企业标准化会议系统通讯及联络表单.docVIP

企业标准化会议系统通讯及联络表单工具指南

一、适用场景与价值

在企业运营中，会议是跨部门协作、信息同步、决策推进的核心场景。本工具聚焦于标准化会议全流程的通讯及联络管理，适用于以下场景：

常规例会：如周例会、月度总结会，需固定参会人员、明确议程与分工；

专题协调会：如项目推进会、问题复盘会，需跨部门人员联动，明确责任人与时间节点；

临时紧急会议：如突发事件处理会，需快速联络相关方，保证信息及时触达；

大型会议：如年度总结会、战略研讨会，需统筹场地、设备、物料等资源，协调多方人员参与。

通过标准化表单，可统一会议信息格式，减少沟通成本，避免信息遗漏，提升会议效率与决策落地性。

二、标准化操作流程

（一）会议发起与信息收集

明确会议基础信息：会议发起人需根据会议类型，确定会议名称（如“2024年Q3销售目标分解专题会”）、时间（起止时间、时区）、地点（线下会议室/线上会议）、主持人、记录人等核心要素。

梳理会议议程与分工：列出会议主要议题（按优先级排序），明确每个议题的负责人、预计讨论时长，以及需提前准备的资料（如PPT、数据报表）。

收集参会人员信息：通过内部通讯系统或邮件，向拟邀人员发送会议初步信息，收集其姓名、部门、职务、联系方式（手机/企业/钉钉账号），并确认是否可参会。

（二）表单填写与信息整合

填写标准化联络表单：根据本工具提供的表单模板（见第三部分），完整录入会议基础信息、参会人员清单、议程安排、联络事项（如设备需求、物料准备）等内容。

信息交叉核对：会议发起人需核对参会人员名单与部门职责匹配度，保证议题负责人与参会人员相关；检查联系方式准确性，避免因信息错误导致联络中断。

提交表单审核：对于部门级以上会议，需将表单提交至会议组织部门（如行政部/总经办）审核，重点确认会议必要性、议程合理性及资源协调情况。

（三）表单分发与会议通知

定向分发表单：审核通过后，通过企业内部系统（如OA、飞书）将表单分发至所有参会人员，抄送主持人、记录人及相关支持部门（如IT部、后勤部）。

发送会议通知：在通知中附上联络表单摘要（含会议时间、地点、议程、联系人），明确“请提前10分钟到场”“如有特殊情况无法参会，请提前2小时向联系人报备”等要求。

紧急会议特殊处理：对于紧急会议，可通过电话+即时消息双重通知，并在表单中标注“紧急”标识，保证关键人员第一时间收到信息。

（四）会前联络与资源确认

联络关键人员：会议发起人需提前1天与主持人、议题负责人沟通，确认资料准备情况及发言要点；与支持部门（如IT部）确认设备调试（投影仪、麦克风、视频会议软件）时间。

更新参会信息：若有人员变动（如请假、新增参会人），需在表单中实时更新，并重新通知相关方，保证信息同步。

场地与物料准备：对于线下会议，后勤部根据表单需求布置场地（座位安排、席卡、茶歇）；线上会议需提前测试会议，发送参会指南（如软件、静音规则）。

（五）会后信息归档与更新

表单内容完善：会议结束后，记录人需补充会议实际时长、决议事项、行动项（含负责人、完成时限）、未决议题等信息，更新至表单“会议纪要”栏。

表单归档：将最终版表单（含原始信息、会议纪要）存储至企业会议管理系统，按“年份-会议类型-日期”规则命名，便于后续查阅。

更新联络信息：若有参会人员职务、联系方式变动，需在表单中标注更新，并同步至企业通讯录，保证下次会议信息准确。

三、联络表单模板结构

企业标准化会议通讯及联络表单

一、会议基础信息

会议名称

会议类型

□例会□专题会□紧急会议□大型会议□其他：__________

会议时间

______年_月_日____:____至____:____（时区：______）

会议地点

□线下：______会议室□线上：______会议（密码：______）

主持人

姓名：______部门：______职务：______联系方式：______

记录人

姓名：______部门：______职务：______联系方式：______

会议目标

（简述会议需达成的核心目标，如“明确Q3销售目标分解方案”）

二、参会人员清单

序号

部门

1

______

2

______

…

…

应到人数：______实到人数：______

三、会议议程安排

序号

议题名称

1

______

2

______

…

…

四、会议联络事项

1.设备需求

□投影仪□麦克风□视频会议软件□白板□其他：__________联系人：*______

2.物料准备

□会议资料□席卡□茶歇□签到表□其他：__________负责部门：______

3.场地布置

□座位安排□横幅□投影幕布□其他：__________负责人：*______

4.其他联络需求

（如需外部人员参