采购订单标准化管理工具供应商与商品双重审查版.docVIP

一、适用范围与应用场景

本工具适用于中大型企业、集团化公司或采购业务频繁的组织，旨在通过标准化流程对采购订单中的供应商资质与商品信息进行双重审查，降低采购风险、保证合规性。具体应用场景包括：常规物料采购、项目专项采购、跨部门协同采购等，尤其适用于对供应商资质要求严格（如特种设备、食品、医药等行业）或商品质量标准较高的采购需求。通过该工具，可解决因供应商信息不透明、商品规格不统一导致的采购纠纷、质量问题及合规风险，实现采购流程的可追溯与规范化管理。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与信息提报

需求部门发起：需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求填写《采购订单申请表》，明确采购商品名称、规格型号、数量、预算金额、交付时间、质量标准及技术要求，并说明供应商推荐理由（如历史合作、指定供应商等）。

部门负责人审核：需求部门负责人对采购需求的合理性、预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部。

（二）供应商初步筛选与信息收集

采购部接收需求：采购部核对《采购订单申请表》信息完整性，与需求部门确认采购细节（如技术参数、紧急程度等）。

供应商信息收集：

若为推荐供应商，采购部向供应商索取最新资质文件（营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）；

若为新供应商，采购部通过公开渠道（如招标平台、行业协会）筛选3家以上备选供应商，收集其基础资质信息。

供应商信息登记：将收集到的供应商信息录入《供应商资质信息登记表》，统一编号管理。

（三）供应商资质审查

审查内容：

主体资格：营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购商品；

行业资质：根据商品类型审查特殊资质（如食品供应商需《食品经营许可证》，医疗器械供应商需《医疗器械经营许可证》）；

经营能力：财务报表（近1年）、产能证明、供货历史记录（合作案例、履约评价）；

合规性：是否列入经营异常名录、严重违法失信企业名单（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核查）。

审查分工：

采购专员负责初步审查资质文件的真实性、完整性；

法务专员/合规专员负责审核资质的合规性及法律风险；

质量管理部（如涉及）负责审核供应商质量体系认证（如ISO9001）。

审查结论：

审查通过：在《供应商资质审查表》中标注“合格”，纳入合格供应商名录；

审查不通过：标注“不合格”，说明原因并反馈需求部门，需重新筛选供应商。

（四）商品信息审查

审查内容：

规格参数：商品名称、型号、技术参数是否与需求部门要求一致（如尺寸、材质、功能指标）；

质量标准：是否符合国家/行业标准、企业内部质量规范，是否有第三方检测报告（如3C认证、CE认证）；

价格合规性：价格是否在预算范围内，市场价格对比分析（需提供至少2家供应商报价单，若为单一来源采购需说明理由）；

交付与售后：交付周期、运输方式、质保期限、售后责任条款。

审查分工：

采购专员负责核对规格参数与价格信息；

需求部门（技术岗/质量岗）负责确认技术参数与质量标准的匹配性；

成本控制部（如涉及）负责审核价格的合理性。

审查结论：

审查通过：在《商品信息审查表》中标注“合格”，确认最终采购方案；

审查不通过：反馈需求部门与采购部，要求供应商整改或重新选品，直至审查通过。

（五）采购订单编制与整合

订单编制：采购专员根据双重审查通过的供应商信息与商品信息，使用《采购订单模板》编制正式订单，内容包括：订单编号、供应商信息、商品明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交付时间、交付地点、付款方式、质量要求、违约责任等。

信息核对：采购部负责人复核订单信息与审查表、申请表的一致性，保证无遗漏或错误。

（六）多级审批与订单下达

审批流程：

采购部负责人审核订单流程合规性；

财务部审核预算金额、付款条款的合理性；

需求部门负责人确认采购需求满足度；

分管副总/总经理（根据金额权限）审批最终订单。

订单下达：审批通过后，采购部将盖章版订单扫描存档，并通过邮件/采购系统发送至供应商，要求供应商在2个工作日内确认回执。

（七）订单执行与过程跟踪

供应商履约跟踪：采购专员跟踪供应商备货、发货进度，保证按期交付；如遇延迟，需书面告知需求部门并协调解决方案。

到货验收：需求部门与质量管理部共同到货验收，核对商品数量、规格、外观及质量检测报告，填写《到货验收单》，验收合格后入库；不合格品需及时联系供应商退换货，并记录在《不合格品处理记录表》中。

（八）归档与评价

资料归档：采购部将《采购订单申请表》《供应商资质审查表》《商品信息审查表》、订单审批件、验收单、供应商回执等资料整理归档，保存期限不少于3年。

供应商评价：订单执行完成后，采购部组织需求部门、质量管理部对供应商的履约情况（质量、交付、服务、价格）进行评分，录入《供应商评价表》，作为后续供应商分级管理的依据。

三、核心工具表格设计

（一）采购订单申请表