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财务报销申请单标准化模板规范费用报销流程

适用范围与常见应用场景

日常办公费用：如文具采购、打印复印、通讯费、办公耗材等；

差旅费用：如交通费（高铁、飞机、市内交通）、住宿费、餐补、市内交通补贴等；

业务相关支出：如客户招待费（需注明业务背景）、会议费、市场推广费（含物料制作、场地租赁等）；

其他因公支出：如培训费、快递费、小额维修费等，且需符合公司费用管理制度。

标准化报销流程操作指引

第一步：申请前费用确认与合规性自查

确认费用因公性质，非个人消费或与工作无关支出；

核对费用是否符合公司《费用管理办法》中对应类别的标准（如住宿限额、招待费额度等）；

保证费用发生时间在报销周期内（一般为费用发生后15个工作日内，超期需提前向财务部说明）。

第二步：准确填写报销申请单

基础信息：填写申请人姓名（某员工）、所属部门、申请日期、费用归属项目（如“项目研发”“部门行政”）；

费用明细：逐项列明费用类别（如“交通费-市内地铁”“餐补-差旅”）、发生日期、金额（大小写一致，如“￥1,200.00”需同时填写“壹仟贰佰元整”）、费用事由（需具体，如“2023年10月北京客户洽谈会议差旅”）；

合计金额：汇总所有费用项目，填写报销总金额。

第三步：整理并粘贴合规附件

根据费用类型准备对应证明材料，保证附件真实、完整、清晰：

差旅费：附行程单（机票/车票）、住宿发票（需含入住日期、金额、酒店名称）、消费明细（如餐饮发票需注明“工作餐”）；

办公费：附采购清单、供应商盖章的明细单；

业务招待费：附客户名单、招待事由说明（如“项目合作洽谈”）、消费清单；

按费用类别顺序整理附件，左上角对齐粘贴在A4纸上，与报销单一并提交。

第四步：逐级提交审批

部门负责人审核：确认费用真实性、业务关联性及部门预算额度，签字并注明“同意报销”；

财务部复核：财务专员核对报销单填写完整性、附件合规性、费用标准符合性，如需补充材料，一次性告知申请人；

分管领导审批：根据费用金额分级审批（如单笔超5,000元需分管副总经理签字），确认无误后签字。

第五步：财务部报销打款

审批通过后，财务部于3-5个工作日内通过银行转账将报销款项支付至申请人工资卡，并短信通知到账；

如遇审批不通过，财务部注明退回原因（如“附件不全”“超预算”），反馈给申请人补充修改。

财务报销申请单模板结构

[公司名称]财务报销申请单

基础信息

内容填写说明

申请人

某员工

所属部门

如“市场部”“研发中心”

申请日期

YYYY年MM月DD日

费用归属项目

如“产品推广”“部门日常运营”

费用明细

序号

费用类别

1

交通费-市内地铁

2

住宿费

3

餐补

合计金额

￥1,385.00（大写：壹仟叁佰捌拾伍元整）

审批流程

部门负责人签字

_______________日期：_______________

财务部复核

_______________日期：_______________

分管领导审批

_______________日期：_______________

申请人承诺

本人承诺以上费用真实、合规，如有虚假承担全部责任。签字：某员工日期：_______________

报销过程关键注意事项

填写规范：字迹清晰，不得涂改；费用事由需具体，避免模糊表述（如“办公费”需注明“采购型号打印纸10包”）；

附件要求：所有票据需为合法合规凭证（如增值税发票需含税号、公司名称），复印件需注明“与原件一致”并签字；

审批时限：需在费用发生后15个工作日内提交，超期需提交《超期报销说明》并由总经理签字；

退回处理：如附件不全或填写错误，需在2个工作日内补充完善，逾期未处理视为自动放弃；

禁止行为：严禁拆分报销（如将超限额费用拆分为多笔低金额报销）、重复报销，违规者将按公司规定处理。