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新入职员工公文写作培训

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目录

01

公文写作概述

02

公文写作的基本格式

03

常用公文类型及写作技巧

04

公文写作常见问题与解决方案

05

公文写作的实践与提升

06

公文写作的规范与审核

01

公文写作概述

公文定义

公文是行政机关、企事业单位、社会团体等组织之间，以及它们内部进行行政管理、业务往来、信息交流等活动中所使用的正式文书。

公文特点

公文具有特定的格式、行文规则和特定的法律效力，是处理公务活动的重要工具，具有权威性、正式性、规范性等特点。

公文定义与特点

公文是组织内部及组织之间信息传递的重要渠道，能够确保信息的准确性、及时性和有效性。

公文写作是组织管理的重要工具，能够规范组织行为，提高管理效率，确保组织决策的科学性和正确性。

公文是组织形象的展示窗口，能够体现组织的文化水平、管理水平和人员素质。

公文是组织决策和行为的法律依据，能够保护组织的合法权益，防止和减少纠纷和损失。

公文写作的重要性

信息传递

规范管理

展示形象

法律依据

实事求是原则

公文写作应坚持实事求是，真实反映实际情况，不夸大、不缩小、不歪曲事实。

精简高效原则

公文写作应简洁明了，避免冗长啰嗦，注重效率和质量。

法规性原则

公文写作应遵循相关法律法规和规章制度，确保公文的合法性和规范性。

保密性原则

公文写作应严格保守机密，确保信息的安全和保密。

公文写作的基本原则

02

公文写作的基本格式

页面设置与排版

页边距

采用标准A4纸张，上下边距各为2.54厘米，左右边距各为3.17厘米。

行间距

一般采用固定值28磅或1.5倍行距，可根据实际情况微调。

字体与字号

正文采用仿宋三号字体，标题采用二号或三号黑体或宋体加粗。

页码设置

页码置于页脚，采用阿拉伯数字，起始页码为1。

标题格式与层级

标题

简洁明了，概括公文主旨，不使用标点符号，可分一行或多行居中排列。

层级划分

标题间距

公文标题下方依次为一级标题、二级标题等，层级标题格式需统一，可采用序号或缩进等方式进行区分。

层级标题之间需留适当的空行，以便区分不同的层级。

1

2

3

正文格式与段落规范

正文结构

公文正文需包括引言、主体、结尾三个部分，引言简要说明公文目的和背景，主体详细阐述具体内容和要求，结尾提出执行要求或希望。

段落划分

每个段落需表达一个独立的意思或主题，段落之间要有明显的逻辑关系和过渡。

文字表述

公文语言需准确、规范、简练，避免使用口语化、歧义或模糊不清的表述，注意用词得体，尊重上级和下级。

03

常用公文类型及写作技巧

标题

简洁明了，要点突出，尽可能使用动名词或名词短语。

正文

条理清晰，逻辑严密，使用准确、客观的语言陈述事实、分析原因、提出建议或措施。请示还需明确请求上级指示或批准的事项，报告则需总结工作成果、经验教训等。

开头

明确表述请示或报告的缘由、目的和依据，常用“关于”、“为了”等词汇。

结尾

请示以“妥否，请批示”或“请予批准”等语句结尾，报告则以“特此报告”或“请审阅”等语句结束。

请示与报告的写作

附件

如需附件，应在正文后列出，并注明附件的名称和数量。

称谓

明确接收单位或个人的名称，注意礼貌和准确。

结尾

表示希望、要求或祝愿，如“请予以协助”、“特此函达”等。

正文

简明扼要地阐述通知或函的内容、要求、时间等要素，使用礼貌、得体的语言。

标题

正式、准确，体现通知或函的主旨和紧急程度。

通知与函的写作

标题

规范、简洁，一般使用“会议纪要”或“会议记录”等词汇。

开头

简要介绍会议的时间、地点、参加人员等基本情况，概述会议的主要议题和目的。

正文

详细记录会议讨论的内容、提出的意见、达成的共识和决定的事项，使用准确、简洁的语言，避免个人主观臆断和情绪化表达。

结尾

总结会议成果，明确后续工作安排和责任分工，确保会议决定的事项得到有效落实。

签名

会议纪要应由会议主持人或记录人签名，以示负责和确认。

会议纪要的写作

01

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05

04

公文写作常见问题与解决方案

常见格式错误及纠正

标题不规范

标题没有准确描述内容，或者使用了不恰当的字体、大小、加粗等格式。

段落缩进不一致

正文段落没有统一的缩进标准，或者使用了过多的空行、段间距。

标点符号使用不当

标点符号使用错误或不规范，如逗号、句号、分号等的使用不符合规范。

文件格式不符合要求

公文格式没有按照单位或部门的要求进行排版，如页边距、行距、字体等。

语言表达问题及改进

用词不准确

使用了模糊、不准确的词汇或术语，导致读者理解困难。

语句冗长、复杂

句子结构复杂，难以理解，应该使用简洁明了的表述方式。

语气不恰当

公文语气过于口语化或过于生硬，不符合公文的正式文体要求。

表述不清

公文中的表述含糊不清，没有明确表达意图或要求。