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财务费用报销标准化流程执行操作手册

一、手册目的与适用范围

（一）手册目的

为规范公司费用报销管理，明确报销流程与责任，保证费用支出的真实性、合规性及合理性，提高财务工作效率，保障公司资金安全，特制定本手册。

（二）适用人员

公司全体正式员工、实习生、劳务派遣人员及其他因公发生费用需报销的人员。

（三）适用业务场景

日常费用报销：包括办公费（文具、印刷、通讯费等）、差旅费（交通、住宿、补贴等）、业务招待费（客户用餐、礼品等）、交通费（市内交通、燃油费等）。

专项费用报销：如市场推广费、培训费、固定资产采购（单笔2000元以下）等。

其他特殊情况：如紧急费用垫付、预借报销款冲抵等。

二、费用报销全流程操作指南

（一）第一步：费用发生与原始凭证准备

费用发生前：

差旅费、业务招待费等需提前通过OA系统提交《费用预借申请单》，注明事由、预计金额、时间、地点等信息，经部门负责人审批后方可执行。

大额费用（单笔超5000元）需附专项会议纪要或书面审批文件。

原始凭证收集：

取得合法合规的原始凭证，包括但不限于增值税发票（电子发票需打印并注明“已报销，重复无效”）、行程单、机票、酒店水单、消费清单、会议通知等。

发票抬头需为公司全称（需与税务登记证一致），税号、开户行等信息完整无误；发票内容需与实际业务相符（如“办公用品”不得开具“咨询费”）。

原始凭证需保持整洁，无涂改、破损，每张凭证需注明费用归属部门及用途（如“市场部-展会物料费”）。

（二）第二步：报销单据规范填写

登录报销系统：

员工通过公司OA系统“费用报销”模块，选择对应报销类型（如“差旅费报销”“日常费用报销”），进入单据填写界面。

填写基本信息：

报销人姓名、所属部门、报销日期、报销周期（如“2024年X月X日-X月X日”）、费用总金额（大小写一致）。

费用明细：按费用类别逐项填写（如“交通费-高铁票”“住宿费-酒店”），注明金额、数量、单价、日期及业务说明（如“拜访客户往返交通”）。

附件：

将原始凭证扫描或拍照（保证清晰可辨），按顺序至系统，并在“附件清单”中注明附件名称及张数（如“增值税发票1张，高铁票2张”）。

提交单据：

确认信息无误后，“提交”，系统自动推送至部门负责人审核。

（三）第三步：部门负责人审核

审核内容：

费用发生的真实性：核查报销事由是否与部门业务计划一致，是否存在虚报、冒报情况。

费用标准的合规性：对照公司《费用管理办法》，审核差旅补贴、招待费标准是否超标（如部门经理及以上人员住宿费上限800元/晚，普通员工500元/晚）。

单据完整性：检查附件是否齐全、填写是否规范，金额计算是否准确。

审核结果处理：

审核通过：“同意”，推送至财务部门；审核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“超标费用未说明”），退回员工修改。

（四）第四步：财务部门复核

复核重点：

凭证合规性：核查发票真伪（通过国家税务总局全国增值税发票查验平台），发票抬头、税号、印章、税率等信息是否正确；电子发票是否重复报销。

金额准确性：核对报销总金额与附件汇总金额是否一致，费用明细计算是否无误（如差旅费中的交通费+住宿费+补贴是否等于总金额）。

制度符合性：检查报销是否符合公司费用管理办法（如业务招待费需注明被招待单位及人员，超过1000元的需附招待申请单）。

复核结果处理：

复核通过：提交至分管领导审批；复核不通过：注明退回原因（如“发票无效”“附件缺失”），退回员工补充或整改。

（五）第五步：分级审批执行

根据报销金额及费用类型，实行分级审批：

审批层级

审批人

金额标准

部门内审批

部门负责人

所有金额（前置审核步骤）

分级审批

分管副总经理

单笔5000元-20000元（含）

最终审批

总经理

单笔20000元以上

审批流程：

员工提交→部门负责人→财务复核→分管副总（需时）→总经理（需时）→财务付款。

（六）第六步：报销款项支付

审批通过后：财务部门于3个工作日内完成付款，通过银行转账至员工工资卡（需提供准确的银行卡号及开户行信息）。

特殊情况：如员工急需用款，可申请“紧急报销”，经总经理特批后，可于1个工作日内支付现金或通过备用金借款方式处理。

（七）第七步：账务归档管理

财务归档：每月结束后，财务部门将当月报销单据按类别、部门编号整理，装订成册，保存期限不少于5年。

员工自查：员工可通过OA系统查询报销进度及到账情况，对有疑问的账务需在到账后15个工作日内反馈财务部门。

三、常用报销表格模板及填写说明

（一）《费用报销单》模板

报销人信息

部门

报销日期

报销周期

姓名：*某三

市场部

2024-05-20

2024年5月1日-5月15日

费用明细

费用类别

金额（元）

说明

附件张数

办公费

500.00

购打印纸5箱

发票1张

业务招待费

1200.00

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