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供应商选择与信息管理系统表单模板

一、适用场景与背景说明

本模板适用于企业采购部门、项目招标团队、供应链管理岗位等场景，旨在通过标准化流程规范供应商的选择、信息录入与动态管理。具体使用场景包括：新供应商准入评估、现有供应商年度复评、项目专项供应商筛选、供应商资质更新维护等。背景是企业需建立系统化的供应商管理体系，保证供应商资质合规、能力匹配，同时提升采购效率、降低供应链风险，实现供应商信息的全生命周期管理。

二、模板使用操作流程

（一）需求分析与供应商初选

明确采购需求：根据项目或业务需求，梳理采购品类、技术参数、服务标准、交付周期、预算范围等核心要素，形成《采购需求说明书》。

制定供应商准入标准：结合品类特性，设定供应商的基本门槛（如注册资本、行业资质、生产规模、同类项目经验等），明确“一票否决项”（如重大质量、失信记录等）。

初步筛选供应商：通过企业供应商库、行业推荐、公开招标平台等渠道，收集潜在供应商名单，对照准入标准剔除不符合要求的供应商，形成《初选供应商清单》。

（二）供应商信息收集与登记

发放信息收集表：向初选供应商发放《供应商基本信息登记表》，要求其提供企业资质、财务状况、生产能力、技术团队、服务体系等详细信息，并附相关证明材料（如营业执照、资质证书、财务报表、案例合同等）。

信息完整性核对：采购部门收到反馈后，核对表格填写是否完整、证明材料是否齐全，对缺失项要求供应商补充，保证信息无遗漏。

（三）资质审核与验证

资质真实性核查：通过“国家企业信用信息公示系统”、行业协会平台等渠道，验证供应商提供的营业执照、行业资质等文件的真实性及有效性，检查是否存在过期、吊销等情况。

专项资质评估：针对特定品类（如食品、医疗器械、特种设备等），审核供应商是否具备生产许可、认证证书（如ISO9001、ISO14001等）等专项资质，保证符合行业监管要求。

形成资质审核结论：编写《供应商资质审核报告》，明确“通过”“不通过”“需补充材料”等结论，对审核通过的供应商进入下一环节；不通过的反馈原因并终止流程。

（四）综合评估与打分

确定评估维度与权重：根据采购需求，设定评估维度（如价格竞争力、产品质量、交付能力、服务水平、合作稳定性等），并分配权重（如价格30%、质量25%、交付20%、服务15%、稳定性10%）。

量化打分：组织采购、技术、质量、财务等部门组成评估小组，对照《供应商综合评估打分表》对各维度进行量化打分（如质量维度可抽样检测产品合格率，交付维度核查过往订单准时交付率）。

计算加权得分：汇总各维度得分，计算加权平均分，形成《供应商综合评估报告》，按得分高低排序，确定候选供应商名单。

（五）供应商确定与分类管理

确定最终供应商：结合综合评估得分、谈判结果（如价格、付款条件等），确定合作供应商，签订《供应商合作协议》，明确双方权利义务。

供应商分类建档：根据评估得分及合作重要性，将供应商分为战略级、核心级、普通级、观察级（如战略级≥90分，核心级80-89分，普通级70-79分，观察级＜70分），建立分级管理体系。

信息录入系统：将供应商基本信息、资质文件、评估报告、合作协议等资料录入供应商信息管理系统，完成建档，保证信息可追溯、可查询。

三、供应商信息管理表格模板

（一）供应商基本信息登记表

序号

信息类别

填写内容

附件要求

1

企业基本信息

企业名称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、成立时间、注册资本、法定代表人、联系电话、邮箱

营业执照复印件（加盖公章）

2

主营业务与产品

主营业务范围、核心产品/服务清单、年产能、主要客户群体

产品说明书、案例合同复印件

3

资质与认证

行业准入资质（如生产许可证、经营许可证）、质量体系认证（ISO9001等）、环境/安全认证

资质证书复印件（加盖公章）

4

财务状况

近3年营收、利润、资产负债率、银行信用等级

年度财务报表（加盖公章）

5

技术与服务能力

研发团队规模、核心技术专利、售后服务体系、质量检测设备

专利证书、检测设备清单

6

合作历史

以往合作项目（如有）、合作满意度评价（如有）、有无不良合作记录

合作合同、客户评价证明

7

联系人信息

接口人姓名（*）、职务、手机、邮箱

接口人身份证明复印件（可选）

（二）供应商资质审核表

审核项目

审核标准

审核结果（通过/不通过）

备注（如证书有效期、问题说明）

营业执照

证件在有效期内，经营范围与采购品类匹配

行业专项资质

如食品行业需《食品生产许可证》，特种设备需《特种设备生产许可证》

质量体系认证

ISO9001等认证在有效期内，认证范围覆盖采购产品/服务

财务状况

无重大债务纠纷，资产负债率≤70%（根据品类调整）

信用记录

无失信被执行人、重大质量记录（通过“信用中国”核查）

审核结论

□通过□不通过□需