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采购申请审批及执行流程模板

一、适用范围与业务背景

二、全流程操作步骤详解

（一）采购申请发起

申请人发起申请：

采购需求部门（以下简称“需求部门”）根据业务计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预估单价、总价、交付时间等关键信息。

填写《采购申请表》（见模板一），附上相关支撑材料（如技术规格书、市场调研报告、预算说明等），经需求部门负责人审核确认后，提交至采购部门。

特殊情况说明：

若为紧急采购（如生产突发故障需立即更换的备件），需在申请表中注明“紧急采购”及原因，同步抄送采购部门负责人及分管领导，启动紧急审批流程。

（二）采购审核

需求部门负责人审核：

重点审核采购需求的必要性、数量合理性、规格参数是否符合部门业务规划，以及是否在部门预算范围内。审核通过后，在《采购申请表》中签署意见并提交至采购部门。

采购部门审核：

审核采购申请的合规性（是否符合公司采购政策、是否属于集中采购目录）、技术参数的完整性、预估价格的合理性（可通过市场询价、历史数据对比等方式验证）。

若涉及供应商选择，需初步判断是否需要公开招标、竞争性谈判或单一来源采购，并提出建议。审核通过后，提交至财务部门。

财务部门审核：

重点审核采购预算是否充足（是否超年度/季度预算）、资金来源是否合规（是否涉及专项资金）、成本控制是否符合公司财务制度。

对于超预算采购，需需求部门提交《预算调整申请表》，按预算审批流程追加预算后，方可继续审核。审核通过后，提交至管理层审批。

（三）管理层审批

根据采购金额及物品类型，分级审批

低价值采购（预估金额≤5万元）：由采购部门负责人审批。

中等价值采购（5万元＜预估金额≤20万元）：由分管副总审批。

高价值采购（预估金额＞20万元）或重大采购项目：由总经理办公会集体审批。

审批人需重点关注采购的战略匹配度、成本效益、风险控制等，签署审批意见后，流程返回采购部门进入执行环节。

（四）采购执行

供应商选择：

采购部门根据审批通过的采购申请，按照“公开、公平、公正”原则选择供应商：

公开招标：适用于金额较大（＞20万元）或标准化程度高的采购项目，通过公司官网或第三方招标平台发布招标公告，组织开标、评标。

竞争性谈判：适用于技术复杂或需求不明确的项目，邀请3家及以上供应商谈判，综合价格、技术、服务等因素确定供应商。

单一来源采购：仅适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）或发生不可预见的紧急情况，需经总经理审批。

合同签订：

采购部门与选定的供应商草拟《采购合同》，明确采购物品/服务的规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，经法务部门（如设）审核后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正式生效。

（五）交付与验收

供应商交付：

供应商按合同约定时间、地点交付物品/服务，提交《送货单》或《服务完成确认单》，注明物品名称、数量、批次等信息，需求部门签收。

验收实施：

数量验收：需求部门对照合同清单，核对交付物品的数量是否一致，有无短缺或多送。

质量验收：技术部门（或需求部门专业人员）根据技术规格书、质量标准进行检测，出具《质量验收报告》；服务类项目需由需求部门确认服务内容是否符合合同约定，签署《服务验收确认单》。

验收结果处理：

合格：需求部门在《采购验收单》（见模板三）中签署“验收合格”，提交至采购部门。

不合格：及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理（如退换货、维修、扣减货款等），不合格物品不得入库或投入使用。

（六）付款结算

付款申请：

采购部门根据验收合格的《采购验收单》、采购合同、发票（由供应商提供，需与合同信息一致），填写《付款申请表》（见模板四），提交至财务部门。

财务审核与付款：

财务部门审核付款资料的完整性（申请表、验收单、合同、发票是否齐全）、合规性（发票真伪、付款金额是否与合同一致、审批流程是否完整），确认无误后，按公司财务制度安排付款（如银行转账、电汇等）。

资料归档：

采购部门负责将采购申请、审批表、合同、验收单、付款凭证等资料整理归档，保存期限不少于5年，以备审计或查询。

三、相关模板表格

模板一：采购申请表

申请部门

申请日期

申请人

联系方式

采购类型

□物料□服务□固定资产

预估金额（元）

采购物品/服务详情

名称：规格型号/服务内容：数量：质量标准：

采购理由

（需说明业务需求背景、必要性等）

预算科目

预算编号

附件清单

（如技术规格书、市场调研报告等）

需求部门负责人意见

签字：日期：

采购部门审核意见

签字：日期：

财务部门审核意见

签字：日期：

管理层审批意见

（根据金额分级填写）签字：日期：

模板二：采购合同（简化版）

合同编号：_________

甲方（采购方）：_________公司

乙方（供应商）：_________公司