字”栏签字确认，注明审核意见（如“同意采购，控制在预算内”）。

步骤4：跨部门会签（如需）

操作人：行政部/财务部；

适用情况：

采购金额超过部门月度预算限额（如超过500元），需由行政部复核库存与采购优先级；

涉及固定资产（如电脑、打印机）或高价值物品（如单价超1000元），需财务部审核是否符合资产采购规定。

步骤5：管理层审批

操作人：分管领导/总经理；

审批权限：

单次采购金额≤1000元：由分管领导审批；

单次采购金额＞1000元或年度累计采购超预算：需总经理审批；

审批人重点确认采购成本合理性及是否符合公司成本控制目标，签字后流转至采购执行部门。

步骤6：采购执行与订单确认

操作人：行政部采购专员/指定采购人员；

操作内容：

根据审批通过的申请表，选择合格供应商（优先与公司长期合作供应商或通过比价采购）；

制作采购订单，明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间及付款方式，经采购申请人确认后发送供应商；

保留订单副本及供应商报价单，作为后续入库与报销凭证。

步骤7：物资验收与入库登记

操作人：申请人、行政部库管员；

操作内容：

物资送达后，申请人与库管员共同核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查质量是否合格；

确认无误后，库管员在申请表“入库验收”栏签字，更新库存台账（登记入库时间、数量、领用部门等信息）；

如发觉数量不符或质量问题，需在24小时内联系供应商退换，并同步告知行政部及申请人。

步骤8：费用报销与账务处理

操作人：行政部、财务部；

操作内容：

采购完成后，采购专员凭审批通过的申请表、采购订单、供应商发票及入库单，提交财务部报销；

财务部核对凭证信息一致性，确认无误后办理付款，并在财务系统中登记办公用品采购支出，更新部门预算使用情况。

三、办公用品采购申请表示例

办公用品采购申请表

编号：*采申2024-X

申请人信息

申请人

*明

联系方式

采购明细

序号

物品名称

1

A4打印纸

2

无线鼠标

3

文件盒

合计金额

审批意见

部门负责人签字

*强

行政部审核（如需）

*丽

分管领导审批

*军

备注

优先从现有供应商采购，要求X月X日前到货

四、执行要点与常见问题提示

预算优先原则：所有采购需在部门年度/月度预算范围内，超预算采购需提前提交预算调整申请，经审批后方可执行。

审批权限明确：严格按照金额划分审批权限，严禁越级审批或先采购后补流程，保证流程合规。

物品规范要求：

优先选择环保、耐用性高的办公用品，减少一次性用品采购；

设备类采购需注明品牌、型号及售后保障，避免因质量问题导致重复采购。

信息真实准确：申请人需如实填写物品名称、数量及用途，虚报、瞒报将纳入部门绩效考核。

紧急情况处理：如遇突发急需（如会议临时需采购物资），可先通过电话向部门负责人及行政部报备，说明紧急原因，事后2个工作日内补填申请表。

库存动态管理：行政部每月定期盘点库存，更新《办公用品库存清单》，避免物资积压或短缺，提高周转效率。