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企业费用申请与报销处理流程表

适用业务情境

本流程表适用于企业内部各类因公支出的申请与报销管理，涵盖以下常见场景：

日常办公支出：如采购办公用品、支付通讯费、订阅专业服务等；

差旅费用：包括员工出差产生的交通费、住宿费、市内交通费及伙食补贴；

业务接待：因客户洽谈、合作交流等发生的合理招待费用；

项目专项支出：为特定项目执行所需的物料采购、服务外包、场地租赁等费用；

其他临时性支出：如培训费、快递费、维修费等符合公司制度的费用。

操作流程详解

第一步：费用申请与单据填写

发起申请：员工因公需支出费用时，提前通过公司OA系统或线下《费用申请表》发起申请，注明费用用途、预算金额、预计发生时间及明细。

填写明细：详细列明费用构成（如差旅需注明出发地/目的地、天数、交通方式；采购需注明物品名称、规格、数量、单价等），并附相关支撑材料（如报价单、会议通知、行程单等）。

申请人签字：确认信息真实无误后，申请人签字提交。

第二步：部门负责人审核

业务真实性核验：部门负责人需审核费用申请与部门工作计划的关联性，确认业务发生的必要性及合理性（如招待费需注明接待对象、目的；项目支出需关联项目编号）。

预算控制：核对费用是否在部门年度/月度预算范围内，超预算申请需说明理由并附上级审批文件。

审批反馈：审核通过后签字确认；若不通过，注明退回理由并反馈给申请人修改。

第三步：财务部门复核

单据完整性检查：财务专员核对《费用申请表》是否填写完整，附件是否齐全（如报价单、合同、行程单等），金额大小写是否一致。

合规性审核：依据公司《费用管理制度》审核费用标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准）、报销范围（如与生产经营无关的费用不予报销）及票据合规性（如凭证抬头、印章、日期等要素是否完整）。

意见反馈：复核通过后流转至下一环节；若发觉问题，注明修改意见并退回申请人或部门负责人。

第四步：分级审批执行

根据费用金额实行分级审批，具体权限如下（示例）：

5000元以下：部门负责人审批；

5000-20000元：部门负责人+分管副总审批；

20000元以上：部门负责人+分管副总+总经理审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，超权限或特殊情况需延长时，提前通知申请人。

第五步：费用报销与支付

报销提交：费用发生后3个工作日内，申请人携带原始凭证（如合规收据、支付凭证等）及审批通过的《费用申请表》至财务部门提交报销。

财务审核：财务专员核对报销凭证与申请内容的一致性（如实际支出是否超出预算、票据类型是否符合规定），确认无误后录入财务系统。

款项支付：通过银行转账或备用金方式支付报销款项，支付完成后将回执单反馈给申请人。

第六步：账务处理与归档

账务登记：财务人员根据报销凭证登记会计账簿，保证科目准确、数据无误。

资料归档：将《费用申请表》、报销凭证、审批文件等资料按月整理归档，保存期限不少于5年。

反馈与公示：财务部门定期向各部门反馈费用使用情况，超预算或异常支出需专项说明。

流程表单模板

企业费用申请与报销表单

基本信息

申请单号

（系统自动）

申请人

*某某

所属部门

申请日期

年月日

费用类型□日常办公□差旅□业务接待□项目专项□其他

预算金额

元（大写：）

实际支出金额

元（大写：）

费用事由明细

（可附页，如：办公用品采购清单、差旅行程安排、招待对象及目的等）

审批流程

部门负责人审核

意见：□同意□退回（理由：）签字：__________日期：年月日

财务复核意见

意见：□通过□不通过（理由：）签字：__________日期：年月日

分级审批

□5000元以下：签字：__________日期：年月日□5000-20000元：分管副总签字：__________日期：年月日□20000元以上：总经理签字：__________日期：年月日

附件清单

附件名称

份数

执行要点提示

时效性要求：费用申请需提前至少2个工作日提交，报销需在费用发生后3个工作日内完成，逾期需说明原因并经财务负责人审批。

材料规范：所有附件需清晰、完整，复印件需注明“与原件一致”并签字；电子附件需通过OA系统，保证可追溯。

预算管理：严格执行预算控制，超预算或预算外支出需提交《预算调整申请表》，经总经理办公会审批后方可执行。

特殊情况处理：如紧急费用需先口头向部门负责人及财务负责人报备，并在费用发生后1个工作日内补全申请手续。

责任追溯：申请人需对提交材料的真实性负责，若存在虚假申报，将按公司规定追究责任；审批人需对审批意见的合规性承担连带责任。