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采购申请审批标准化表格工具指南

一、适用范围与价值

本标准化表格适用于各类企业、事业单位及组织的日常采购活动，涵盖办公用品、生产物料、设备采购、服务外包、工程建设等各类采购场景。通过统一表格格式与审批流程，可实现采购需求的规范化记录、责任的明确划分、审批效率的提升，同时为财务核算、审计追溯提供可靠依据，有效避免采购过程中的随意性、重复性及合规风险，助力企业采购管理标准化、透明化。

二、标准化操作流程详解

（一）采购申请发起

填写申请信息：申请人登录采购管理系统或填写纸质表格，准确填写以下基础信息：

申请编号（系统自动或按规则手动编制，如“CG-2024–X”）；

申请部门、申请人姓名及联系方式（内部工号/分机号）；

申请日期；

采购类型（勾选“物料采购/服务采购/工程采购/其他”）；

物品/服务名称（需明确具体品类，如“A4打印纸”“年度保洁服务”“生产设备维修”等，避免模糊表述）；

规格型号/技术参数（如适用，填写具体标准，如“纸张克重：80g，尺寸：A4”）；

需求数量（单位需明确，如“台”“件”“月”）；

预估单价（含税，参考历史采购价或市场询价）；

预估总价（数量×单价，大写金额需与小写一致）；

预算科目（关联企业预算编码，如“行政办公费-办公用品”）；

需求描述（说明采购原因、用途及时限要求，如“因Q4季度部门纸张耗尽，需补充500包用于日常打印”）；

附件清单（如有，需列明名称及份数，如“3家供应商报价单”“技术规格确认函”）。

提交申请：申请人核对信息无误后，通过系统提交至部门负责人审批，或将纸质表格交至部门负责人签字确认。

（二）部门负责人审核

审核重点：部门负责人需从“必要性”和“合理性”两方面审核：

必要性：确认该采购需求是否为部门工作开展所必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

合理性：审核需求数量、规格是否与实际工作匹配，预估价格是否在部门预算范围内，有无超预算或重复采购情况。

审批处理：

审核通过：在表格“部门负责人审批”栏签字，并注明日期，提交至采购部门；

审核不通过：注明驳回原因（如“需求不明确”“预算不足”），退回申请人修改后重新提交。

（三）采购部门审核

审核重点：采购部门重点审核“合规性”和“市场可行性”：

合规性：检查申请是否符合企业《采购管理制度》《招标管理办法》等规定，是否属于应招标/询价的范围（如金额超过元需公开招标）；

市场可行性：确认物品/服务的市场供应情况，预估单价是否与近期市场行情一致，附件中的供应商报价（如有）是否满足3家及以上比价要求（小额采购可适当简化）。

采购执行（如需）：

对于无需招标的常规采购，采购部门可直接对接供应商下单；

对于需招标/询价的采购，由采购部门组织比价、招标或谈判，并将结果作为附件补充至申请表。

审批处理：审核通过后，在“采购部门审核”栏签字并注明日期；如需调整采购方案，与申请人沟通后修改表格再提交。

（四）财务部门审核

审核重点：财务部门主要审核“预算符合性”和“资金安排”：

预算符合性：核对申请总金额是否在对应预算科目余额内，是否存在预算超支（如超支需提交预算调整审批）；

资金安排：确认采购资金来源（如自有资金、专项拨款）及支付计划（如预付款比例、尾款条件）。

审批处理：审核通过后，在“财务部门审核”栏签字并注明日期；如涉及预算问题，退回申请人同步办理预算调整手续。

（五）管理层审批（根据金额分级）

根据企业采购金额分级授权制度，由不同层级管理人员审批：

小额采购（如≤5万元）：由采购部门负责人审批；

中额采购（如5万-20万元）：由分管副总/总监审批；

大额采购（如＞20万元）：由总经理/董事会审批。

审批人需重点审核采购的战略匹配性（如是否符合公司年度发展计划）、投入产出效益等，并在“管理层审批”栏签字注明日期。

（六）审批结果通知与归档

结果通知：审批完成后，采购部门通过系统或邮件将审批结果（“同意”“驳回”）通知申请人，驳回需注明原因；

归档管理：审批通过的申请表由采购部门统一编号、存档（电子档保存≥3年，纸质档按档案管理规定保存），作为采购执行、财务付款及审计追溯的依据。

三、采购申请审批表模板

采购申请审批表

申请编号：CG-2024–X

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购类型□物料采购□服务采购□工程采购□其他

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

小写：

大写：

预算科目

需求描述

用途说明

附件清单

1.

2.

3.

审批流程

部门负责人

签字：

日期：

备注

四、使用规范与常见问题提示

（一）填写规范

信息真实完整：所有字段需如实填写，不得漏填、错填，特别是“预估单价”“规格型号”“需求描述”等关键信息，避免影响审批及后续采购执行；

附件齐全：